2026年蔬菜种植公司销售合同签订与履约管理制度

2026年蔬菜种植公司销售合同签订与履约管理制度第一章总则第一条制度目的为规范[企业名称]（以下简称“公司”）蔬菜销售合同的签订、履行等管理行为，防范合同风险，保障公司合法权益，提高交易效率，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司蔬菜种植、销售业务实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门及员工在蔬菜销售活动中涉及的合同立项、谈判、起草、审查、签订、履行、变更、终止、纠纷处理及档案管理等全部环节。涵盖大宗批发、商超供货、电商平台销售等各类蔬菜销售合同，无论交易金额大小均需遵循本制度。第三条管理原则合同管理遵循合法合规、诚实信用、权责对等、审查监督、风险可控的原则。所有合同行为必须符合国家食品安全标准、农产品质量标准及行业规范，确保合同条款公平公正，权利义务清晰明确。第二章合同管理机构与职责第四条管理组织体系公司设立合同管理领导小组，由法定代表人牵头，成员包括法务部门、销售部门、质量检测部门、财务部门及仓储物流部门负责人。法务部门为合同管理日常工作承办部门，各业务部门设兼职合同管理员协助开展工作。第五条部门职责合同管理领导小组：负责制定合同管理政策，审批重大合同（合同金额[X]万元及以上或涉及长期合作的合同），监督制度执行，协调解决合同管理中的重大问题。法务部门：负责合同文本起草与标准化制定；对合同进行法律审查与风险评估；指导合同签订与履行；处理合同纠纷与诉讼事务；负责合同档案归档管理。销售部门：提出合同意向，开展市场调研与商务谈判；提供真实的交易需求信息；负责合同履行过程中的对接、跟踪；及时反馈履行异常情况。质量检测部门：明确合同中蔬菜质量标准，提供质量检测报告模板；参与交货验收，出具质量验收意见；对质量争议进行技术鉴定。财务部门：审查合同付款方式、结算周期的合规性；办理货款结算与票据管理；跟踪款项支付与回收情况，反馈财务风险。仓储物流部门：配合销售部门落实交货时间、地点与方式；负责蔬菜出库、运输及交付环节的衔接；记录货物流转信息，保存交付凭证。第三章合同签订管理第六条签订前期准备销售部门根据业务需求确定合作意向后，需对合作方资质进行核查，包括但不限于营业执照、食品经营许可证、收货方仓储资质等，确保对方主体合法有效。对首次合作或大额交易的合作方，需额外核实其履约能力与商业信誉。谈判过程中，销售部门需明确蔬菜品种、规格、数量、价格、交货周期、质量要求等核心条款，记录谈判内容形成书面纪要。质量标准需明确符合国家食品安全标准、农产品质量标准，注明蔬菜新鲜度、无病虫害、农药残留限值等具体要求。价格条款可采用固定价格或浮动价格机制，浮动价格需明确调整依据（如市场指数、季节波动等）及触发条件，避免价格争议。第七条合同文本审查合同文本优先采用公司法务部门制定的标准化模板，确需另行起草的，由销售部门草拟后提交法务部门审查。法务部门审查内容包括：合作方主体合法性、条款完整性（含品种、规格、数量、价格、质量、交货、验收、付款、违约责任等）、权利义务对等性、语言表述准确性及法律风险点。审查需在[X]个工作日内完成，出具书面审查意见。涉及特殊条款（如长期供货、独家销售等）的合同，需经合同管理领导小组集体审议。质量检测部门对质量条款进行专项审核，财务部门对付款与结算条款进行合规性确认。第八条合同审批与签署审查通过的合同按权限审批：普通合同（金额低于[X]万元）由销售部门负责人、法务部门负责人审批；重大合同需逐级报分管领导、法定代表人审批。审批流程需在[X]个工作日内完成。审批通过后，由法定代表人或其授权的签约代表签署合同。