合同审核及管理工具包

合同审核及管理工具包工具包适用场景与价值本工具包适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖从合同起草、审核、签署到履行、归档的全流程场景。具体包括：业务场景：企业日常采购、销售、服务合作、劳动合同、租赁协议等合同的起草与审核；法务场景：法务部门对合同条款的合规性、风险点排查及标准化管理；管理场景：企业合同台账建立、履行进度跟踪、历史合同检索与分析，提升合同管理效率；合规场景：满足《民法典》《公司法》等法律法规对合同形式与内容的要求，规避法律风险。通过标准化工具与流程，可减少合同起草随意性、缩短审核周期、降低履约风险，实现合同管理的规范化与可视化。合同全流程操作指南一、合同起草：明确需求与核心要素操作步骤：需求对接：由业务部门（如采购部、销售部）提出合同需求，明确合作方主体信息、交易标的、权利义务、履行期限、付款方式等核心要素，填写《合同需求确认表》（模板见下文）。选择模板：根据合同类型（如买卖合同、服务合同），从企业标准合同模板库中选取基础模板，或参考行业通用模板进行修改。内容填充：按模板要求填写具体条款，重点关注：主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需加盖公章确认）；交易内容：标的名称、规格型号、数量、质量标准（需明确验收标准）；权利义务：双方履约时间、地点、方式（如交付、验收流程）；价款与支付：金额、币种、支付条件（如“验收合格后30日内”）、账户信息；违约责任：违约情形（如逾期付款、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围；争议解决：约定诉讼/仲裁管辖地（如“被告所在地人民法院”或“仲裁委员会”）；生效条件：如“双方签字盖章后生效”。内部初审：业务部门负责人对合同内容的真实性、完整性进行审核，保证与业务需求一致。二、合同审核：合规性与风险排查操作步骤：法务审核：法务部门（或外聘律师）对合同进行合规性审核，重点检查：主体合法性：合作方是否为依法设立的企业，是否存在经营异常、失信记录（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询）；条款合法性：是否符合法律法规强制性规定（如格式条款不得排除对方主要权利）；风险点识别：违约责任是否对等、争议解决方式是否明确、知识产权归属是否清晰、保密条款是否覆盖敏感信息；文字表述：避免歧义（如“定金”与“订金”的区别，“约”“左右”等模糊表述需明确为“不超过±X%”）。审核后填写《合同审核意见表》（模板见下文），标注修改建议并反馈至业务部门。财务审核：财务部门审核合同中的价款、支付方式、税费承担等条款，保证符合企业财务制度，避免资金风险（如预付款比例过高、发票开具时间不明确）。业务终审：业务部门根据法务、财务意见修改合同，最终由分管领导（如总经理、业务总监）审批确认，形成《合同审批单》（模板见下文）。三、合同签署：形式合规与效力确认操作步骤：文本定稿：审批通过后，打印合同文本（建议一式两份或三份），保证与电子版内容完全一致，修改处需加盖“合同骑缝章”。签署仪式：法定代表人签署：由双方法定代表人或授权代表签字，授权需提供《授权委托书》（模板见下文），注明授权范围、期限；盖章生效：合同需加盖双方公章或合同专用章（公章需与主体信息一致），骑缝章覆盖合同连接处，避免单页替换。签署留档：签署完成后，扫描合同电子版（PDF格式）存档，原件由企业档案管理部门统一保管。四、合同履行：跟踪与风险预警操作步骤：履行台账登记：在《合同履行跟踪表》（模板见下文）中记录合同履行进度，包括：履行时间节点、完成情况、对方反馈、存在问题等。动态监控：业务部门定期跟踪合同履行情况（如货物交付进度、服务验收情况），发觉对方违约或履约异常（如逾期交付、质量不达标），及时向法务部门反馈，启动风险应对机制（如发送《履约催告函》）。验收与确认：履行完成后，双方签署《验收确认书》（模板见下文），明确验收结果、验收时间、遗留问题处理方式。五、合同归档：分类存储与检索操作步骤：档案分类：按合同类型（如采购合同、销售合同）、年份、合作方等维度对合同进行分类，编制《合同归档登记表》（模板见下文）。存储管理：纸质合同存入档案柜，电子合同备份至企业服务器或云端存储系统，设置访问权限（仅相关人员可查阅）。期限管理：根据《档案法》及企业规定，明确合同保管期限（如保管期限一般为合同履行完毕后10年，涉及诉讼的保存至诉讼结束）。实用模板与表格工具模板1：合同需求确认表项目内容合同名称需求部门合作方主体全称：____________________；统一社会信用代码：____________________交易标的名称/规格：____________________；数量：____________________核心需求（如：交付时间、质量标准、付款方式等）业务负责人*经理提交日期______年______月______日模板2：合同审核意见表审核环节审核部门/人员审核意见修改要求内容完整性业务部门*主管已确认交易要素与需求一致无合规性法务*律师第5条违约责任约定“一方违约需承担全部损失”，建议明确“直接损失”范围修改为“一方违约需赔偿对方因此遭受的直接损失”财务风险财务*主管预付款比例40%，建议降低至20%调整为“预付款20%，验收合格后支付70%，质保期满后支付10%”最终审批总经理*总同意按修改意见定稿模板3：合同审批单合同名称合同编号合作方签署日期起草部门起草人审批流程□业务初审□法务审核□财务审核□领导审批审批意见业务部门负责人签字：______日期：______法务负责人签字：______日期：______财务负责人签字：______日期：______分管领导签字：______日期：______模板4：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行内容计划时间实际时间完成情况存在问题责任人CG-2023-001设备采购合同设备交付2023-10-152023-10-18延迟3天交付物流运输延误*采购专员CG-2023-002服务合同首阶段验收2023-11-302023-11-30通过无*项目经理模板5：授权委托书委托人|名称：____________________；统一社会信用代码：____________________|

受托人|姓名：____________________；身份证号：____________________|

委托事项|代表委托人签署____________________合同（合同编号：____________________）|

委托权限|□谈判□起草□签署□履行□变更□解除（可多选）|

委托期限|自______年______月______日至______年______月______日|

委托人声明|本委托书真实有效，受托人行为由委托人承担责任。|

委托人（盖章）|____________________日期：______年______月______日|使用关键注意事项与风险提示一、合同主体审查：避免“假章”“假主体”合作方为企业的，需核实其营业执照、法定代表人身份证明，保证公章与营业执照名称一致；个人作为合作方的，需核实身份证原件，留存复印件及联系方式，避免与无民事行为能力人签订合同；涉及特殊行业（如建筑、医疗）的，需确认合作方具备相应资质（如资质证书、许可证）。二、条款完整性：避免“口头约定”与“遗漏关键条款”合同需包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等）；涉及技术服务的，需明确技术标准、培训内容、验收流程；涉及知识产权的，需明确归属（如“研发成果归委托方所有”）及保密义务。三、法律风险规避：警惕“霸王条款”与“不公平约定”格式条款（如企业单方提供的合同）不得排除对方主要权利、加重对方责任（如“最终解释权归本企业所有”）；违约金约定不宜过高（一般不超过实际损失的30%），否则可能被法院调整；争议解决方式优先选择“被告所在地人民法院”，避免约定不明确的仲裁机构（如“由地仲裁”但无具体仲裁委员会名称）。四、档案管理规范：防止“丢失”与“泄密”合同原件需由专人保管，借阅需登记（借阅人、借阅时间、归还时间）；电子合同需加密存储，定期备份，防止数据丢失；涉及商业秘密的合同，需标注“保密”字样，限制查阅权限。五、履行风险应对：及时“留痕”与“主张权利