公司公文规范及管理办法修订

四川省物流产业金融集团（筹）

公文规范及管理方法

第一章总则

为使四川省物流产业金融集团（筹）（以下简称“集团”）及

各公司公文（以下简称“公文”）处理工作进一步规范化、制度

化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的肃穆性，确定公

司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政

令畅通，令行禁止，正确指导集团及各中心、各公司公文规范，

结合集团及各公司实际状况，特制定本方法。

第一条通过此方法的实施，达到各种文件有留痕可追溯，

各级文件有保管，全部文件受控的目的。

其次条集团人力行政中心是公文处理工作的管理机构，主

管并负责指导集团各中心、各公司的公文处理工作。

第三条凡集团各中心，集团所属各公司的文件管理均适用

于本方法。

其次章职责

,第四条集团人力行政中心为集团公文的归口管理部门。

,第五条人力行政中心负责接收和处理红头文件及集团所属

各公司对集团领导的请示、报告，负责处理全部以集团名义上报、

下发的公文文件，并对集团各中心、各公司的公文处理工作负有

检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的各中心、

各公司、部门及个人依据规定进行相应惩处。

第六条各公司综合部负责本公司上报、下发文件的归口管

理，负责接收、处理、宣讲和落实集团转发的文件及集团下发的

规章制度、工作指令、通知、通报等文件。

第七条集团各中心、各公司依据业务须要，设置专职或兼

职行政专员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、

跟进落实和编号保管存档等工作；

笫八条集团各中心及集团所属各公司应当指派专人详细

负责公文处理工作，公司领导、各部门负责人、集团所属各公司

负责人应加强对本部门、本公司公文受理工作的领导和检查。

第九条发文资格

集团人力行政中心具备套红发文的主体资格，其它部门或单

位不得以集团名义或各公司名义套红发文。

第九条发文效力

公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但

非接收对象必需对该公文在接收对象的执行、落实时赐予支持。

第三章公文规范

第十条公文类型

一、公文的定义

（一）公文：指在集团公司经营管理过程中形成的具有管理

效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。

（二）公文处理：指公文编制、管理、整理、归档等一系列

相互关联、连接有序的工作。

（三）外来公文：指政府部门、行业协会等外来企事业单位

（转）发给集团公司的公文。

（四）内部公文：指在集团公司内部运用的公文，包括集团

下发的各项规章制度、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任

命、确定和阶段性规定等。

（五）上行文：是指集团所属各公司向集团职能管理部门请

示、工作汇报、反映状况、支配总结等公文，文种有“请示、报

告”。

1、请示：是集团所属各公司向集团职能管理部门请示某项

工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时运用的请

求性上行公文。

2、报告：是集团所属各公司向集团职能管理部门汇报工作、

反映状况、提出建议、回答上级询问的上行公文。

（六）下行文：是集团或集团职能管理部门向集团所属各公

司下发的文件，文种有“通知、通报、确定、批复”等。

（七）平行文：是指没有行政隶属关系或职能管理关系的集

团所属各公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有

“函

（八）公文管理：指集团各中心及集团所属各公司行政公文

管理。详细包括：集团下发的公文；集团所属各公司上报或下发

的公文；集团各中心上报或下发的公文；集团及集团所属各公司

对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。

（九）公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公

司机密平安。

第十一条公文种类

依据实际，公司日常运用公文种类有：

一、决议：适用于经董事会、高管办公会等重要会议探讨通

过的重要决策事项。

二、确定：适用于重要事项或重大行动的确定性支配。

三、通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位

的公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和须要周知或

共同执行的事项；任免和聘用干部；印发“规定”、“方法”、“细

则”等。

四、通报：适用于表彰先进，指责错误，传达重要精神或

状况。

五、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映状况，提出看

法和建议，答复上级单位询问。

六、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得

带请示问题。

七、批复：适用于答复下级单位请示事项。

八、函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问

题；向有关主管部门请求批准等。

九、会议纪要：适用于记载和传达会议状况和议定事项。

本集团公文分为通用性公文及规章制度类公文。如下表：

行文

公文类型公文形式流转方式

方向

下级单位向上级单位以公司名义行文

上

请示

行一般性公文集团、各公司内部各中心及各部门向本单位行

报告

文

业务线系统内下级部门向上级部门行文

通知（重要事项）、上级单位向下级单位以公司名义行文

红头文件

通报、确定、决议

各单位以公司名义向本集团各中心行文

下

行上级单位对下级单位，或公司对内部部门行文

文批示、批复、通知

一般性公文

（一般性通知）业务线系统内上级部门对下级部门的请示或

内报告的干脆批示、批复流转

部

上级单位或部门重要会议纪要向下级单位或

行

部门传递；

文

其

各公司重要会议向内部部门传递；

他

会议纪要会议纪要

公下级单位或部门重要会议纪要向上级单位或

文部门传递；

会议纪要不得越级或平行传递；会议纪要依据

须要发给相关人员

制

度制度、方法、条例、

类规定、标准、指引.红头文件各级单位内部运用的文件

公细则

文

上

行报告或请示红头文件以公司名义向政府机构提交请示或报告

外文

部

行

平

文与外部合作单位之公司的相关部门应工作须要与相关帮助或合

行对外工作联系函

间的工作联系函作单位之间的工作联系

文

第十二条公文形式与用途

一、红头文件（详见附件1）

1、公司发布的5级及以上人事任免文件，接受公文类型“通知”，以红头文件发布

2、涉及重大、重要、全局性的规章制度及通报，以红头发布

用途3、上级单位向下级单位或公司向内部部门下达的重要支配，或就重大事项作出确

定或决议，接受公文类型”通报、决议或确定”

4、以公司名义就特地事项向政府部门正式行文，接受公文类型”请示或报告”

