房地产中介公司合同管理规范制度

房地产中介公司合同管理规范制度

房地产中介公司合同管理规范制度第一章总则第一条目的为加强本房地产中介公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及各分支机构在房地产中介业务活动中签订的各类合同，包括但不限于房屋买卖居间合同、房屋租赁居间合同、委托代理合同等。第三条管理原则合同管理遵循依法合规、全面履行、预防为主、动态监控的原则，确保合同的签订、履行和管理符合法律法规及公司规定。第二章合同管理职责分工第四条公司管理层职责1.负责审批重大合同及合同管理制度、流程；2.协调解决合同管理中的重大问题；3.对合同管理工作进行监督和指导。第五条业务部门职责1.负责合同的洽谈、起草和发起签订流程；2.对合同相对方的主体资格、资信状况等进行调查核实；3.负责合同的履行，及时反馈履行过程中的问题；4.参与合同纠纷的处理。第六条法务部门职责1.负责制定和完善合同管理制度、流程及合同示范文本；2.对合同进行法律审查，提出法律意见和风险防范建议；3.协助业务部门处理合同纠纷，提供法律支持；4.对公司合同管理工作进行法律培训和指导。第七条财务部门职责1.负责审核合同中的财务条款，包括付款方式、结算周期等；2.监督合同款项的收付，及时与业务部门核对账目；3.协助法务部门和业务部门处理涉及财务问题的合同纠纷。第八条行政部门职责1.负责合同的编号、登记、归档和保管；2.建立合同台账，定期统计合同签订、履行等情况；3.按照规定为合同的签订、履行等提供必要的支持和服务。第三章合同签订管理第九条合同相对方审查1.业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行调查核实，收集相关证明材料。2.对于重大合同或涉及较大风险的合同，业务部门应会同法务部门共同对合同相对方进行尽职调查。第十条合同起草1.合同起草应优先使用公司制定的合同示范文本。如因业务需要使用非示范文本，业务部门应确保合同条款完整、明确、合法，避免出现歧义或法律风险。2.合同内容应包括当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。第十一条合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交法务部门进行法律审查。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性以及条款的逻辑性和可操作性，提出书面审查意见。2.涉及财务条款的合同，还应提交财务部门进行审核。财务部门应就付款方式、结算周期、税务处理等方面提出审核意见。3.对于重大合同或涉及多个部门的合同，应组织相关部门进行会审，综合各部门意见对合同进行修改完善。第十二条合同审批1.经审核后的合同，按照公司规定的审批流程提交公司管理层审批。审批内容包括合同的必要性、可行性、风险评估等。2.公司管理层应在规定时间内对合同进行审批，明确签署意见。对于存在问题的合同，应退回业务部门进行修改后重新提交审批。第十三条合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同相对方签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并确保盖章清晰、完整。2.合同签订人应具备相应的授权，签订合同前应向合同相对方出示授权委托书。授权委托书应明确授权范围、期限等内容。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交行政部门归档保管，并留存副本供本部门使用。第四章合同履行管理第十四条履行跟踪1.合同签订后，业务部门应指定专人负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况，确保合同双方按照约定履行各自的义务。2.履行跟踪过程中，如发现合同相对方存在违约行为或可能影响合同履行的重大事项，业务部门应及时采取措施，并向公司管理层和法务部门报告。第十五条款项收付1.财务部门应按照合同约定的付款方式和结算周期，及时办理合同款项的收付业务。2.业务部门应协助财务部门做好款项催收工作，对于逾期未付的款项，应及时向合同相对方发出催款通知，并采取必要的措施追收款项。第十六条变更与解除1.合同履行过程中，如因客观原因需要变更或解除合同，业务部门应及时与合同相对方协商，并形成书面协议。2.变更或解除合同的书面协议应按照合同签订的审批流程进行审批，并交行政部门归档保管。3.因变更或解除合同给公司造成损失的，业务部门应会同法务部门采取措施追究合同相对方的责任，维护公司合法权益。第五章合同纠纷处理第十七条纠纷报告1.合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时向公司管理层和法务部门报告，并提供相关资料，包括合同文本、往来函件、履行记录等。2.报告应包括纠纷的基本情况、争议焦点、可能的解决方案等内容。第十八条纠纷处理原则1.合同纠纷处理应遵循合法、公正、及时的原则，以维护公司合法权益为出发点，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷。2.对于协商、调解不成的纠纷，应根据合同约定的争议解决方式，及时通过仲裁或诉讼等法律途径解决。第十九条处理程序1.法务部门接到纠纷报告后，应会同业务部门对纠纷进行分析评估，制定处理方案。2.处理方案经公司管理层批准后，由法务部门组织实施。业务部门应积极配合法务部门开展工作，提供必要的支持和协助。3.在纠纷处理过程中，法务部门应及时向公司管理层汇报进展情况，根据需要调整处理方案。第二十条责任追究对于因故意或重大过失导致合同纠纷给公司造成损失的相关责任人，公司将按照内部规定追究其相应的责任。第六章合同档案管理第二十一条档案建立1.行政部门应建立合同档案管理制度，对合同的编号、登记、归档等工作进行规范管理。2.合同签订后，行政部门应及时对合同进行编号，并按照合同类别、签订时间等进行分类登记，建立合同台账。第二十二条档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。行政部门应配备专门的档案保管设备和场所，防止档案损坏、丢失或泄露。2.合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司规定执行。保管期限届满后，应按照规定进行销毁或移交。第二十三条档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写查阅或借阅申请表，经部门负责人批准后，到行政部门办理相关手续。2.查阅或借阅合同档案应在规定的时间内归还，不得擅自转借、复制或涂改档案内容。第七章监督与检查第二十四条定期检查1.公司应定期对合同管理工作进行检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.检查工作由法务部门会同行政部门、财务部门等组成检查组进行，检查结果应形成书面报告向公司管理层汇报。第二十五条问题整改1.对于检查中发现的问题，检查组应提出整改意见，明确整改责任人和整改期限