合同管理审批与执行流程模板

一、适用范围与应用场景二、合同管理审批与执行操作流程（一）合同起草与初步审核需求确认与资料收集业务部门根据合作需求，明确合同主体（对方单位/个人名称、资质信息）、合作内容、标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任等核心要素。收集对方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（若为代理人）等资质文件，保证对方主体合法有效。合同文本起草根据企业合同模板及合作需求，起草合同文本。内容需完整覆盖双方权利义务、验收标准、付款方式、争议解决方式等条款，避免模糊表述（如“大概”“左右”）。涉及技术、财务等专业内容的，需法务部门、财务部门会审，保证条款专业、合规。内部初步审核起草部门负责人审核合同内容与业务需求的一致性，保证无遗漏关键条款。提交法务部门进行合法性审查，重点审核合同主体资格、条款效力、违约责任、知识产权等法律风险点，法务部门需出具书面审核意见（如“同意”“修改后同意”“不同意”）。（二）合同审批流程确定审批层级根据合同金额、类型及重要性划分审批权限（示例）：金额≤5万元：部门负责人审批→分管领导审批；5万元＜金额≤20万元：部门负责人审批→分管领导审批→法务部门审核→总经理审批；金额＞20万元：部门负责人审批→分管领导审批→法务部门审核→总经理审批→董事事会审批。逐级提交审批起草部门将审核后的合同文本及《合同审批表》（含法务意见、相关部门会签意见）按审批层级依次提交，审批人需在1-3个工作日内完成审批，注明明确意见并签字。涉及跨部门协作的（如采购合同需采购部门、使用部门会签），相关部门需签署是否同意的意见及理由。审批意见处理若审批通过，进入签署环节；若审批提出修改意见，起草部门需根据意见调整文本，重新提交审批直至通过；若审批不通过，终止流程并说明原因。（三）合同签署与生效签署方式确认纸质合同：双方需当面签署，或通过EMS等可追溯方式寄送签署文件，保证签字/盖章清晰、完整。电子合同：通过合法第三方电子签约平台签署，保证电子签名有效且符合《电子签名法》要求。盖章与文本管理企业合同需加盖合同专用章或公章（严禁以部门章代替），个人合同需由本人签字并按手印。合同签署后，原件由行政部/档案室统一保管，业务部门留存复印件或扫描件，保证“原件归档、副本执行”。生效条件确认合同自双方签字盖章之日起生效，或以合同约定的生效条件（如审批完成、支付定金）为准，生效日期需在合同中明确。（四）合同执行与跟踪执行责任分工业务部门为合同执行第一责任部门，指定专人负责跟踪履约进度，包括交付时间、质量验收、付款节点等。财务部门根据合同约定及执行进度办理付款手续，留存付款凭证；法务部门监督履约合规性，处理潜在纠纷。进度跟踪与记录执行负责人每周更新《合同执行跟踪表》，记录履约进展（如“已完成交付”“待验收”“逾期未付款”），对异常情况（如延迟履行、质量问题）及时上报并协调解决。沟通与反馈双方需按合同约定定期沟通履约情况，重要事项（如变更、争议）需通过书面形式（函件、邮件）确认，避免口头协议导致纠纷。（五）合同变更、解除与终止合同变更履约过程中需变更合同内容的（如标的、金额、履行期限），双方需协商一致并签订《合同变更协议》，变更协议需履行原审批流程，经审批后生效。合同解除因不可抗力、一方违约等原因需解除合同的，需书面通知对方，说明解除理由及依据，协商签订《合同解除协议》；若协商不成，可依据合同约定通过仲裁或诉讼解决。合同终止合同权利义务履行完毕、解除协议生效或法定终止条件成就后，合同终止。业务部门需清理未结事项（如尾款支付、资料归还），并向档案室提交终止说明。（六）合同归档与复盘归档管理合同终止后10个工作日内，业务部门将合同文本、审批表、变更/解除协议、付款凭证、履约记录等资料整理成册，移交档案室统一归档，归档期限不少于合同终止后10年。执行复盘每季度/年度对合同执行情况复盘，分析履约率、纠纷原因、审批效率等问题，优化合同管理流程及模板，降低后续风险。三、相关模板表格示例表1：合同审批表合同编号合同名称起草部门起草人联系方式合同基本信息对方单位名称统一社会信用代码合同类型（□采购□销售□服务□其他）合同金额（大写）合同履行期限付款方式核心条款摘要标的物/服务内容：质量标准/验收要求：违约责任：审批意见部门负责人意见：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：法务部门意见：签字：日期：财务部门意见（若需）：签字：日期：总经理/董事会意见：签字：日期：表2：合同执行跟踪表合同编号合同名称执行部门执行负责人联系方式履约阶段计划时间实际时间进度描述负责人合同生效第一批交付/服务启动验收/阶段性确认付款节点其他关键节点异常情况记录问题描述：协商解决方案：处理结果：表3：合同变更申请表合同编号原合同名称变更原因（□需求调整□政策变化□其他）变更内容对比原条款：变更后条款：影响说明对金额的影响：对履行期限的影响：其他影响：审批意见业务部门负责人：签字：日期：法务部门：签字：日期：分管领导：签字：日期：双方确认：甲方：乙方：日期：四、执行过程中的关键注意事项主体资质审查：签约前务必核实对方营业执照、授权委托书等文件，避免与无资质主体签约导致合同无效。条款严谨性：合同中避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述，金额、日期、数量等需明确具体，违约责任需量化（如“逾期每日按合同总额的0.05%支付违约金”）。审批流程完整性：严禁“先签批后补流程”或“越级审批”，保证每个审批环节的责任人签字确认，留存审批痕迹。履约风险预警：执行过程中若发觉对方可能违约（如延迟交付、质量不达标），需立即书面催告并固定证据（如邮件、函件），避免因未及时主张权