1、各单位内设机构不得对政府部门正式行文请示或报告；

2、只有独立法人企业或办理工商注册的分公司，可以在授权范围内以本单位名义

运用规定

发布红头文件，其他单位须以上级有权发布红头文件的单位名义发布红头文

件。

二、一般性文件（详见附件2）

1、下级单位向上级单位，或业务线系统的下级部门向上级部门的请示、报告

用途2、上级单位向下级单位，或业务线系统的上级部门向下级部门的通知（一般性通

知）、批示、批复

1、请示、报告、批示、批复、通知（一般性通知）必需经过有效审批，由部门负

责人或单位负责人筌发；

2、请示应当一事一文，一般只写一个主送单位，须要同时送其他单位的，应当用

运用规定抄送形式。

3、业务线系统内的上级部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内，向下级部

门签发批示、批复，用于答复下级询问、说明政策措施或赐予工作指导的，同

时抄送下级部门所在单位的分管领导或负责人。

三、会议纪要（详见附件3）

1、会议纪要适用于记载和传达会议决策和重要事项支配以及决策督办

用途

2、会议纪要用于摘要记录会议主要发言人的发言，重要事项详细记录

会议纪要经过有效审批后可以作为下行文发布工作指令，下级重要会议纪要抄送上

运用规定

级单位或部门。

四、对外工作联系函（详见附件4）

用途对外工作联系函用于与合作伙伴、协作单位之间的工作联系和支配

运用规定对外工作联系函须经过有效审批，加盖公章后运用。

第十三条行文格式的规定

一、公文秘级管理

红头文件、一般性公文、会议纪要、对外联系函、规章制度

应分别标注“机密”、“隐私”、“一般”，秘级由发文单位在发文

时依据本规定认定。

秘级定义公文类型或形式

董事会决议或纪要；薪酬标准

和融投类规章；涉及投资决策

机密指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件财务与营运分析等重要信息的

请示、报告或批复、会议纪要

等文件

其他规章制度、会议纪要或其

隐私指所涉及内容不能向集团外无关人员透露的公文他重要事项的请示、报告、批

复、批示

一般事项的请示、报告、批复、

一般指非秘级文件

批示

二、紧急公文处理时效

为了加速对紧急事项的处理，公文分为“特急”、“紧急”和

“一般”。“特急”指应在2小时内完成全部审批程序并下达的公

文，“紧急”指应在发文24小时内完成审批程序并下达的公文,

“一般”指每道批准程序应在2天内完成审核审批的公文。对于

紧急公文，发文单位应另行通知并跟踪公文流程涉及的责任人立

刻处理。

三、红头文件和一般性公文标题

标题应当精确简要地概括公文的主要内容，并精确标明公文

种类，一般应当标明发文单位，标题中附法规、规章名称加书名

号外，一般不用标点符号。标题格式为：关于十核心内容十公文类

型，其中公文类型包括请示、报告、通告、通知、批复、决议、

确定等，详细见“公文形式与用途

四、主送单位

主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上,

起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，排列依

次力求相对统一。句上请示、报告公文，一般只有一个主送单位,

不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送

形式，向个人传达的文件因用呈、呈报、呈送。

五、纸型、封面、字号

（一）A4型纸（国标210nlmX297mm），厚度定量60—8Ug/nr。

（二）文件材料15页以内的一般不加封面，确需加封面的材

料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封

面可运用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案，加封面的材

料同时应加封底。

六、行文字号规范

（一）标题运用2号小标宋体加黑，顶行居中，标题段前段

后间距lCMo

（二）副标题居中排列，运用四号宋体加粗，破折号占2格。

“第一章，运用三号宋体加粗”“第一条，三号仿宋加粗”，标题

单独成行时，均无需标点。

（三）分标题字体运用“一、黑体3号”、“（一）楷体3号”

“1.仿宋3号”、“（1）仿宋3号”“①”均不加粗，正文3号

仿宋、首行缩进四个字符

（四）正文运用3号仿宋字体。每段文字前空两格，第2行

起均顶格。正文内含标题不得运用加粗或艺术字体，如行书、隶

书、细圆体等，以保持文面肃穆、整齐。

（五）结构层次依次序号为：“第一章”"第一条二“一、”

