公司会议记录与纪要规范范文

公司会议记录与纪要规范范文会议记录与纪要作为企业管理的核心文档，既是决策落地的“施工图”，也是责任追溯的“凭证库”。规范的记录与纪要能有效避免信息偏差，提升团队协作效率。以下从记录要求、纪要撰写、范文示例、注意事项四方面展开说明。一、会议记录的规范要求会议记录是对会议全过程的客观实录，需覆盖“信息全、逻辑清、可追溯”三个核心标准。（一）记录职责与准备职责：由行政秘书、部门助理等熟悉流程、具备速记与归纳能力的人员担任，需全程专注，确保记录连贯、准确。准备：提前获取会议通知（含主题、议程、参会名单），准备录音设备（经许可）、电子文档模板（或笔记本），调试记录工具（如电脑、手写笔），提前10分钟到场核对参会人员。（二）记录内容的核心要素记录需围绕“会议发生了什么、决定了什么、要做什么”展开，核心要素包括：1.基础信息：会议时间（起止时间）、地点、主持人、记录人、参会人员（区分出席、列席、请假）、会议主题与议程。2.讨论过程：如实记录发言要点（观点、建议、数据支撑）、争议焦点（不同意见的核心矛盾）、共识形成的关键逻辑（如“经成本、时效对比，最终选择方案A”）。3.决议事项：明确行动项（做什么）、责任人（谁来做）、时间节点（何时完成）、验收标准（如何判断完成，如“提交经法务审核的合同”）。4.未尽事宜：待讨论的议题、需补充的资料（如“财务部需提供Q1成本明细”）、下次会议的初步安排。（三）记录的格式与语言规范格式：采用分级标题（如“一、会议基本信息”“（一）议题一：XX事项讨论”），行动项用加粗或编号突出，争议点用“【争议】”标注，共识用“【共识】”明确。语言：使用书面语，避免口语化（如“大概下周完成”改为“拟于下周内完成”）；客观陈述，不加入个人评价（如“某方案很合理”改为“某方案获多数参会人员认可”）；数据、术语与会议表述一致。二、会议纪要的规范撰写会议纪要是对会议的核心提炼，需实现“决策清、执行明、可落地”的目标，是跨部门协作的直接依据。（一）纪要的核心作用与撰写原则作用：提炼决策、明确执行方向、支撑复盘与考核，是“会议室讨论”到“生产线执行”的关键桥梁。原则：准确性：100%还原决议，讨论过程可简化，但关键逻辑（如“因成本超支，暂不启动项目B”）必须与原意一致。简洁性：删除冗余表述（如重复讨论、无关寒暄），用“一事一议”结构，每部分聚焦一个议题的决策。逻辑性：按“议题-讨论-决议-行动”的逻辑展开，同类议题合并，重要议题前置（如“年度战略”优先于“日常事务”）。指导性：行动项需具备“可执行、可追溯”的特点，避免模糊表述（如“加强市场推广”改为“市场部于X月X日前完成3场线下活动，覆盖用户XX人”）。（二）纪要的结构与内容规范纪要格式需统一、清晰，便于快速抓取核心信息：1.标题统一格式为“XX公司+会议类型+会议时间+会议纪要”（如“XX科技有限公司2024年4月总经理办公会会议纪要”）。2.正文开头段：简述会议基本信息（时间、地点、主持人、参会人员、会议目的），示例：*“2024年4月15日，总经理XXX在公司三楼会议室主持召开总经理办公会，副总经理XXX、各部门负责人出席会议，会议围绕Q2经营目标拆解、重点项目推进等事项展开讨论，形成如下决议：”*主体部分：按议题分类，每个议题用“一、议题名称”开头，下分“（一）讨论内容”（简要概括焦点，如“数据争议、方案对比”）、“（二）决议事项”（分条列出行动项，含责任人、时间、交付物）。结尾段：总结会议成果，或明确下次会议时间、需准备的资料，示例：*“本次会议明确了Q2的核心任务，各责任人需按决议推进。下次办公会定于5月10日召开，各部门需提前提交进度报告。”*3.落款右下角标注记录人姓名、日期（如“记录人：XXX2024年4月16日”）。（三）纪要撰写的实操步骤1.整理原始记录：将会议录音（或手写记录）转化为文字，梳理每个议题的讨论脉络，标记“决议”“待确认”“需跟进”的内容。2.提炼核心内容：对讨论过程“去粗取精”，保留与决策相关的关键信息，将行动项按“5W2H”（What、Why、Who、When、Where、How、Howmuch）原则明确。3.格式排版与审核：按规范格式调整结构，使用清晰的编号和标题层级；提交给主持人或核心参会人员审核，确认决议无偏差后分发。三、范文示例：XX公司周例会会议纪要XX科技有限公司2024年4月8日周例会会议纪要时间：2024年4月8日14:00-15:30地点：公司二楼会议室主持人：张XX（总经理）参会人员：李XX（研发部）、王XX（市场部）、赵XX（财务部）、刘XX（行政部）会议主题：周工作进展汇报与下周计划安排一、本周工作进展汇报（一）研发部：李XX汇报，A项目核心模块开发完成80%，剩余测试环节拟于4月12日前完成；B项目因第三方接口延迟，进度滞后5天，已协调对方加急处理，下周重点推进联调工作。（二）市场部：王XX汇报，春季促销活动覆盖用户XX人，转化率XX%，超额完成本周目标；下周计划启动线下展会筹备，需行政部协助协调场地。（三）财务部：赵XX汇报，Q1费用结算完成，已提交各部门成本分析报告；下周将开展发票合规性检查，各部门需在4月15日前提交票据。（四）行政部：刘XX汇报，新办公区装修方案已确定，下周进入施工阶段；员工体检安排在4月20日，需各部门统计参与人数。二、下周重点工作安排（一）A项目交付：李XX负责，4月12日前完成测试并提交验收报告，王XX同步准备上线推广方案。（二）B项目协调：李XX牵头，4月10日前与第三方召开专题会，明确接口交付时间，形成书面备忘录。（三）展会筹备：王XX主导，刘XX协助，4月11日前确定展会场地并完成合同签订，4月15日前完成物料设计初稿。（四）发票检查：赵XX统筹，各部门4月15日前提交合规票据，逾期将影响报销进度。（五）办公区装修：刘XX负责，每日同步施工进度，确保4月25日前完工；施工期间做好安全防护，避免影响办公。三、其他事项1.下周例会时间：4月15日14:00，各部门需提前准备周进展PPT。2.员工体检名单：各部门4月12日前报至刘XX处。记录人：陈XX日期：2024年4月8日四、注意事项与常见误区规避（一）及时性要求会议结束后24小时内完成记录整理，48小时内发布纪要，避免记忆模糊导致信息偏差。（二）客观性原则记录与纪要均需“就事论事”，禁止加入个人观点或推测（如“某方案显然更优”改为“某方案在成本、时效上的优势获多数认可”）。（三）版本管理规范纪要需标注版本号（如V1.0、V2.0），重大调整需说明修改原因；分发时明确“最终版”“草稿版”，避免执行依据混乱。（四）工具辅助建议可使用飞书、腾讯文档等协作工具，支持多人实时编辑、版本回溯；录音转文字工具（如讯飞听见）可提高记录效率，但需人工核对准确性。（五）常见误区规避误区一：记录“流水账”，未区分讨论与决议。规避：用“【讨论】”“【决议】”标注内容性质。误区二：行动项模糊，如“加强市场推广”。规避：明确“谁在什么时间通过什么方式达成什么结果”（如“市场部于4月30日前完成3场线下活动，覆盖用户500人”）。