长沙裕朋财务咨询有限公司费用报销的优化方案

长沙裕朋财务咨询有限公司费用报销的优化方案产品设计工艺设计方案设计√摘要费用报销简单的说就是在企业正常的生产经营中办理业务时取得相关的原始凭据后，按一定的审批流程办理经费结算。日常的费用报销包括差旅费、交通费、办公用品费、电话费、培训费、业务招待费等，也正因为费用报销涉及企业各项生产经营活动，就需要财务部门严格按照事业单位各项经费的标准执行，节约使用各项资金，提高经费的使用效率，所以一家企业在费用报销方面马虎不得。本文主要是对长沙裕朋财务有限公司在费用报销上的一些问题展开讨论，并提出一些建议。关键字：费用报销；存在问题；优化策略1．设计背景及意义 1.1设计背景2019年11月开始本人就在长沙裕朋财务咨询有限公司实习，在公司担任会计助理这一职务，自实习以来，通过对公司业务的熟悉，发现公司在费用报销上存在缺陷。通过在校期间和实习期间的学习和积累，本人对裕朋财务咨询有限公司在费用报销上提出了自己的看法，希望能给裕朋在费用报销上提供一些建议。1.2设计意义资金就是企业的血液，是企业一切经营活动的源泉，所以对于资金的管理必需有规矩可循。希望通过在裕朋财务的实习工作，在公司进一步的发展中，通过对费用报销的剖析，制定出比较完善的费用报销流程，提高经费的使用效率，为公司的经营和发展奠定基础，在解决问题的过程中巩固自身专业知识，提升自己。2.设计思路1.网上查询关于费用报销的相关内容。2、通过实习，将平时在工作遇到的问题进行记录并分析。3、通过企业指导老师和同事了解企业费用报销相关情况，并对存在问题进行归纳总结，与指导老师进行交流，并分析其原因。4、整理收集的资料，结合自己的专业知识和实习积累，撰写针对费用报销问题的解决方案。3.公司简介及岗位介绍3.1长沙裕朋财务咨询有限公司简介长沙裕朋财务咨询有限公司创立于2015年3月31日，位于长沙市雨花区湘府中路18号德思勤城市广场B5栋2626室。公司由历职于上市公司财务总监、国际会计事务所的资深会计师创建，公司秉承至精至诚、开放共赢的宗旨，已为数百家客户量身订制带来了高水平的财务服务，做到了“共享让团队同心、专业让客户省心，诚实让客户放心，精进让客户赏心。”凝结出的企业文化是：“财务创造价值，裕朋精诚惠友！”业务分设工商管理部、代理记账部、ERP顾问部、审计顾问部、综合部五个部门，提供工商代办、代理记账、财务顾问、财务审计、ERP系统实施等服务。

3.2营业执照图3.2.1长沙裕朋财务咨询有限公司营业执照4.裕朋财务咨询有限公费用报销存在的问题及原因4.1报销流程不完善具我所了解到的公司状况，公司的费用报销流程特别马虎，很容易给贪图小便宜之人可乘之机。合理的费用报销基本流程应该是：费用报销人申请报销并填制费用报销单，打印费用明细—部门负责人确认签字—财务部门负责人审核—公司负责人审批（对此次报销的真实性、合理性负责）--出纳复核并付款。但是裕朋的费用报销流程就被简化了很多，只要报销人申请报销，并填制好费用报销单，财务部门负责人看一下，填写规范以后，出纳就会付款了，并没有去核实费用的真实性；而且对于费用报销没有规定的时间限制，也就是说你可以囤一大摞原始单据，等你想报销的时候申请报销就行，这样没有时效性的报销，完全不能确保费用发生的真实性，给负责人审批带来了很大的不方便，无从核实。4.2管理人员不重视大部分企业的管理人员都比较忙于业务的拓宽，像裕朋这种小型的代理记账公司管理人员，更是忙于和各类企业老板沟通交流，给企业老板们培训税法方面的知识，也会去总公司学习代理记账公司发展的相关事项，更加注重于打造企业形象，从而忽视了费用报销这种‘‘小事’’，却不知道小事也可能引起大麻烦，如成本费用过高可能引来税务稽查等。