Access 2021数据库应用基础教程（微课版）课件 第7章报表

第7章报表主要内容7.4报表数据中的分组和汇总

7.3编辑与打印报表7.2创建报表7.1报表概述学习目标

报表是Access数据库数据输出的一种对象，是以格式化的形式向用户显示和打印的一种有效方法。Access2021中使用报表来实现打印格式数据功能，将数据库中的表、查询的数据进行组合，形成报表，还可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。本章主要介绍使用报表的方法。本章重点

创建报表

编辑报表报表统计计算

报表排序和分组7.1报表概述报表的视图报表的结构报表设计区报表的分类7.1报表概述7.1.1报表与窗体的区别7.1.2报表的视图7.1.3报表的结构7.1.4报表的分类7.1.1报表与窗体的区别报表与窗体一样，也是属于Access数据库系统中的一种对象，都可以显示数据表中的数据记录，其创建方式也基本相同，在运行时的效果也相差不多，如图7-1所示。除了输入数据，窗体的其他所有特点都适用于报表，各种窗体控件也适用于报表。窗体中的计算字段可根据记录数量执行统计操作，报表则可进一步按照分组、每页或全部记录执行统计。7.1.2报表的视图在Access中，报表共有4种视图：报表视图打印预览视图布局视图设计视图7.1.3报表的结构在Access中，报表的结构与窗体的结构相似，也是由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚5部分组成(在报表的设计视图中才能看到)，如图7-2所示。7.1.3报表的结构

在Access2021中，报表是按节来设计的，并且只有在设计视图中才能查看报表的各个节。一个完整的报表有7部分组成，分别是报表页眉、页面页眉、分组页眉、主体、分组页脚、页面页脚和报表页脚。7.1.4报表的分类表格式报表纵栏式报表图表式报表标签式报表7.2创建报表7.2.1一键生成报表7.2.2使用向导创建报表7.2.3使用空报表创建报表7.2.4使用设计视图创建报表7.2.5创建标签报表7.2.6创建子报表7.2.7将窗体另存为报表7.2.1一键生成报表

报表工具提供了最快的报表创建方式，使用它可以为用户自动创建报表。自动创建的报表中将显示数据源的数据表或查询中的所有字段。7.2.2使用向导创建报表使用报表向导创建报表自动创建报表使用图表向导创建报表使用标签向导创建报表7.2.3使用空报表创建报表

如果使用报表工具或报表向导不能满足报表的设计需求，那么可以使用空白报表工具从头生成报表。使用空白报表工具创建报表是指首先创建一个空白报表，然后将选定的数据字段添加到报表中所创建的报表。使用这种方法创建报表，其数据源只能是表。7.2.4使用设计视图创建报表使用报表设计视图创建报表的一般操作方法如下：

（1）在数据库窗口左侧的对象列表中，单击“报表”对象，然后单击工具栏中的“新建”按钮。系统将打开“新建报表”对话框。

（2）在“新建报表”对话框的列表框中，选中“设计视图”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”列表框中，指定一个数据表或查询作为报表的数据源，单击“确定”按钮，系统将打开报表的设计视图。

（3）将字段列表窗口中的字段或工具箱中有关对象拖放到设计视图窗口中，完成报表的设计。7.2.5创建标签报表

标签是一种特殊的报表，它是以记录为单位，创建格式完全相同的独立报表，主要应用于制作信封、打印工资条、学生成绩单等。单击标签工具将打开标签向导，根据向导提示可以创建各种标准大小的标签报表。7.2.6创建子报表子报表的定义和作用在已有的报表中创建子报表将某个已有报表添加到其他已有报表中来创建子报表7.2.7将窗体另存为报表窗体和报表有很多相似的地方，窗体的很多特点都适用于报表，各种窗体控件也适用于报表。在Access2021中，可以通过将窗体另存为报表来快速创建报表。7.3编辑和打印报表

在报表设计视图中可以对已经创建的报表进行编辑和修改，可以设置报表的格式，在报表中添加背景图片、日期和时间以及页码等，使报表显得更为美观。设计外观添加修饰元素7.3.1设计外观

