公司档案利用管理制度

第1篇第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、科研开发、文化建设等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1.集中统一管理原则；2.分类管理原则；3.实用性原则；4.安全保密原则；5.规范化、标准化原则。第二章档案收集与整理第四条公司档案收集范围：1.公司内部形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；2.公司内部各部门、分支机构形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；3.公司与外部单位、个人之间签订的合同、协议、函件等；4.公司内部各种会议记录、报告、总结、讲话等；5.公司各类科研项目、技术改造、设备购置、基建工程等文件资料；6.公司各类奖励、荣誉、资质等证书。第五条档案收集要求：1.档案收集要全面、系统、准确，确保档案的完整性和连续性；2.档案收集要分类明确，便于检索和利用；3.档案收集要及时，确保档案的真实性和时效性；4.档案收集要保密，防止泄露公司秘密。第六条档案整理要求：1.档案整理要按照档案分类标准进行，确保档案的分类科学、合理；2.档案整理要规范，采用统一的标准和格式；3.档案整理要确保档案的准确性、完整性和连续性；4.档案整理要便于检索和利用。第三章档案保管与利用第七条档案保管要求：1.档案保管要确保档案的安全、完整和保密；2.档案保管要按照档案保管标准进行，确保档案的存放条件适宜；3.档案保管要定期检查、清理，防止档案损坏、丢失；4.档案保管要建立档案保管责任制，明确保管人员职责。第八条档案利用要求：1.档案利用要符合国家法律法规和公司内部规定；2.档案利用要尊重档案的原始性、真实性，不得篡改、伪造档案；3.档案利用要按照档案利用规定进行，确保档案的完整性和保密性；4.档案利用要建立档案利用登记制度，记录档案利用情况。第九条档案利用方式：1.档案查阅：查阅者需出示有效证件，填写档案查阅登记表，经档案管理人员审核同意后，方可查阅；2.档案复制：复制档案需经档案管理人员审核同意，并按规定支付复制费用；3.档案出借：出借档案需经档案管理人员审核同意，并按规定办理出借手续；4.档案咨询服务：为查阅者提供档案咨询服务，解答查阅者对档案的疑问。第四章档案鉴定与销毁第十条档案鉴定要求：1.档案鉴定要依据国家档案鉴定标准进行，确保档案鉴定的科学性和准确性；2.档案鉴定要定期进行，对已超过保管期限的档案进行鉴定；3.档案鉴定要形成鉴定结论，并报公司领导审批。第十一条档案销毁要求：1.档案销毁要按照国家档案销毁标准进行，确保档案销毁的彻底性和安全性；2.档案销毁要形成销毁清单，并报公司领导审批；3.档案销毁要指定专人负责，确保档案销毁过程的安全、有序。第五章奖励与处罚第十二条对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。第十三条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，根据情节轻重，给予通报批评、经济处罚或纪律处分。第六章附则第十四条本制度由公司档案管理部门负责解释。第十五条本制度自发布之日起施行。（以下为制度详细内容，可根据实际情况进行增减或修改）一、档案收集与整理（一）档案收集1.文件资料的收集：各部门、分支机构在文件资料形成过程中，应按照档案收集范围，及时收集整理相关文件资料，并按期报送档案管理部门。2.会议记录的收集：公司内部各类会议的记录应由会议组织者负责收集整理，并报送档案管理部门。3.奖励、荣誉、资质等证书的收集：公司获得的各类奖励、荣誉、资质等证书，由相关部门负责收集整理，并报送档案管理部门。（二）档案整理1.档案分类：按照国家档案分类标准，将收集到的档案分为文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等类别。2.档案编号：对每份档案进行编号，确保档案的编号唯一性。3.档案装订：对整理好的档案进行装订，确保档案的整洁、美观。4.档案目录编制：编制档案目录，包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。二、档案保管与利用（一）档案保管1.档案存放：档案应存放在符合国家档案保管标准的档案室，确保档案的通风、防潮、防尘、防盗、防火等。2.档案整理：定期对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。3.档案修复：对损坏的档案进行修复，确保档案的完整性和可利用性。（二）档案利用1.档案查阅：查阅者需出示有效证件，填写档案查阅登记表，经档案管理人员审核同意后，方可查阅。2.档案复制：复制档案需经档案管理人员审核同意，并按规定支付复制费用。3.档案出借：出借档案需经档案管理人员审核同意，并按规定办理出借手续。4.档案咨询服务：为查阅者提供档案咨询服务，解答查阅者对档案的疑问。三、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定标准：按照国家档案鉴定标准，对已超过保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定程序：档案鉴定由档案管理部门负责组织，邀请相关专家参与，形成鉴定结论。（二）档案销毁1.销毁程序：档案销毁需经档案管理部门审核，形成销毁清单，并报公司领导审批。2.销毁方式：档案销毁采用焚烧、化浆、粉碎等方式，确保档案销毁的彻底性和安全性。四、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。2.对在档案收集、整理、保管、利用等方面做出突出贡献的个人，给予物质奖励。（二）处罚1.对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，根据情节轻重，给予通报批评、经济处罚或纪律处分。2.对故意销毁、篡改、伪造档案的，依法追究其法律责任。五、附则（一）本制度由公司档案管理部门负责解释。（二）本制度自发布之日起施行。第2篇第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1.集中统一管理原则；2.完整准确原则；3.安全保密原则；4.便于利用原则；5.合理利用原则。第二章档案收集与整理第四条公司档案收集范围：1.公司内部形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；2.与公司业务相关的各类合同、协议、报告、通知等；3.