授权代表需持有法定代表人出具的书面授权委托书，明确授权范围与期限。合同签署需使用公司公章或合同专用章，加盖印章前需核对合同内容与审批意见的一致性。合同一式至少两份，公司留存正本，副本交合作方，涉及多部门协作的额外留存相应份数。第四章合同履约管理第九条履行跟踪销售部门为合同履行的责任部门，需建立履约台账，记录蔬菜采摘、出库、运输、交付、验收、付款等关键节点信息，确保履约过程可追溯。仓储物流部门按合同约定组织蔬菜出库，运输过程需符合保鲜要求，包装标注品种、规格、产地、生产日期、保质期等信息，随货附带质量检测报告等证明文件。销售部门需在交货前[X]个工作日与合作方确认交货时间、地点，交货后及时收集对方签收凭证，提交财务部门与仓储物流部门备案。第十条验收管理交货时，仓储物流部门配合合作方按合同约定验收。验收内容包括蔬菜外观、规格、重量、新鲜度及质量证明文件等，质量检测部门可根据需求进行抽样检测。验收需在收货后[X]个工作日内完成，验收合格的，由双方签署验收确认单；发现质量问题或数量不符的，验收方需书面通知销售部门，销售部门在[X]个工作日内联系合作方核实，质量检测部门出具检测意见。确认存在质量问题的，按合同约定处理：可选择更换合格蔬菜、折价结算或解除合同，销售部门需跟踪处理结果，留存书面记录。第十一条款项结算财务部门依据验收确认单、发票等凭证办理付款或收款。付款需在验收合格后的[X]个工作日内按合同约定比例支付，剩余款项按结算周期结清；收款需及时跟踪到账情况，逾期未到账的通知销售部门催收。销售部门负责与合作方核对结算金额，确保与实际交付数量、约定价格一致。财务部门需对结算凭证的真实性、合法性进行审核，不符合要求的不予办理结算。第十二条合同变更与解除因市场变化、季节影响等特殊情况需变更合同的，销售部门需与合作方协商一致，形成书面变更协议，按原合同审批流程审查审批后签署。出现下列情形可解除合同：合作方逾期交货超过[X]天、提供的蔬菜质量多次不合格、逾期付款超过[X]天等。解除合同需出具书面通知，说明解除依据与理由，留存送达凭证。合同变更或解除的相关文件需与原合同一并归档管理。第十三条纠纷处理履行过程中发生争议，销售部门需优先与合作方协商解决，协商达成一致的签订补充协议；协商无果的，提交法务部门处理。法务部门根据争议情况选择仲裁或诉讼方式解决，需在[X]个工作日内制定处理方案，报合同管理领导小组审批。处理过程中，相关部门需提供合同文本、履约记录、验收凭证等证据材料。纠纷处理结果需及时反馈至合同管理领导小组，形成案例总结纳入风险防控体系。第五章合同档案管理第十四条归档要求法务部门为合同档案管理责任部门，需在合同签署或履行完毕后[X]个工作日内完成归档。归档材料包括合同正本、审批文件、谈判纪要、质量检测报告、验收凭证、付款票据、变更协议、纠纷处理材料等。档案采用纸质与电子档案双备份管理，电子档案需加密存储，定期备份。档案分类按合同类型、签订年份、合作方进行标注，便于检索。第十五条档案使用与保管各部门因工作需要借阅档案的，需填写借阅申请表，经法务部门负责人批准后办理借阅手续，借阅期限不超过[X]个工作日，不得转借或复制涉密内容。档案保管期限为合同终止后[X]年，期满后由法务部门提出销毁申请，报合同管理领导小组审批后统一销毁，销毁过程需记录备查。第六章责任追究第十六条追责情形未按规定核查合作方资质导致合同无效或产生损失的；合同条款存在重大疏漏或虚假信息，引发法律风险的；未经审批擅自签订合同或超越授权范围签约的；履约跟踪不到位，未及时发现异常导致损失的；档案管理不善造成合同文件丢失、泄露的；处理合同纠纷失职，扩大损失的。第十七条追责方式对违反本制度的部门或个人，视情节轻重采取通报批评、经济处罚、岗位调整