报表主要用于输出和显示数据，因此外观设计很重要，报表设计要做到数据清晰并有条理地显示给用户。7.3.2编辑报表的页眉/页脚7.3.3应用主题在Access2021中，主题是一个非常重要的概念。对于Access2021的窗体和报表，主题可以设置配色方案、选定字体、字体颜色以及字号。7.3.3应用主题

在报表中除了显示主体内容外，还可以增加一些表现要素，使得报表的表现力更强。7.3.4避免出现空白报表如果Access找不到可以插入到报表的“主体”节中的有效记录，那么在查看报表时看到的将是空白的“主体”节。为避免出现这种问题，可以为报表添加“无数据”事件处理程序，指示在找不到数据的情况下不显示报表。7.3.5报表的预览和打印打开报表的打印预览视图有如下两种操作方法：

（1）在数据库窗口中，单击左侧的“报表”对象按钮，将当前窗口切换到报表对象列表窗口界面，双击其中需要打开的报表，即可打开该报表的打印预览视图。

（2）在报表的设计视图中，直接单击工具栏中的“视图”按钮，即可将当前报表切换到打印预览视图状态。1页面设置

在设计视图中，切换到【页面设置】选项卡，由【页面大小】和【页面布局】2个组构成。2打印设置

打开报表的打印预览视图，在【打印预览】选项卡的【打印】组中单击【打印】按钮，打开【打印】对话框。用户在对话框中指定打印机名称、打印范围以及打印份数等，然后单击【确定】按钮即可。

7.4报表数据中的分组和汇总Access中的报表默认显示连接的数据源表中的所有记录，当记录过多时，会使报表数据的查看有些困难，这时，可以使用Access2021的分组和汇总功能，将报表中具有相同特征的记录分组并进行排序，也可对数据进行汇总统计计算。7.4报表数据中的分组和汇总7.4.1报表数据中的分组7.4.2在组页眉中创建表达式7.4.3对报表中的分组数据进行排序7.4.4汇总报表数据7.4.1报表数据中的分组

报表排序和分组是报表设计中重要操作，可以重新组织数据并呈现在报表中，满足用户不同的应用需求。报表排序报表分组2报表分组

在实际工作中，经常需要对数据进行分组、汇总。分组是将报表中具有共同特征的相关记录排列在一起，并且可以为同组记录进行汇总统计。使用Access2021提供的分组功能，可以对报表中的记录进行分组。对报表的记录进行分组时，可以按照一个字段进行，也可以对多个字段分别进行。7.4.2在组页眉中创建表达式对报表数据添加分组后，会向报表中添加两个新的节，即“组页眉”和“组页脚”。如【例7-8】中当选择Tgender字段进行分组后，Access会立即向报表的设计中添加“Tgender页眉”和“Tgender页脚”节。“Tgender页眉”节显示在“页面页眉”和“主体”节之间。报表排序在报表中添加排序的最快方法是在布局视图中打开需要排序的报表，然后右击要对其应用排序的字段，选择快捷菜单中的升序降序命令。在布局视图或设计视图中打开报表时，还可以使用【分组、排序和汇总】窗格来添加排序。7.4.3对报表中的分组数据进行排序7.4.4汇总报表数据

对报表中包含的记录可以进行计算。在报表中添加计算控件，并设置其【控件来源】属性。文本框控件是报表中最常用的计算控件，【控件来源】属性中输入计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算并输出结果。报表节中的统计计算规则计算平均值1报表节中的统计计算规则

在Access2021中，报表是按节来设计的。选择用来放置计算型控件的报表节是很重要的，根据控件所在的位置确定如何计算结果。2计算平均值

使用Access的报表求和功能可以使数据更容易理解。本节将介绍在布局视图中使用求和，布局视图是向报表添加总计、平均值，以及其他求和最快的方式。首先介绍了窗体和报表的区别、报表的视图、报表的结构及分类等；然后介绍了如何创建报表，包括一键生成报表、使用向导创建报表、使用空报表创建报表、使用设计视图创建报表、创建标签报表和创建子报表以及将窗体另存为报表；接着介绍了编辑和打印报表，包括设计报表的外观、编辑报表的页眉/页脚、应用主题、避免出现