公司领导、员工及外部单位赠送的各类资料；4.公司内部刊物、出版物等。第五条档案收集要求：1.档案收集应全面、系统、准确；2.档案收集应遵循档案分类和编号规则；3.档案收集应保证档案的完整性和连续性；4.档案收集应确保档案的原始性。第六条档案整理要求：1.档案整理应按照档案分类和编号规则进行；2.档案整理应确保档案的完整性和准确性；3.档案整理应便于档案的查找和利用；4.档案整理应遵循档案保管期限的规定。第三章档案保管第七条档案保管责任：1.公司档案管理部门负责公司档案的保管工作；2.各部门负责本部门档案的日常保管工作。第八条档案保管要求：1.档案保管应遵循档案保管期限的规定；2.档案保管应保证档案的完整、准确、系统和安全；3.档案保管应采取有效措施，防止档案的自然损耗和人为破坏；4.档案保管应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。第九条档案库房管理：1.档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计等；3.档案库房应设立专人负责管理，确保档案的安全。第四章档案利用第十条档案利用原则：1.档案利用应遵循档案保管期限的规定；2.档案利用应确保档案的完整、准确、系统和安全；3.档案利用应便于档案的查找和利用；4.档案利用应合理利用档案资源。第十一条档案利用范围：1.公司内部各部门、员工及外部单位因工作需要查阅、复制档案；2.法律、法规规定的其他档案利用。第十二条档案利用程序：1.查阅档案：申请人填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门审核批准后，方可查阅档案；2.复制档案：申请人填写《档案复制申请表》，经档案管理部门审核批准后，方可复制档案；3.档案借阅：申请人填写《档案借阅申请表》，经档案管理部门审核批准后，方可借阅档案。第五章档案销毁第十三条档案销毁原则：1.档案销毁应遵循档案保管期限的规定；2.档案销毁应确保档案的完整、准确、系统和安全；3.档案销毁应便于档案的查找和利用；4.档案销毁应合理利用档案资源。第十四条档案销毁程序：1.档案管理部门对拟销毁的档案进行审核，确认其符合销毁条件；2.拟销毁的档案经公司领导批准后，由档案管理部门组织销毁；3.档案销毁时，应采取有效措施，确保档案的完整、准确、系统和安全；4.档案销毁后，档案管理部门应将销毁情况记录备案。第六章责任与奖惩第十五条档案管理人员应严格遵守本制度，履行档案管理职责，确保档案的安全、完整和准确。第十六条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，应依法承担责任。第十七条对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。第七章附则第十八条本制度由公司档案管理部门负责解释。第十九条本制度自发布之日起施行。（注：本制度为示例性文本，具体内容可根据公司实际情况进行调整。）第3篇第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有档案资料的管理和利用，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。第三条公司档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）依法管理，确保安全；（四）方便利用，服务发展。第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）会计档案；（四）人事档案；（五）声像档案；（六）其他档案。第五条档案归档应当遵循以下要求：（一）档案材料应当真实、准确、完整；（二）档案材料应当分类整理，编目清晰；（三）档案材料应当及时归档，不得擅自销毁；（四）档案材料应当符合国家档案管理的规范要求。第六条档案归档程序：（一）档案形成单位或者个人应当按照档案分类和归档要求，将档案材料及时整理归档；（二）档案形成单位或者个人应当将档案材料报送档案管理部门审核；（三）档案管理部门对审核通过的档案材料进行编号、登记、编目，并妥善保管；（四）档案管理部门应当定期对档案材料进行整理、鉴定和销毁。第三章档案保管与维护第七条档案保管应当遵循以下要求：（一）档案库房应当符合国家档案管理的规范要求，保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防盗、防火；（二）档案资料应当按照分类、编号、日期等顺序存放，便于查找和利用；（三）档案管理人员应当定期检查档案保管情况，发现异常情况及时报告并采取措施；（四）档案管理人员应当定期对档案进行消毒、杀虫、防霉处理。第八条档案维护应当遵循以下要求：（一）档案管理人员应当定期对档案进行清洁、整理，确保档案资料的整洁和完整；（二）档案管理人员应当对破损、褪色的档案资料进行修复和保护；（三）档案管理人员应当对电子档案进行备份，确保电子档案的安全和完整；（四）档案管理人员应当对档案资料进行数字化处理，提高档案利用效率。第四章档案利用与查阅第九条档案利用应当遵循以下要求：（一）档案利用应当依法进行，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；（二）档案利用应当遵循保密原则，不得擅自复制、传播档案资料；（三）档案利用应当遵循诚信原则，不得恶意利用档案资料；（四）档案利用应当遵循便民原则，为用户提供便捷的档案服务。第十条档案查阅程序：（一）查阅人应当向档案管理部门提出查阅申请，并说明查阅目的和用途；（二）档案管理部门对查阅申请进行审核，对符合查阅条件的，予以批准；（三）查阅人应当按照批准的查阅范围和期限查阅档案资料；（四）查阅人应当爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏或者丢失。第五章档案销毁与处置第十一条档案销毁应当遵循以下要求：（一）档案销毁应当依法进行，不得擅自销毁；（二）档案销毁应当由档案管理部门负责，并制定销毁方案；（三）档案销毁应当采用符合国家档案管理规范的方法和设备；（四）档案销毁应当进行登记和备案。第十二条档案处置应当遵循以下要求：（一）档案处置应当符合国家档案管理的规范要求；（二）档案处置应当由档案管理部门负责，并制定处置方案；（三）档案处置应当进行登记和备案；（四）档案处置应当确保档案资料的安全和完整。第六章档案管理责任第十三条公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。第十四条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案资料的完整、准确和及