企业内审及问题整改闭环管理模板

企业内审及问题整改闭环管理模板一、适用场景与触发条件常规年度审计：如财务收支审计、经营管理审计、内控有效性审计等；专项审计：针对特定业务领域（如采购、销售、安全生产、数据管理等）开展的深度审计；外部审计整改：配合监管机构、第三方审计机构检查发觉问题的内部整改跟踪；管理层自查整改：由企业高管牵头组织的风险排查、流程优化等自查发觉问题的闭环管理；问题复盘整改：对已发生的管理漏洞、运营失误等问题的原因分析及系统性整改。二、全流程操作步骤详解（一）审前准备：明确目标与范围成立内审组：由审计部门负责人指定组长*（具备审计资质及经验），抽调财务、业务、法务等相关部门人员组成内审组，明确组员分工（如资料收集组、现场检查组、问题定性组）。制定审计方案：明确审计目的（如“评估采购流程内控有效性，识别潜在风险”）；界定审计范围（如“2023年1月-12月所有采购合同、付款审批单及供应商档案”）；确定审计时间节点及方法（如查阅资料、现场访谈、穿行测试、数据分析等）。收集基础资料：向被审计部门索取相关制度文件、流程文档、历史数据、会议纪要等，提前知晓业务背景。（二）现场实施：问题识别与证据收集开展现场检查：资料核查：对照审计方案，逐项查阅财务凭证、合同、报表、系统日志等原始资料，记录异常情况（如“采购合同未附比价记录”“付款审批流程缺失部门负责人签字”）；现场访谈：与被审计部门负责人、关键岗位员工进行结构化访谈，访谈内容需提前设计提纲（如“请描述采购申请的审批流程”“近半年是否发生过供应商纠纷”），并形成《访谈记录》由被访谈人签字确认；实地观察：对生产车间、仓库、办公场所等现场环境进行观察，记录与制度不符的操作（如“仓库物料未按‘先进先出’原则摆放”）。初步汇总问题：内审组每日召开碰头会，汇总当日发觉的问题，标注关键证据（如凭证编号、访谈时间点、现场照片），保证问题可追溯。（三）问题定性与沟通：确认整改责任编制问题清单：根据收集的证据，对照企业《内部控制手册》《管理制度汇编》等标准，编制《内审问题清单》，明确每个问题的“问题描述”“违反条款”“风险等级”（高/中/低，依据发生概率及影响程度判定）。与被审计单位沟通：内审组向被审计部门负责人*正式反馈问题清单，逐项解释问题认定依据，听取对方意见并记录（如对“违反条款”有异议，需提供制度文件作为反驳依据）。沟通后双方签字确认《问题沟通记录》，避免后续争议。确定整改责任：明确每个问题的“责任部门”（如“采购流程缺失比价记录”的责任部门为采购部）、“第一责任人”（部门负责人*）及“配合部门”（如财务部、法务部）。（四）整改方案制定：明确措施与时限制定整改措施：责任部门需针对每个问题，分析根本原因（如“采购流程缺失比价记录”的根本原因可能是“未明确比价流程要求”），制定“纠正措施”（立即整改，如补充历史比价记录）和“预防措施”（长期整改，如修订《采购管理制度》，增加比价流程条款）。明确整改时限：根据问题风险等级设定完成时限：高风险问题：7个工作日内完成整改；中风险问题：15个工作日内完成整改；低风险问题：30个工作日内完成整改。方案审批：责任部门填写《整改方案审批表》，经部门负责人签字、内审组审核（重点评估措施可行性、时限合理性）、管理层（如分管副总）审批后生效。（五）整改跟踪与验证：保证措施落地整改进度跟踪：责任部门每周向内审组提交《整改进度表》，说明已完成工作、未完成原因及下一步计划；内审组通过系统查询（如ERP系统审批记录）、现场抽查（如检查补充的比价记录）等方式跟踪进度，对逾期未整改的问题发出《整改催办单》。整改效果验证：整改期限届满后，内审组组织验证小组（可邀请业务专家*参与），通过“资料复核+现场测试”确认整改效果：纠正措施验证：检查问题是否已消除（如“历史采购合同已补充比价记录”）；预防措施验证：测试新流程是否有效执行（如“抽查3月新增采购合同，均包含比价记录”）。验证通过后，形成《整改验证报告》，由验证小组签字确认；若未通过，退回责任部门重新制定方案。（六）闭环归档与持续改进资料归档：内审组整理审计全流程资料（审计方案、访谈记录、问题清单、整改方案、验证报告等），按“审计项目-问题编号”分类归档，保存期限不少于3年。更新管理台账：建立《内审问题闭环管理台账》，记录问题编号、问题描述、责任部门、整改时限、验证结果、归档编号等信息，动态跟踪问题状态（“整改中”“已验证”“已闭环”）。复盘优化：每季度内审组召开复盘会，分析高频问题（如“采购流程问题占比30%”），提出管理建议（如“开展采购专项培训”“优化审批系统流程”），推动制度体系持续完善。三、核心工具表格设计表1：内审问题清单及整改跟踪表问题编号问题描述（示例：2023年Q3采购合同未附供应商比价记录，涉及12份合同，金额68万元）违反条款（示例：《公司采购管理制度》第5.2条）风险等级责任部门责任人整改措施（示例：1.立即补充12份合同的比价记录；2.修订《采购管理制度》，明确比价流程及附件要求）计划完成时限实际完成时间整改状态（整改中/已验证/已闭环）验证结果（示例：已补充比价记录，新制度已发布并培训）备注表2：整改方案审批表整改部门问题描述根本原因分析整改措施（含纠正+预防措施）责任人完成时限部门负责人签字内审组审核意见管理层审批意见采购部同表1未明确比价流程要求1.补充历史比价记录；2.修订《采购管理制度》，增加比价条款及附件模板*2024-03-15*措施可行，时限合理同意，按方案执行表3：整改验证报告表验证对象验证时间验证方式（资料复核/现场测试/访谈）整改措施落实情况（示例：12份合同已补充比价记录，新制度于3月10日发布，3月15日完成采购部全员培训）整改效果评价（示例：纠正措施已落实，预防措施有效执行，同类问题未再发生）验证结论（通过/不通过）验证人签字同表12024-03-18资料复核（抽查5份合同）+现场测试（检查新制度执行记录）已补充比价记录，新制度发布并培训，3月新增合同均含比价附件整改效果符合要求，风险已控制通过、表4：内审问题闭环管理台账（节选）内审项目名称问题总数已整改数量未整改数量整改完成率闭环时间归档编号2023年度采购审计15150100%2024-03-20CG-2023-001四、关键实施要点提示问题定性需客观：严格依据企业现行制度、行业标准或监管要求，避免主观臆断，对争议问题需书面记录双方意见并提交管理层裁定。整改措施需具体：措施需明确“做什么、谁来做、怎么做、何时完成”，避免模糊表述（如“加强管理”应改为“修订《流程》，增加环节，于X月X日前完成培训”）。跟踪验证需及时：高风险问题需每日跟踪，中低风险问题每周跟踪