财务费用审批及报销规范模板

财务费用审批及报销规范模板一、规范适用场景二、费用申请与报销全流程指引（一）事前申请（如需）适用情形：单笔费用金额超过[具体金额，如2000元]或涉及大额支出（如差旅、会议），需在费用发生前提交《费用申请单》。操作步骤：申请人填写《费用申请单》，注明费用用途、明细预算、预计发生时间及业务必要性；部门负责人*对申请的合理性进行初审；按审批权限逐级上报（如分管领导、总经理），获得批准后方可执行。（二）费用发生与凭证收集费用发生时，应优先选择公司合作供应商或合规渠道，保证交易真实有效；收集合规凭证（如电子支付记录、供应商出具的收据/明细单等），凭证需注明费用发生日期、事项、金额及收款方信息，保证字迹清晰、信息完整；差旅费用需附行程单（如机票、车票）、住宿清单等；业务招待费用需注明接待对象、人数及目的。（三）填写报销单登录财务系统或使用《费用报销单》，按“费用类型”分类填写明细（如办公费、差旅费等）；逐项填写费用发生日期、具体事项、金额、支付方式（如公务卡）；附上所有合规凭证，并在报销单“附件”栏注明凭证总张数及关键信息（如“支付凭证20231001，金额150元”）。（四）提交审批申请人将填写完整的《费用报销单》及附件交至部门负责人*，确认费用归属部门及预算项目；部门负责人*审核费用合理性及预算符合性，签字确认后提交至财务部门；财务部门对凭证合规性、金额准确性进行初审，通过后按审批权限流转：金额≤[具体金额，如1000元]：部门负责人*审批；[具体金额，如1000元]＜金额≤[具体金额，如5000元]：部门负责人+分管领导审批；金额＞[具体金额，如5000元]：部门负责人+分管领导+总经理*审批。（五）财务复核与付款财务部门对审批通过的报销单进行最终复核，重点检查凭证真实性、金额计算准确性及审批流程完整性；复核通过后，按公司财务周期安排付款（如每月5日、20日集中支付），款项将发放至申请人公务卡或指定账户；若复核发觉问题（如凭证缺失、金额不符），财务部门在2个工作日内退回并注明原因，申请人补充材料后重新提交。（六）资料归档报销完成后，财务部门将《费用报销单》及附件按月、按部门分类归档，保存期限不少于[具体年限，如5年]；申请人可凭报销单号在财务系统查询付款进度及凭证状态。三、费用报销单模板费用报销单报销日期：______年______月______日单据编号：__________申请人信息姓名：__________部门：__________岗位：*__________联系方式：*__________费用归属预算项目：__________成本中心：__________申请事由：*__________费用明细日期费用类型______年_月_日办公费______年_月_日差旅费______年_月_日业务招待费合计金额（大写）：____________________元合计金额（小写）：¥__________审批栏部门负责人*：__________日期：______分管领导*：__________日期：______财务审核*：__________日期：______总经理*（如需）：__________日期：______备注1.附件清单：①支付凭证（）1张，20231001，金额150元；②交通发票2张，京A5，金额80元；③接待收据1张，餐厅，金额320元。2.其他说明：________________________四、执行要点与常见问题说明费用标准：差旅住宿标准：一线城市不超过[具体金额，如400元]/晚，二线城市不超过[具体金额，如300元]/晚；业务招待标准：人均不超过[具体金额，如200元]，需提前明确接待对象及目的。报销时限：费用发生应在30日内提交报销，逾期未报需提交书面说明，经部门负责人*及财务部门审批后处理；每月25日前当月报销单需提交至财务部门，逾期顺延至次月处理周期。凭证要求：合规凭证需包含收款方名称、交易日期、金额、业务内容四要素，不得涂改；电子凭证需打印并加盖对方公章（如供应商章），或提供官方平台截图（需显示完整交易信息）。禁止行为：不得虚报、多报费用，或将非业务支出纳入报销范围；不得拆分报销以规避审批权限，或重复提交相同费用凭证。特殊情况处理：紧急费用（如突发维修）无法事前申请的，需在费用发生后24小时内口头向部门负责人*报备，并在3个工作日内补办申请手续；凭证遗失需提交《情况