采购管理流程与审批规范

采购管理流程与审批规范通用工具模板一、适用范围与应用背景本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、电商、零售业等）的采购管理场景，旨在规范采购全流程操作、明确审批权限、降低采购风险，同时提升采购效率与成本控制能力。特别适用于需要建立标准化采购体系的企业，或存在采购流程混乱、审批不透明、供应商管理薄弱等问题的组织。通过模板应用，可实现采购需求从提出到付款的全流程闭环管理，保证采购活动合规、高效、透明。二、采购流程全步骤详解（一）需求提出与申请需求发起：采购需求部门（如生产部、行政部、销售部等）根据业务需求，填写《采购申请表》，明确以下信息：物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价需求用途、紧急程度（分“紧急”“常规”“计划”三级）期望交付日期、供应商偏好（如有）部门初审：需求部门负责人审核申请的合理性（如是否符合部门预算、需求必要性），签字确认后提交至采购部。采购部复核：采购部专员核对申请信息的完整性（如规格是否明确、预算是否超标），对明显不合理需求（如重复采购、超预算无说明）退回需求部门补充说明。（二）供应商选择与评估供应商寻源：公开采购：通过招标平台、行业展会、公开询价等方式收集至少3家合格供应商报价；邀请采购：对独家或技术复杂项目，邀请3家以上潜在供应商参与；紧急采购：经总经理审批后，可从合格供应商库中快速选择1家应急，事后补评估流程。供应商资质审核：采购部核查供应商资质，包括：营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）；质量体系认证（如ISO9001）、环境/职业健康安全认证（如适用）；近3年类似项目合作业绩、客户评价（可要求提供合作证明）。供应商评估与选定：采购部组织技术部、财务部、使用部门成立评估小组，从价格（权重30%）、质量（权重40%）、交期（权重20%）、服务（权重10%）四维度打分，形成《供应商评估表》；评分≥80分为“合格”，60-79分为“待改进”，＜60分淘汰；选定综合得分最高的供应商，报采购经理审批。（三）合同签订与审批合同起草：采购部根据选定供应商信息及谈判结果，起草《采购合同》，明确以下核心条款：合同双方信息（名称、地址、联系人、电话）；采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）；质量标准（可附技术协议或国家标准）；交付时间、地点、方式；付款方式（如“验收合格后30天付全款”“分期付款节点”）；违约责任（如逾期交付按日万分之五违约金、质量不达标无条件退换）；争议解决方式（如协商不成，提交采购方所在地法院诉讼）。合同审批：采购部经理审核合同条款的合规性、价格合理性；法务部审核法律风险（如条款歧义、违约责任是否明确）；总经理（或分管副总）审批最终合同，重大合同（金额≥50万元）需提交董事会审批。合同签订与存档：审批通过后，双方加盖公章（或合同章），采购部将原件扫描存档，复印件分发至财务部、使用部门。（四）订单下达与执行跟踪订单下达：采购部根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物品明细、交付时间、收货地址、联系人等信息，要求供应商签字确认回传。执行跟踪：采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，对可能延迟交付的风险（如供应商产能不足、原材料短缺），提前3天通知需求部门协调，必要时启动备选供应商方案。（五）验收入库与付款到货验收：使用部门、采购部、质检部（或指定验收人）共同到货验收，核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；质检部按质量标准检测（如抽检比例≥10%，关键物品全检），出具《质检报告》；验收合格：三方签字确认，办理入库手续（仓库填写《入库单》）；验收不合格：当场拍照留证，供应商需在2个工作日内退换货，逾期未处理则暂停合作并扣罚违约金。付款申请：仓库凭《入库单》《质检报告》填写《付款申请单》，附合同复印件、发票（需与合同信息一致）；财务部审核单据的完整性（发票真伪、金额是否匹配）、合规性（是否已验收、审批流程是否完整）；按审批权限逐级审批（如：部门经理→财务经理→总经理），审批通过后安排付款。（六）归档与复盘资料归档：采购部将采购申请表、评估表、合同、订单、入库单、质检报告、付款凭证等资料按“单笔采购项目”分类整理，保存期限≥3年（电子档备份）。流程复盘：每季度采购部组织需求部门、财务部召开复盘会，分析采购周期、成本控制、供应商履约率等指标，优化流程（如缩短审批环节、更新合格供应商库）。