行政办公用品采购与使用规范手册

行政办公用品采购与使用规范手册一、总则1.1制定目的为规范公司行政办公用品的采购、领用、使用及库存管理流程，控制运营成本，保障办公需求，提高资源使用效率，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于公司各部门、全体员工的办公用品采购申请、审批、验收、领用、使用及库存管理全流程，涵盖办公用文具、纸张、耗材、设备（如打印机、扫描仪）及其他辅助办公物品。1.3基本原则需求导向：按需申领，杜绝盲目采购；节约高效：倡导节约使用，减少资源浪费；规范透明：采购流程公开透明，审批权责清晰；责任到人：明确各部门及人员管理职责，落实责任追究。二、办公用品采购管理流程2.1采购需求提报与审批2.1.1需求发起常规需求：各部门每月25日前，根据下月工作计划填写《办公用品采购申请表》（详见附录1），经部门负责人审核后提交至行政部。临时需求：突发或紧急办公用品需求，由部门负责人填写《临时采购申请表》，注明紧急原因，直接提交行政部负责人审批。2.1.2需求审核行政部收到采购申请后，1个工作日内完成审核，重点核查：（1）需求合理性（是否为办公必需、是否存在重复申领）；（2）规格型号准确性（避免因规格不符导致闲置）；（3）预算符合性（是否在部门年度预算范围内）。审核通过后，按金额分级审批：500元以下：行政部负责人*审批；500-2000元：行政部负责人审核后，报财务部负责人审批；2000元以上：需经总经理*最终审批。2.2供应商选择与比价2.2.1供应商管理行政部建立《合格供应商名录》（详见附录2），每季度更新一次，名录内供应商需满足：资质齐全、价格合理、质量可靠、配送及时。新供应商准入需提供营业执照、产品授权书、报价单等材料，经行政部、财务部联合评审后纳入名录。2.2.2采购方式小额采购（500元以下）：从《合格供应商名录》中选择至少2家供应商比价，优先选择价格优惠、服务优质供应商，填写《供应商比价表》（详见附录3）备查。大额采购（500元以上）：采用公开招标或竞争性谈判方式，邀请3家及以上供应商参与，综合评估价格、质量、售后等因素确定中标供应商。2.3采购订单与合同签订行政部根据审批通过的采购申请及比价结果，下达《办公用品采购订单》（详见附录4），明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式等条款。单次采购金额2000元以上需签订正式采购合同，合同需经行政部负责人、财务部负责人及总经理*签字盖章后生效，原件由行政部归档保存。2.4物品验收与入库到货验收：物品送达后，需求部门、行政部共同验收，核对：（1）供应商名称、送货单号是否与订单一致；（2）物品名称、规格型号、数量是否与订单相符；（3）外包装是否完好，物品是否有破损、质量问题。验收处理：（1）验收合格：填写《办公用品验收入库单》（详见附录5），需求部门、行政部验收人签字确认后，物品办理入库手续；（2）验收不合格：当场拒收，通知供应商24小时内更换或退货，同时填写《采购异常反馈表》报行政部备案，保证不影响办公需求。三、办公用品使用管理规范3.1领用流程与权限3.1.1常规领用员工根据工作需要，填写《办公用品领用登记表》（详见附录6），注明领用物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人审批后，至行政部领取。部门每月办公用品领用总量不得超过采购申请核定数量，超量领用需提交《超量领用说明》，经行政部负责人*审批后方可办理。3.1.2特殊物品领用高值设备（电脑、打印机等）：需由部门填写《高值设备领用申请表》，经总经理*审批后，签订《设备使用责任书》（详见附录7），明保证管责任、使用年限及归还要求。耗材（墨盒、硒鼓等）：实行“以旧换新”制度，领用旧耗材需完好归还，行政部登记后发放新耗材。3.2使用规范要求按需使用：办公用品仅限办公用途，严禁私用（如将U盘、笔记本带回家属使用），禁止将物品转借、赠予他人。节约使用：（1）纸张提倡双面打印，非正式文件可使用单面废纸背面；（2）笔、文件夹等可重复使用物品，鼓励循环利用；（3）打印机、复印机等设备使用后及时关闭电源，减少能耗。设备维护：使用高值设备前需阅读操作手册，按规范操作；设备出现故障时，立即停止使用，报行政部联系维修，严禁私自拆卸。3.3废弃与回收管理办公用品失去使用价值（如笔芯用完、本子写完）后，统一丢弃至指定垃圾桶，禁止随意丢弃。可回收物品（如废纸、塑料包装）需分类投放至“可回收物”垃圾桶，行政部定期联系环保机构回收处理。四、库存管理操作流程4.1库存台账建立与更新行政部建立《办公用品库存台账》（详见附录8），动态记录物品入库、领用、结存数据，台账包含以下信息：物品编码、名称、规格、单位、入库数量、领用数量、结存数量、存放位置、保管人。台账需每日更新，保证账实相符，每月末与财务部核对库存数据，差异部分需在3个工作日内核查调整。4.2定期盘点与核对月度小盘点：每月最后一个工作日，由行政部*牵头，对常用办公用品（如A4纸、笔、笔记本）进行盘点，编制《月度盘点表》（详见附录9），核对数量差异。季度全面盘点：每季度末最后一个周五，由行政部、财务部、使用部门共同参与，对所有库存物品进行全面盘点，形成《季度盘点报告》，报总经理*审阅。差异处理：盘点中发觉盘亏（数量短缺），需查明原因，如属保管不当导致，由保管人承担相应损失；如属供应商配送问题，行政部负责向供应商追责。4.3报废与报损处理物品因老化、损坏无法使用时，由保管人填写《物品报废申请表》（详见附录10），注明报废原因、数量、购买日期、残值评估，经部门负责人审核后，提交行政部复核。报废审批流程：低值物品（500元以下）：行政部负责人*审批；高值物品（500元以上）：需经财务部负责人、总经理审批。审批通过后，由行政部统一回收处理，禁止部门私自处置报废物品；有残值的物品（如旧电脑、打印机），需公开变卖，变卖收入计入公司其他业务收入。五、责任与监督机制5.1部门职责分工行政部：负责采购计划制定、供应商管理、物品入库发放、库存台账维护、流程监督；财务部：负责采购预算审核、报销审批、成本核算、库存数据核对；使用部门：负责需求提报、规范领用、物品保管、配合盘点；全体员工：按本手册规范使用办公用品，落实节约要求，杜绝浪费行为。5.2监督与违规处理行政部每季度开展一次办公用品使用情况检查，重点核查：（1）是否存在超量领用、重复申领；（2）是否存在私用、转借物品行为；（3）库存台账是否准确、账实是否相符。对违规行为，按以下方式处理：（1）首次违规：口头警告，责令整改；（2）再次违规：书面通报批评，扣减部门当月绩效考核分（5分/次）；（3）造成重大损失（如高值设备损坏、私用物品导致公司财产流失）：除全额赔偿损失外，视情节给予纪律处分，直至解除劳动合同。六、附则6.1解释权归属本手册由行政部负责解释，如有修订需经总经理*审批后发布。6.2生效日期本手册自2023年月日起生效，原有相关规定同时废止。6.3修订流程本手册根据公司业务发展及实际需求可适时修订，修订流程行政部提出修订建议→征求各部门意见→报总经理*