企业行政资产管理与采购申请流程表

企业行政资产管理与采购申请流程规范一、日常应用场景本流程适用于企业内部行政资产的规范化管理，涵盖从需求提出、采购审批、资产入库到领用、调拨、报废的全生命周期管理场景。具体包括：新增需求场景：新部门成立、业务扩张或现有资产不足时，部门需申请采购办公设备（如电脑、打印机）、家具（如办公桌椅）、低值易耗品（如文具、耗材）等；更换需求场景：现有资产达到使用年限、损坏无法修复或技术落后需淘汰时，部门提交资产更换申请；报废处置场景：资产已无使用价值（如破损严重、维修成本过高），需按规定流程进行报废处置；资产调拨场景：因部门重组、人员调动或资产闲置，需在不同部门间进行资产调配。通过统一流程，保证资产采购合规、使用高效、账实清晰，避免资源浪费或管理漏洞。二、流程操作步骤（一）采购申请阶段需求发起：由部门资产管理员或申请人填写《行政资产采购申请表》，明确以下信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期；资产名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价；采购用途（如“新员工入职办公”“替换损坏打印机”）、需求紧急程度（一般/紧急）；若为更换申请，需注明原资产编号、报废原因。部门初审：部门负责人*对申请的必要性、合理性及预算进行审核，确认后签字。若涉及跨部门协作资产（如会议室设备），需会使用部门签字确认。行政部复核：行政主管*对申请内容进行复核，重点核对：资产是否符合企业行政资产配置标准（如岗位配置标准、预算上限）；是否存在闲置资产可调拨（如通过资产台账查询其他部门闲置资产）；预估总价是否在部门年度预算额度内。复核通过后签字，若不通过需注明原因并退回修改。（二）采购审批阶段根据采购金额及资产类型，分级审批（以下为示例，企业可根据实际调整权限）：小额采购（预估总价≤5000元）：由行政主管*审批，报备财务部；中额采购（5000元＜预估总价≤20000元）：除行政主管外，需分管行政副总审批；大额采购（预估总价＞20000元）：需经分管行政副总、总经理审批，并提交总经理办公会备案。审批通过后，行政部向申请人反馈审批结果；审批未通过的，由行政部同步退回申请部门并说明理由。（三）采购执行阶段供应商选择：行政部根据采购需求，通过以下方式确定供应商：小额采购：从企业合格供应商名录中选择（如长期合作的办公用品供应商）；中额及以上采购：采用“货比三家”原则，至少获取3家供应商的报价单（含产品规格、报价、供货周期、质保条款），综合性价比评估后确定供应商，并填写《供应商选择审批表》存档。合同签订与采购：采购金额≥10000元的，需与供应商签订采购合同，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、付款方式、违约责任）；行政部下达采购订单，跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付。验收与付款：资产送达后，由行政部、申请部门共同验收，核对资产名称、规格型号、数量、质量是否与采购要求一致，填写《资产验收单》；验收合格后，行政部将采购相关单据（订单、验收单、合同等）提交财务部，按财务流程办理付款。（四）资产入库阶段资产登记：行政部对验收合格的资产进行编号、贴标（资产标签包含编号、名称、入库日期、保管人），并在《行政资产台账》中登记以下信息：资产编号、名称、规格型号、单位、数量、供应商、采购日期、入库日期、存放地点；资产状态（在库/在用/闲置/报废）、责任人（保管人）。台账更新：行政部每月末更新《行政资产总台账》，保证台账信息与实物一致，并同步电子台账至企业资产管理系统（如有）。（五）领用与调拨阶段资产领用：申请人填写《行政资产领用申请表》，注明领用部门、领用人*、资产名称、数量、领用用途；部门负责人*审核后，行政部根据库存情况发放资产，领用人在《资产领用登记表》签字确认，并明保证管责任。资产调拨：调出部门填写《资产调拨申请表》，注明调出/调入部门、资产编号、名称、数量、调拨原因；调出、调入部门负责人*签字确认，行政部审核后更新资产台账（变更存放地点、保管人），调拨双方签字确认。（六）报废与处置阶段报废申请：当资产出现以下情况时，由保管部门填写《行政资产报废申请表》：达到规定使用年限且无维修价值（如电脑使用年限一般为5年）；损坏严重，维修费用超过重置价值的50%；技术淘汰，无法满足工作需求。鉴定与审批：行政部组织技术专员、财务专员对报废资产进行技术鉴定（确认损坏程度、维修可行性）和价值评估（确认残值）；根据资产价值，按采购审批权限分级审批（小额报废由行政主管审批，大额报废需分管副总审批）。处置与核销：审批通过后，行政部对报废资产进行处置（如变卖、回收），处置收入上缴财务部；在《行政资产台账》中标注资产状态为“报废”，注销资产编号，同步更新电子台账，保证账实一致。三、常用表格模板（一）行政资产采购申请表申请单号申请部门申请人*联系方式申请日期资产信息资产名称规格型号单位数量预估单价申请说明用途：______________________；需求紧急程度：□一般□紧急；若为更换申请，原资产编号：__________，报废原因：______________________审批意见部门负责人：__________日期：__________行政主管：__________日期：__________分管副总*（如需）：__________日期：__________总经理（如需）：__________日期：__________（二）行政资产入库登记表入库单号资产编号资产名称规格型号单位数量供应商采购日期入库日期存放地点保管人状态（三）行政资产领用申请表领用单号领用部门领用人*联系方式领用日期资产信息资产编号资产名称规格型号单位数量领用说明用途：______________________；预计归还日期：__________（如为临时领用）审批意见部门负责人：__________日期：__________行政主管：__________日期：__________（四）行政资产报废申请表报废单号资产编号资产名称规格型号单位数量启用日期使用年限报废原因□达到使用年限□损坏严重□技术淘汰□其他：______________________鉴定意见技术专员：______________________日期：__________财务专员：残值评估：__________元日期：__________审批意见部门负责人：__________日期：__________行政主管：__________日期：__________分管副总*（如需）：__________日期：__________四、执行要点提示权限清晰，责任到人：严格按审批权限执行，各级审批人需对申请内容的真实性、合规性负责；资产保管人需妥善保管资产，避免损坏、丢失，离职时需办理资产交接手续。预算控制，合规采购：采购申请需控制在部门年度预算内，超预算需提交专项预算审批；优先从合格供应商名录采购，保证采购过程公开透明，避免违规操作。编码规范，动态管理：资产编号需唯一且规范（如“资产类别-年份-流水号”），便于台账查询与管理；行政部需定期（每季度/每半年）组织资产盘点，保证台账信息与实物一致，差异需及时查明原因并处理。流程闭环，及时更新：从申请