甚至管理人员和员工都觉得企业的财务工作交给财务部门就好，对财务这块几乎不过问，发现了一些小问题也没有及时指出，忽视了企业会计行为是企业所有人共同进行的经济行为，并且每个公司的员工都有财务监督的责任。总之管理人员的不重视，管理机制的不健全会影响企业财务工作的正常秩序。4.3财务人员防守不严费用报销流程中财务人员主要负责审核，但由于会计人员只做企业账面的报销核对和凭证核对，缺乏对企业实际的经济业务的了解，所以费用报销的审核监管失去了一定的真实性。裕朋作为一家代理记账公司，平时工作中财务人员也是只注意账面的费用报销问题，然后检查你的凭证、原始单据，并不会去深究你的费用的真实性，看到报销单据没有问题就审核通过。甚至有的时候出外勤去办理某些业务的打印费啊什么这些没有发票的费用，也可以仅凭一张微信付款凭证来报销，更有时候外勤坐公交或者打车都不注明是去哪去干什么的费用，只要有票就可以报销。财务人员的不严谨也是费用报销的一大问题。4.4从业人员职业素养偏低作为一家代理记账公司也不例外，有的会计人员的业务素质和业务技能不高，甚至职业道德缺失，会计核算的基础工作不规范。对报销单的填写非常马虎，有的在粘贴单据的时候遮挡了金额，有的粘贴得一边厚一边薄，还有的甚至用铅笔填写，这样的马虎真的非常非常多。还有的负责人没有严格按照规定对票据认真进行审核，对费用报销的票据监察不力，给原始票据的造假有机可乘。公司人员也并没有互相监督的处事作风，事不关己高高挂起，报账人员和经办人员对费用报销的相关事项也不重视。5．长沙裕朋财务咨询有限公司费用报销的优化方案5.1完善内部控制制度费用报销关系到公司的每一个部门，所以在制定相关规定时不能只由财务部门决定，也要听取各个部门的意见，这样的设置才会更合理，也比较容易被执行。明确管理人员以及会计人员对费用报销应该承担的责任，对相关人员伪造，变造会计凭证、账簿，提供虚假财务报表等违法行为及时移交有关部门处理。加大各部门、各环节之间的相互制约，如：综合部负责差旅费、交通费的审核、监督、统计等工作，这样对公司在费用上的管理起到了很好的监督、制约作用。5.2无发票不报销、票实相符发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。发票也是记录经济活动内容的载体，是财务管理的重要依据，所以在费用报销中，发票是我们员工报销最基本的凭证，没有发票不应该同意报销。但是有些供应商没有办法开发票，那就必需在购买前问清楚。另外发票的内容也要具有真实性，这是一个财务人员要重点关注的地方，拿我们平时外勤打车来说，打车一般会开具手撕发票或电子发票，那财务负责人在审核的时候就要通过钉钉上面的外勤记录的时间和打车时间来核对这笔费用发生的真实性、合理性，不给心怀不轨之人有机可乘。5.3建立完善的费用报销制度1、报销的项目、标准、报销审批流程符合企业制度的规定。2、对于相关费用，从费用发生日起算，必需在五个工作日内办理完毕报销手续。3、部门负责人及时了解部门人员出外勤情况，跟进落实本部门人员是否在规定时间内报销完毕。4、对于逾期未办理报销的，经部门负责人核实，确实是特殊情况没有按期办理报销手续的，可以申请报销延期。（经办人提出申请—部门负责人审核确—财务部门负责人审批）5、为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，公司的一切报销单据必需有合法的凭证。（遵循‘‘实事求是，准确无误’’的原则，明确项目内容、发生原因、时间、地点、金额、报销人以及审批人）。6、对于报销金额，单笔报销金额在1000元以下的按正常流程报销即可，超过1000元以上的必需由公司负责人审批，财务人员付款时要严格要求金额限度，不规范的坚决不付款。