供应链物流信息录入与订单管理平台操作模板

供应链物流信息录入与订单管理平台操作模板一、适用场景与业务背景二、标准操作流程指引（一）系统登录与模块初始化账号登录：操作人员通过企业内部系统入口，输入工号（如“CG001”）及密码登录供应链管理平台，首次登录需修改初始密码并完成手机号绑定。模块选择：登录后，在系统主界面导航栏“供应链管理”→“订单与物流管理”，进入操作主界面，默认显示“待处理订单”列表。（二）新订单创建与基础信息录入发起订单创建：“新建订单”按钮，选择订单类型（如“采购订单”“销售订单”“调拨订单”），此处以“采购订单”为例。填写供应商信息：在“供应商信息”栏，输入供应商全称（如“科技有限公司”），系统自动带出供应商编号、联系人*（如“”）、联系方式（内部短号）、地址等基础信息；若供应商为新合作方，需先在“供应商管理”模块完成资质备案。补充订单关联信息：选择“采购合同编号”（如“HT-2024-0056”）、“项目名称”（如“Q2生产线备件采购”），便于后续追溯。录入商品明细：“添加商品”，在弹出的商品库中选择目标商品（可按商品编码、名称模糊搜索），系统自动填充规格型号、单位（如“件”“kg”）、参考单价等信息。手动输入“采购数量”“要求交付日期”（如“2024-06-30”），系统自动计算“总金额”（单价×数量）；若商品有特殊要求（如“需防潮包装”），在“备注”栏注明。确认收货信息：填写“收货仓库”（如“总部仓A区”）、“收货地址”（详细至省市区街道门牌号）、“联系人*”（如“”）、“联系方式”（内部分机号）。提交与订单号：检查所有信息无误后，“提交”按钮，系统自动唯一订单号（如“PO202406150001”），状态显示为“待审核”，同时推送审核任务至对应审批人（如采购经理）。（三）物流信息关联与动态跟踪订单审核通过后关联物流：采购经理完成订单审核后，订单状态变更为“已审核”，操作人员（物流专员）可在“已审核订单”列表中找到对应订单，“关联物流”。录入物流基础信息：选择“承运商”（如“物流公司”“企业自有车队”），填写“物流单号”（如“SF0”）、“发货时间”（精确到分钟，如“2024-06-1514:30”）、“预计到达时间”（系统根据历史数据自动估算，可手动调整）。物流凭证：“附件”，添加发货清单、装箱单等扫描件（支持PDF、JPG格式，单个文件不超过5MB）。实时更新物流状态：根据承运商反馈或物流平台跟踪信息，在“物流跟踪”模块更新节点状态（如“已揽收”“运输中”“到达中转仓”“派送中”“已签收”），每次更新需填写“更新时间”及“备注”（如“因暴雨延误1天”）。系统支持物流状态自动同步（需提前对接承运商API接口），未对接时需手动维护。（四）仓库收货确认与订单状态闭环仓库收货操作：仓库管理员收到货物后，在系统“待收货订单”列表中扫描物流单号或输入订单号，核对实物与订单信息（商品名称、数量、规格、外包装完整性）。确认收货结果：若收货无误，“确认收货”，系统自动扣减库存（对应仓库库存数量+采购数量），订单状态变更为“已完成”。若存在数量不符、商品破损等问题，“异常收货”，选择异常类型（如“数量短缺”“质量不合格”），填写“异常数量”“异常原因”（如“运输过程中破损3件”），现场照片，提交后将触发“异常处理流程”，通知物流专员与供应商协调。（五）异常情况处理与记录订单异常处理：对于“未按时交付”订单，系统自动触发预警（颜色提示），操作人员需联系供应商确认原因，在“异常跟进”模块记录“预计解决时间”，直至问题解决后关闭异常。对于“物流信息异常”（如长时间未更新状态），需联系承运商核实，若确认丢件，启动理赔流程，同时在系统中标记“理赔中”，理赔完成后更新状态为“已解决”。数据修正与审批：若订单信息录入错误（如商品数量、收货地址），需在“订单修改”模块发起变更申请，填写修改原因，证明材料，提交原审批人审核，审核通过后系统自动更新数据，保留修改痕迹。（六）数据报表导出与归档报表：每月最后一个工作日，操作人员进入“报表中心”，选择“订单执行情况表”“物流时效分析表”“库存汇总表”，设置查询条件（时间范围、订单类型、仓库等），“报表”，支持导出Excel或PDF格式。