汽车维修公司会议管理质量办法

汽车维修公司会议管理质量办法

第一章总则第一条为进一步规范公司会议管理，提高会议效率和决策质量，促进各部门协同配合，提升汽车维修服务水平，推动公司高质量发展，特制定本办法。第二条本办法适用于公司及各部门组织的各类正式会议，包括经营决策、技术研讨、部门协调、客户服务等相关会议。第三条会议管理遵循精简高效、务实管用、问题导向、协同配合的原则，杜绝形式主义，确保会议成果转化为实际工作成效。第二章会议分类与权责第四条会议分类及主要内容：（一）经营决策会：每月召开1次，由总经理召集，公司领导班子、各部门负责人参会，主要审议月度经营数据、年度计划调整、重大项目推进等事项；（二）技术研讨会：每季度或按需召开，由技术总监召集，维修技术骨干、厂家驻点工程师参会，聚焦疑难故障诊断、新技术应用、维修工艺优化等议题；（三）部门协调会：每周召开1次，由行政部召集，各部门负责人参会，协调解决跨部门协作问题，如配件供应、客户预约调度、服务流程衔接等；（四）客户投诉分析会：每月召开1次，由客服部召集，维修技师、前台接待、质量管控人员参会，分析投诉案例，制定改进措施；（五）晨会/夕会：每日早晚各1次，由部门负责人主持，部门员工参会，晨会布置当日工作重点，夕会总结当日问题及改进方向。第五条会议权责：（一）召集人：负责确定会议议题、准备材料、发送通知，确保会议目标明确；（二）主持人：把控会议节奏，引导讨论聚焦主题，推动形成决议；（三）参会人：提前熟悉议题，主动发言献策，严格执行会议决议；（四）记录人：准确记录会议内容，特别是行动项、责任人及时间节点。第三章会议准备第六条议题确定：会议议题需具体明确，避免空泛，由召集人征求相关部门意见后确定，非紧急议题需提前3个工作日提交审议；第七条通知发送：会议通知需提前1-3个工作日通过企业微信或邮件发送，内容包括时间、地点、议题、参会人员、需准备材料及注意事项；紧急会议提前半天通知；第八条材料准备：召集人需整理相关资料（如经营报表、故障案例、投诉记录等），提前1个工作日发送给参会人，确保参会人充分准备；第九条会场布置：行政部负责调试音响、投影等设备，技术研讨会需准备故障车辆照片或实物样本，确保会议顺利进行。第四章会议实施第十条签到管理：参会人员需提前5分钟到场签到，无故缺席或迟到需向召集人说明原因；第十一条流程把控：主持人开场明确会议目标及议程，按议题顺序讨论，每个议题设定时间限制（如技术研讨每个案例不超过15分钟），避免跑题；第十二条发言要求：参会人发言需紧扣主题，言简意赅，尊重他人意见，鼓励提出建设性解决方案；第十三条记录规范：记录人需完整记录会议决议、行动项、责任人、完成时限，会后24小时内整理成会议纪要，经主持人审核后发送给参会人。第五章会议决议执行与跟踪第十四条决议执行：责任人需按会议纪要要求推进工作，遇困难及时向部门负责人反馈；第十五条跟踪监督：行政部建立会议决议跟踪台账，每周更新进度，部门负责人每月检查本部门决议执行情况；第十六条反馈机制：每月经营决策会通报上月决议执行情况，未完成事项需说明原因并调整计划，确保决议落地见效。第六章会议质量评估与改进第十七条满意度评估：每季度组织参会人员填写会议质量问卷，评估维度包括议题针对性、流程效率、决议清晰度等；第十八条复盘改进：行政部每半年汇总评估结果，分析会议存在的问题（如冗余议题、时间过长等），提出优化措施（如合并类似会议、简化流程）；第十九条持续优化：根据业务变化调整会议类型及频率，如旺季增加部门协调会频次，确保会议管理适应公司发展需求。第七章附则第二十