机关单位采购流程操作手册

机关单位采购流程操作手册一、引言为规范机关单位采购行为，提升采购效率与资金使用效益，确保采购活动合法合规、透明有序，结合机关单位工作实际，制定本操作手册。本手册适用于机关单位使用财政性资金或自筹资金开展的货物、工程、服务类采购活动，为采购全流程提供清晰指引与实用参考。二、采购前期准备（一）需求调研与论证采购需求是采购活动的核心起点。业务部门需结合工作实际，梳理采购标的的功能、技术、数量等需求，避免超标准、超范围采购。对于专业性较强的项目（如信息化系统、大型设备等），应组织内部业务骨干、技术专家或外聘第三方机构开展需求论证，重点审核需求的必要性、合理性及与现有资产的兼容性，形成《采购需求论证报告》并留存归档。（二）预算编制与审批采购预算需与单位年度预算、项目实施计划紧密衔接。财务部门应结合市场调研（如咨询潜在供应商、参考同类项目价格），合理编制采购预算，明确资金来源（财政拨款、自筹资金等）。预算编制完成后，按单位内部流程（部门初审→财务复核→党组会审议）通过后，报同级财政部门或主管部门备案，确保预算合法合规、可执行。三、采购方式选择与审批（一）采购方式类型及适用情形机关单位采购方式分为公开招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等，需根据项目性质、金额、时间要求等选择：公开招标：货物、服务类项目预算金额达到法定限额（如省级规定货物类50万元以上），且技术标准统一、供应商充足的，应采用公开招标。招标公告需在省级以上政府采购平台发布，公告期不少于20日。竞争性谈判：招标后无供应商响应、技术复杂或性质特殊无法招标、紧急项目需缩短采购周期的，可采用竞争性谈判。需邀请3家以上供应商参与谈判，明确谈判程序与成交标准。单一来源采购：仅适用于三种法定情形：①只能从唯一供应商处采购（如专利产品、独家授权服务）；②发生不可预见的紧急情况（如抢险救灾）；③原采购项目需续购，且添购金额不超过原合同10%。采用单一来源需在指定平台公示不少于5个工作日，说明理由并征求潜在供应商意见。询价：货物类项目规格标准统一、货源充足、价格波动小的（如办公耗材、通用设备），可采用询价。需向3家以上供应商发出询价通知书，对比报价确定成交供应商。（二）采购方式审批流程公开招标：预算通过后自动适用，无需额外审批，但需在采购文件中明确招标要求。非招标方式（竞争性谈判、单一来源、询价）：需填写《采购方式变更申请表》，说明变更理由、项目基本情况，附需求论证报告、市场调研材料等，报单位主管领导或财政部门审批。单一来源采购还需提交供应商唯一性说明、公示情况等材料。四、采购实施阶段（一）采购文件编制采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）是采购活动的核心依据，需包含以下内容：项目概况：采购标的名称、数量、技术参数、交付要求等；商务条款：付款方式、履约期限、验收标准、违约责任等；评审标准：明确价格、技术、服务等评分权重（如公开招标中价格分占比一般不低于30%），避免设置倾向性、排他性条款（如指定品牌、限定地域供应商）。文件编制完成后，需经单位法务、财务部门审核，确保合法合规、表述清晰。（二）采购信息发布公开招标、竞争性谈判、询价等方式的采购公告，需在“中国政府采购网”或省级政府采购平台发布，内容包括项目名称、预算、供应商资格、获取文件方式、响应截止时间等。单一来源采购需发布公示，说明项目概况、唯一供应商理由、公示期限（5个工作日）及异议反馈渠道。（三）供应商响应与资格审查供应商可通过采购公告指定的方式（如邮件、平台报名）获取采购文件，按要求提交响应文件（含资格证明、技术方案、报价等）。资格审查分为资格预审（报名时审查）或资格后审（评审时审查），审查内容包括营业执照、资质证书、信用记录（如“信用中国”无失信记录）、纳税/社保缴纳证明等，不符合要求的供应商将被淘汰。（四）评审组织与实施评审小组由采购人代表（不超过1/3）和技术、经济专家组成（专家从政府采购专家库随机抽取），人数为单数。评审流程：①开标（公开招标）或谈判/询价会议；②审查响应文件的合法性、完整性；③按评审标准打分或对比报价；④形成《评审报告》，推荐成交候选人（公开招标推荐1-3名，竞争性谈判、询价推荐1名）。评审结果需在采购平台公示（如公开招标公示1个工作日），接受社会监督。五、合同签订与履约管理（一）合同起草与审核成交供应商确定后，需在30日内签订采购合同。合同应参照政府采购合同范本，明确标的、数量、质量、价款、履行期限、验收标准、违约责任等条款，不得与采购文件、响应文件实质性内容冲突。合同起草后，需经单位法务、财务部门审核，重点检查付款条件、履约风险（如质保期、违约责任）等。（二）合同签订与备案合同由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。货物、服务类合同需在签订后7个工作日内，工程类合同需在15个工作日内，报同级财政部门备案（通过政府采购平台提交合同扫描件）。（三）履约跟踪与协调采购人应指定专人跟踪履约进度，建立《履约台账》，记录到货时间、服务进度、质量反馈等。如遇履约变更（如工期调整、技术方案优化），需签订补充协议，明确变更内容、责任划分及价款调整，补充协议需报财政部门备案。若供应商违约（如延迟交货、质量不达标），应按合同约定追究责任（如扣减货款、要求返工、解除合同并索赔）。六、验收与资金结算（一）验收组织与标准验收小组由用户部门、技术部门、财务部门人员组成（必要时邀请专家或第三方机构），人数为单数。验收依据为合同、技术规范、采购文件等，需现场核查货物数量、质量（如设备参数、运行测试），服务类项目需验证服务成果（如培训效果、系统上线运行情况）。验收通过后，出具《验收报告》（需小组成员签字确认）；不合格的，应要求供应商限期整改，重新验收。验收过程需留存影像资料（如设备照片、测试记录）。（二）资金结算流程结算依据：验收报告、发票、合同、补充协议（如有）等。财务部门审核票据合法性、手续完整性后，按合同约定付款（如预付款不超过30%，进度款按履约节点支付，尾款预留5%-10%质保金，质保期满无问题后支付）。涉及财政资金的，需通过国库集中支付系统办理，确保资金流向合规。七、采购监督与档案管理（一）内部监督机制单位纪检、内审部门应全程监督采购活动，重点检查需求论证、预算执行、采购方式选择、评审过程、合同履约等环节，发现违规行为（如围标串标、擅自变更合同）应责令整改，依规追究责任人责任。定期开展采购审计，分析资金使用效益，提出优化建议（如同类项目集中采购、供应商库动态管理）。（二）外部监督与投诉处理供应商认为采购活动违法违规的，可在知道或应当知道之日起7个工作日内，向财政部门提起投诉，需提交投诉书、相关证据（如采购文件、响应文件、沟通记录）。财政部门应在30个工作日内作出处理决定，维护公平竞争的市场秩序。（三）档案归集与保管采购档案包括需求论证报告、预算文件、采购文件、响应文件、评审报告、合同、验收报告、付款凭证等，需按项目立卷归档，保管期限不少于15年（工程类项目不少于30年）。档案应专人保管，电子档案需备份，确保可追溯、可查验。八、注意事项1.采购活动需严格执行《政府采购法》《招标投标法》等法律法规，杜绝“化整为零”规避招标（如拆分项目使金额低于限额标准）。2.供应商资格审查应坚持“公平、公正、公开”，不得设置与项目无关的资格条件（如限定特定地域、特定品