“（一）”，“1.①二正文章芍后条数按上文依次编号，

第一层次“一”后面跟的是顿号，其次层次“（一）”后面不能跟

标点符号，第三层次“1”后面跟的是小圆点第四层次（1）

后面不能跟标点符号。

（六）因制度较长按“章节”编写的文件格式为：“章节序号

+题目”居中，章节序号与题目间距2个字符。例：“第一章总

则:正文提行首行缩进两个字符排版。文件较简短的可视状况

取消“章”“条”序号，干脆用“一”序号起先编写。

（七）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随

文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可随表格略小。

（A）数字除戌文日期、部分结构层次序数和在词、词组、

惯用语、缩略语、具有修辞色调语句中作为词素的数字必需运用

汉字外，应当运用阿拉伯数字。

七、修改、套红、落款、盖印

（一）公文修改：公文修改在发起单位审批拟文稿（拟文稿）

正文上用修改符号做修改，保留修改痕迹及审批。

（二）公文套红：拟文部门将审批过后的拟办公文电子版与

审批拟文稿提交至人力行政中心行政部统一编制发文号并套红

下发。套红要求独立编号，下行文为上级单位文头，上行文为本

级单位文头。

（三）公文落款：公文落款为发起部门，盖章为发起单位部

门章，无部门章盖单位章，在正文后空两行，单位名称按印章全

称。成文日期中“0”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯

数“0”。最终一人字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3,

下1/3,左右居中，端正清楚。

八、页面设置、装订

（一）页面设置

1、为节约纸张，现统一公文页面，边距设置，建议双面打

印装订。页边距设置上3.7,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,

页脚L0cm,行距28磅，或每面排22行，每行排28个字。为避开

最终一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为

几张整页，但收缩行距不宜小于20磅。

2、页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下

边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘

7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字，双面印刷页码居

外侧，单面印刷页码居右侧。

（二）装订

一律左侧装订，订书针不多于两颗，钉离左侧边沿0.5cm,

上1颗钉于文件左边上3厘米垂直装订，另一颗订于文件下文第

四行垂直装订，装订要求上下订书针垂直对齐，端正无歪斜，页

面不出现重复打孔，不得平行装订。

第十四条、行文规则

一、行文应当确有必要，留意实效，坚持少而精。可发可不

发的公文不发，可长可短的公文要短。

二、凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，

原则上不再发文。

三、某项工作方针已经明确，执行过程中不须要实行新的措

施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，原则上不再发文。

四、发布相关制度或规定时，必需留意与已发布的同类制度

或规定相连接，内容不得抵触。若有新的规定，必需在发文时注

明对原发布制度或规定修改或废止，在已有的制度或规定未废止

前，原则上不得重复发布同类制度或规定。

五、集团各中心、各公司无权对上级政府机关干脆行文，该

类行文均应以公司或集团的名义。

六、集团公司的行文关系，应依据各自的隶属关系和职权范

围确定。

（一）集团可以对集团各中心、集团所属各公司行文。

（二）集团所属各公司在其职权范围内，可以相互行文，也

可以依据集团授权，向其他各公司职能部门行文，套红文件严格

遵守相关规定。

（三）集团所属各公司各职能部门向其他各公司业务部门的

行文，应当同时抄送本公司行政部，须要集团审批或备案的，抄

报集团人力行政中心；

（四）集团所属各公司及人员一般不得越级行文；因特殊状

况必需越级行文时，应当同时抄送被越过的上级公司部门或领