三、核心工具模板清单（一）采购申请表字段名称填写说明申请单号由采购部按“年份+月份+流水号”编制（如202405-001）申请部门需求部门全称（如“生产一部”）申请人需求部门对接人（如“”）联系方式申请人手机号/分机号需求日期期望采购物品/服务交付的日期物品/服务名称详细名称（如“A4复印纸”“年度保洁服务”）规格型号/技术参数明确规格（如“70g，白色，500张/包”）或技术要求（如“保洁面积1000㎡，每周3次”）数量采购数量（单位：件/套/千克等）预估单价（元）不含税单价预估总价（元）单价×数量（不含税）需求用途说明使用场景（如“生产部生产备料”“行政部日常办公”）紧急程度□紧急（24小时内响应）□常规（3个工作日完成）□计划（5个工作日以上）部门负责人意见签字+日期（确认需求必要性及预算）采购部意见专员签字+复核意见审批结果□通过□退回（说明原因）（二）供应商评估表评估项目评估内容评分标准（0-100分）基础信息供应商名称、联系人、电话、地址、注册资金、经营年限信息完整且真实：20分；缺失1项：5分/项；虚假信息：0分资质文件营业执照、行业许可证、质量体系认证等齐全且在有效期内：20分；缺失1项：5分/项；过期：0分历史业绩近3年类似项目案例（附合同复印件）、客户评价（≥2家）案例≥3家且评价良好：20分；案例1-2家：10分；无案例：0分价格水平报价与市场均价对比（需提供3家以上报价单）最低价：30分；次低价：20分；均价：10分；高于均价：0分质量保障质检流程、不合格品处理方案、质量承诺流程完善且承诺明确：15分；基本流程：10分；无流程：0分交期保障平均交付周期、延迟交付应对措施按时交付率≥95%：15分；80%-95%：10分；＜80%：0分服务能力售后响应时间（≤24小时）、问题解决效率响应及时且解决率高：10分；响应延迟：5分；无售后：0分总分-（各项目得分之和）评估结论□推荐合作（≥80分）□待改进（60-79分，需整改后复评）□淘汰（＜60分）评估人：__________日期：__________（三）采购合同模板（简化版）采购合同合同编号：____________________签订日期：______年_月_日采购方：____________________（公司全称）地址：________________________联系人：______________________电话：________________________供应商：____________________（公司全称）地址：________________________联系人：______________________电话：________________________第一条采购物品/服务明细序号物品/服务名称规格型号数量单价（元）总价（元）质量标准交付时间12合计（大写）：____________________元（小写：¥__________）第二条交付与验收交付地点：________________________（采购方指定地点）交付方式：供应商承担运输及费用，物品毁损灭失风险交付前由供应商承担。验收标准：按本合同第一条“质量标准”及双方确认的技术协议执行，验收不合格供应商需在3个工作日内退换货。第三条付款方式付款条件：验收合格后，供应商开具______%增值税专用发票，采购方收到发票后______个工作日内支付全款。付款账户：开户名：____________________开户行：____________________账号：____________________第四条违约责任供应商逾期交付：每延迟1日，按合同总额的0.05%支付违约金，延迟超过7日，采购方有权解除合同。物品质量不合格：采购方有权拒收，供应商需退还全部货款并赔偿损失。采购方逾期付款：每延迟1日，按应付款金额的0.05%支付违约金。第五条争议解决本合同履行中发生争议，双方应协商解决；协商不成，提交采购方所在地人民法院诉讼解决。第六条其他本合同一式肆份，双方各执贰份，自双方签字盖章之日起生效。采购方（盖章）：____________________法定代表人/授权代表（签字）：__________日期：______年_月_日供应商（盖章）：____________________法定代表人/授权代表（签字）：__________日期：______年_月_日四、执行要点与风险规避（一）预算控制与审批权限严格执行“预算先行”原则，超预算采购需提交《超预算申请说明》，详细说明超预算原因（如市场价格波动、需求增加），经总经理审批后方可执行；按采购金额分级审批（示例）：金额＜1万元：需求部门负责人→采购部经理；1万元-5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务经理；5万元-20万元：需求部门负责人→采购部经理→财务经理→分管副总；≥20万元：需求部门负责人→采购部经理→财务经理→分管副总→总经理。（二）供应商管理风险规避建立“合格供应商库”，每年对供应商进行复评，淘汰评分＜60分或连续2次延迟交付的供应商；禁止与存在关联关系的供应商（如亲属持股、同一实际控制人）进行非公平交易，需提前披露并经审计部门审核；对独家采购项目，每季度开展市场价格调研，保证价格公允。（三）合同与付款风险规避合同条款需避免模糊表述（如“高质量”“尽快交付”），明确可量化标准（如“产品合格率≥99%”“交付时间不晚于2024年6月30日”）；付款前必须核对《入库单》《质检报告》《发票》三者信息一致（如物品名称、数量、金额），禁止“无货付款”“先款后货”（特殊情况需总经理审批并签订担保协议）；合同原件由采购部专人保管，借阅需登记（借阅人、借阅时间、归还