数据归档：导出的报表需按“年-月”分类存储在企业共享服务器指定目录（如“供应链管理/2024年/06月”），电子档案保存期限不少于3年，纸质报表（需签字确认）交由行政部门统一归档。三、核心信息录入模板（一）采购订单信息基础表字段名称字段说明示例数据填写要求订单号系统自动的唯一标识PO202406150001不可手动修改订单类型采购/销售/调拨等采购订单下拉选择供应商名称合作供应商全称科技有限公司从供应商库选择，不可手写供应商联系人*供应商对接人姓名必填，与供应商备案信息一致商品编码商品唯一编码SP202405001从商品库选择商品名称商品规范名称工业级轴承（型号6204ZZ）必填，与商品库一致规格型号商品详细规格Φ20mm×47mm×14mm必填单位商品计量单位件下拉选择（件/kg/套等）采购数量订单约定的商品数量100正整数，需大于0单价（元）商品含税单价50.00保留两位小数总金额（元）数量×单价（系统自动计算）5000.00不可手动修改要求交付日期供应商需完成交付的日期2024-06-30格式：YYYY-MM-DD收货仓库货物接收仓库总部仓A区从仓库列表选择订单状态订单当前执行状态已完成系统自动更新（二）物流信息动态跟踪表字段名称字段说明示例数据填写要求订单号关联的采购订单编号PO202406150001与订单信息一致物流单号承运商提供的运单号SF0必填，需准确无误承运商货物运输服务商顺丰物流下拉选择发货时间供应商实际发货时间2024-06-1514:30格式：YYYY-MM-DDHH:MM当前状态物流最新节点已签收下拉选择（揽收/运输中/已签收等）当前位置物流最新到达地上海市浦东新区仓库可选，辅助跟踪预计到达时间系统或承运商预估的交付时间2024-06-1810:00格式：YYYY-MM-DDHH:MM实际到达时间货物实际到达仓库的时间2024-06-1809:45签收后手动填写签收人实际签收货物人员仓库管理员姓名异常说明物流过程中的异常情况因暴雨延误3小时无异常则填“无”（三）订单状态变更记录表字段名称字段说明示例数据填写要求变更时间状态发生变更的时间点2024-06-1516:20格式：YYYY-MM-DDHH:MM订单号关联的订单编号PO202406150001必填变更前状态变更前的订单状态已审核系统自动带出变更后状态变更后的订单状态已发货下拉选择操作人发起状态变更的操作人员物流专员*（赵六）系统自动记录登录账号变更原因状态变更的触发原因供应商已发货，物流单号SF0必填，简明扼要审批人（若有）变更流程的审批人员采购经理*（钱七）需审批时必填四、操作规范与风险提示（一）信息录入准确性要求供应商与商品信息：必须从系统库中选择，严禁手动输入名称或编码，避免因名称不一致导致对账错误；供应商联系人、电话等信息需与备案资料保持一致，变更时需及时更新供应商库。数量与金额：采购数量、单价需与采购合同完全一致，总金额由系统自动计算，禁止手动修改；物流单号需逐位核对，保证与承运商提供的运单一致，避免因单号错误导致物流跟踪异常。（二）操作时效性管理订单创建：采购需求确认后需在1个工作日内创建订单，紧急订单（如生产急需物料）需在4小时内完成创建并提交审核。物流信息更新：物流状态发生变更后（如已揽收、中转），需在2小时内更新至系统，保证仓库、采购等部门实时掌握物流动态。收货确认：仓库收到货物后，需在当个工作日内完成收货确认或异常反馈，避免订单状态长期滞留“待收货”。（三）审核流程合规性订单审批：根据订单金额分级审批（如金额≤1万元由采购专员审批，1万-5万元由采购经理审批，＞5万元由供应链总监审批），严禁越级审批或先操作后补审。异常处理审批：订单修改、异常收货、理赔等流程需提交书面证明材料（如合同变更页、现场照片、破损鉴定报告），审批通过后方可执行系统操作，保证有据可查。（四）数据安全与备份账号管理：操作人员需妥善保管个人账号密码，严禁转借他人使用；离职时需在系统管理员处办理账号注销，防止信息泄露。数据备份：每周五下班前导出当周所有订单与物流数据，存储至本地硬盘及企业云盘，双备份保存；系统故障时，优先从云盘恢复数据，保证业务连续性。（五