合同评审与签约管理标准模板

合同评审与签约管理标准模板一、适用工作情境二、标准化操作流程（一）合同发起与初步审核发起准备业务部门根据合作需求，与合作方初步沟通合作意向，明确合作范围、权利义务等核心要素，由业务负责人指定专人（如业务经理）负责起草合同草案。起草人需收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，加盖合作方公章），核实合作方是否为合法存续的法人或其他组织，避免与无资质主体签约。初步审核业务负责人*对合同草案进行初步审核，重点检查：合同内容是否与业务需求一致、合作方信息是否准确、核心条款（如标的、数量、价格、履行期限）是否明确、是否存在明显遗漏或矛盾。初步审核通过后，业务部门将合同草案及相关附件（如技术协议、报价单、合作方资质材料）通过内部审批系统提交至法务部门评审。（二）法务评审评审内容法务专员*重点审核合同的法律合规性，包括：合同主体是否具备完全民事行为能力，是否存在禁止或限制签约的情形；合同条款是否符合《民法典》等相关法律法规，是否存在无效或可撤销风险；权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖法院是否约定清晰；知识产权、保密条款等特殊约定是否符合企业制度及业务需求。评审反馈与修订法务部门在收到合同后2个工作日内完成评审，出具《合同评审意见表》，对存在问题的条款明确修改建议，并通过审批系统反馈至业务部门。业务部门根据法务意见修订合同草案，重大争议条款需与法务部门沟通确认，必要时由业务负责人*与合作方协商调整。（三）业务与财务协同评审业务部门二次审核业务部门结合法务意见，重点审核合同的业务可行性：合作范围、交付标准、验收流程是否符合业务规划；履行期限、进度节点是否与项目计划匹配；对企业资源（人力、物力、财力）的需求是否合理，是否存在潜在执行障碍。财务部门评审财务专员*重点审核合同的经济条款及财务风险：合同金额、计价方式、付款条件（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）是否符合企业财务制度；成本预算是否合理，是否存在资金支付风险；涉及税费、发票开具等条款是否符合财税法规及企业财务流程。财务部门出具评审意见，业务部门汇总法务、财务意见后形成最终合同文本，提交至审批人。（四）最终审批与授权审批权限划分根据合同金额、类型及重要性，划分审批权限（示例）：金额≤5万元：业务负责人+法务专员联合审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总+法务负责人+财务负责人*联合审批；金额＞20万元：总经理*+法务负责人+财务负责人联合审批。审批流程审批人通过审批系统查看合同文本及相关评审记录，重点审核：合同是否符合企业战略目标、风险是否可控、审批流程是否完整。审批通过后，由行政部（或指定部门）统一编号（编号规则：年份-部门-合同类型-序号，如“2024-业务-采购-001”），形成正式合同文本；审批未通过的，退回业务部门重新修订。（五）签约与执行签约准备行政部根据审批通过的合同文本，打印一式两份或多份（合作方份数根据需求确定），由法定代表人或授权代表（需附授权委托书）签字并加盖企业公章；合作方签字盖章后，双方各执正本一份，复印件交业务部门及财务部门备案。合同交底与执行业务部门在合同签订后3个工作日内组织合同交底会，向执行团队（如项目经理、客服人员）明确合同条款、履行节点、验收标准及风险点，保证执行团队准确理解合同内容。业务部门按合同约定推进合作履行，定期跟踪履约情况，记录履约过程中的沟通记录、变更事项（如需签订补充协议，参照原流程评审审批）。（六）归档与管理归档范围合同正本、副本、审批单、合同评审意见表、合作方资质材料、补充协议、履约过程中的重要沟通记录（如邮件、会议纪要）、验收报告等均需纳入归档范围。归档流程合同签订后10个工作日内，业务部门将归档材料移交至行政部，行政部按“一合同一档”原则整理，建立《合同归档登记表》，记录合同编号、名称、签约主体、归档日期、存放位置等信息。电子版合同同步存储至企业指定的文档管理系统，保证信息安全及可追溯性。三、常用表单模板（一）合同评审意见表合同基本信息合同名称合同编号合作方名称合同金额发起部门发起人*（业务经理）评审部门及意见法务部门评审人：*（法务专员）评审日期：YYYY-MM-DD意见：（示例：“第5条违约责任建议明确具体违约金计算方式”）业务部门评审人：*（业务负责人）评审日期：YYYY-MM-DD意见：财务部门评审人：*（财务专员）评审日期：YYYY-MM-DD意见：评审结论□通过□修改后通过□不通过最终审批人*（分管副总）审批日期YYYY-MM-DD（二）合同归档登记表合同编号合同名称合作方签约日期合同金额归档日期存放位置备注2024-业务-采购-001设备采购合同科技有限公司2024-03-1512.5万元2024-03-20档案柜A-01-01含补充协议1份2024-服务-外包-005系统运维服务合同信息技术有限公司2024-04-028万元2024-04-08档案柜A-01-02验收报告已归档（三）签约授权委托书（模板）授权委托书致：[合作方名称]本人[企业法定代表人姓名]系[企业全称]（统一社会信用代码：[代码]）法定代表人，现授权[被授权人姓名]（证件号码号：[证件号码号]，职务：[职务]）代表本公司就[合同名称]（合同编号：[编号]）事宜，签署相关合同文件，处理与合同相关的履约、变更、争议解决等一切事宜。授权期限：自YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日被授权人无转委托权，本授权委托书自出具之日起生效。授权人（签字）：*企业（盖章）：[企业公章]日期：YYYY年MM月DD日四、关键执行要点合同条款严谨性避免使用“大约”“左右”等模糊表述，涉及金额、数量、时间等需明确具体数值；违约责任应与义务对等，避免约定过高或过低的违约金。评审时效管理各部门需在规定时限内完成评审（法务2个工作日、财务1个工作日、业务部门根据复杂程度可延长至3个工作日），避免因评审延误影响合作进度。资质动态核查对合作方主体资格每年至少复核一次，若合作方涉及营业执照变更、吊销等情形，需及时评估合同效力并采取应对措施。保密与信息安全合同文本及评审过程中涉及的商业秘密需严格保密，严禁向无关人员泄露；电子版合同需加密存储，访问权限实行分级管理。履约跟踪与风险预警业务部门建立《合同履约跟踪表》，定期记录履约