5.4加强财务人员及报账人员的专业素质培训财务人员和报账人员要建立定期学习制度，及时探讨、解决工作中遇到的各种问题互相交流工作经验，加强自我建设，不断学习新的财经法规和先进的财务管理理念，熟悉国家法律法规。进行一些经济、财务知识以及票据法规的培训，让他们了解各种规章制度，具有辨别真伪的能力，不断学习相关知识，规范财务行为。对报账过程中的每一个环节都严格把控，认真审核，保证资料的真实、准确、合法性。严格遵守职业道德，爱岗、敬业、廉洁、自律。5.5完善费用报销流程1、费用报销次序：费用报销人申请报销，填制费用报销单并打印费用明细，然后交给部门负责人签字确认，再给会计审核，公司负责人审批，在出纳复核以后履行付款，然后还必须由费用报销人确认领款签字。各项事务报销都要严格按这个流程操作，不得越级操作，也不得交叉操作，否则财务部门相关人员有权拒绝付款。2、报销凭证要求：报销单据填写整洁美观，不能随意涂改；费用报销单封面和后面的托纸大小要求一致，票据也不能大于托纸（票据过大应按托纸大小折叠好）；票据粘贴在报销单后的托纸上，尽量保证报销单各个部分厚度一致；报销单据金额、类型相同的（如车票等）尽量粘贴在一块，并安金额大小排列；报销单据粘贴时不能挡住金额，要确保审核人能够清楚审阅到报销金额；报销单各项目填写完整，大小写金额一致，车票需注明具体的业务、时间、地点、人物。3、报销范围：人力成本（工资、奖金、福利、保险、培训费、人事费用）；固定费用（折旧、租赁物业费、通讯网络费、水电费、电话费）；日常费用（办公费、易耗品摊销、差旅费、检测费、业务招待费、汽车费用、邮费、会议费用、内部活动费用、广告费）。4、奖惩制度：对于每个月在费用报销上最规范的员工奖励100元人民币，对于没有在规定时间内或没有按流程报销的员工，费用自理。6．结论 6.1毕业设计成果特点本毕业设计的源于我实习期间的代账企业，它真实地反映了很多企业费用报销管理方面的现状：费用报销流程马虎，管理机制混乱，财务人员把控不严等。并且裕朋还刚刚建立不久，还处在发展的初期，所以很多方面还不够完善。本毕业设计主要是为费用报销方面提供了相应的策略，具有针对性。6.2设计成果的实用价值或应用前景本毕业设计比较具有实际性。随着经济的发展，企业之间的竞争愈演愈烈，小型企业的管理者更是无暇顾及到企业的方方面面，代理记账公司更是忙于手头其他公司的业务，疏忽了对自己公司的管理。本毕业设计针对裕朋在费用报销上的不足设计，加强了企业管理人员的管理素质和财务人员会计人员整体素质，从内部控制等多方面做出改进，可直接推进裕朋的整体发展，同样也适用于其他类似企业。6.3不足之处或遗留未予解决的问题本毕业设计虽然具有实用性，都是本人实习期间在实习代理记账公司通过和企业指导老师的学习交谈所写，因为还并未开始正式实施，还可能存在各种问题，也会给企业管理者增加工作量，在后续完善过程中，我将根据实际不断修改。参考文献[1]黄丽容.论报销凭证失真与财务报销制度缺陷.2008年5期[2]杜振宇.现行财务报销制度的问题与对策.2007年2期近3年的，要8篇近3年的，要8篇致谢光阴似箭，一眨眼就是三年，这三年里真的收获了很多，认识了很多朋友，学到了很多知识，明白了很多道理。在这里我要感谢所有任课老师以及导员、书记、院长对我们的淳淳教诲、悉心教导。感谢张凤明老师对我毕业设计的细心指导，感谢老师实习期间对我们的付出，每天提醒我们签到写日志，真的很贴心。其次也要感谢公司的哥哥姐姐们，他们在实习期间真的给了我很大的帮助，特别是我的企业指导老师，不管在工作上还是学习上遇到问题，她都会很耐心的讲解，也谢谢公司给我这样一个学习的机会。真的非常感谢