导。

（五）集团各中心、所属各公司、各部门可以联合行文。

（六）集团所属各公司、各部门不能干脆向集团董事长报送

公文，均须通过集团总裁办审批。

七、其他规定

（一）主送单位、抄送单位、抄报单位应当运用全称或规范

化简称、统称；

（二）集团向各公司发文，仅发至二级公司综合部，由综合

部转达流转；如传达不畅，收发部刚好由该部门负责。

（三）各公司向集团行文须以单位名义行文；

（四）未登记注册的公司，发布红头文件时须在拟注册公司名

后加注“筹”字。

（五）公文如有附件，应当在正文之后注明附件依次和名称。

（六）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、

词组、惯用语、缩略词、具有修辞色调语句中作为词素的数字必

需运用汉字外，应当运用阿拉伯数字。

（七）文字从左至右横写、横排，公文中正文的文字均为黑色。

（A）抄送/抄报指除主送单位外须要执行或知晓公文的其他

单位或负责人。

（九）拟稿人必需在发文审批单中明确标注公文实施详细发文

时间。

第四章发文流程与规定

第十五条发文流程

一、发文流程是指行文单位或部厂名义制定公文的过程，一

般包括公文的拟稿、文审、编号、缮印、校对、用印、登记、分

发、归档程序。

（一）集团人力行政中心为发文管理部门，全部发文依据集

团人力行政中心“发文流程”进行：

（二）集团所属各公司、各部门可针对本公司部门状况提出

业务需求，自行拟订公文，并填写《拟稿发文审批表》。

（三）集团人力行政中心或集团所属各公司综合部依据相关

制度对初稿的行文、内容进行审核。如须要会签的可组织相关部

门进行会签，拟稿部门依据会签看法修改完善公文。

（四）对须要集团董事长或集团所属各公司总经理审批的公

文，集团人力行政中心或集团所属各公司综合部依据公文规范要

求审核正式公文，报总裁办。

二、拟稿：

（--）非部门业务范围的综合性重要文件，由集团公司人力

行政中心拟稿；内容属各部门业务范围内的文件，由部门拟稿；

相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。

（二）拟稿的基本要求：

1.符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合

集团公司的章程及有关规定；

2.文稿必需状况的确、观点明确、表达精确、结构严谨、

条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确；

3.公文的文种应当依据行文目的、发文公司的职权和与主

送公司的行文关系确定；

4.人名、地名、数字、时间、引文、印发及抄送范围精确;

5.拟稿必需符合集团公司公文格式要求。

（三）核稿：

以集团名义发文的由集团人力行政中心负责人核稿；以集团

各中心名义拟稿的由中心负责人核稿；集团所属各公司名义发文

的由经理或公司分管领导核稿；相关公司部门联合行文，由主办

部门负责人或公司主管领导核稿。

（四）核稿的重点：

L内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复

或冲突；

2.涉及其他公司或部门的问题是否协商一样；

3.文种运用是否妥当；

4.文字表达是否精确，格式是否规范；

5.是否符合行文规则和拟稿的其它要求。

6.提交《发文审批表》扫描件。

（五）审批：

按审批流程及权限逐级审批，联合行文的公司部门应予会

签，再送相关领导审批。

（六）签发：

以集团名义行文，由董事长或其授权人员签发，以集团人

力行政中心或集团其他部门名义行文，由董事长助理签发；以

董事长或总经理名义行文，由其本人签发；以集团所属各公司

名义行文，由公司分管领导签发，特殊行文按规定权限上报集

团签发。

L签发权限：

（1）涉及集团管理制度、方法及规定性文件，由集团董事长

签发；

（2）集团重要对外文件（如对政府函件），由集团董事长签发;

（3）集团所属各公司重要对外文件（如对政府函件），由集团

董事长签发；

（4）集团总部各职能部门间知会性函件，由董事长助理签发;

（5）集团所属各公司对内发文，涉及业务方面的，由集团分

管领导签发；

（6）集团所属各公司对内发文，由该公司总经理签发；

（7）人事任免通知，按人事管理权限签发。

2.文稿经签发后，即成定稿，原则上不得再做修改，若确需

修改，需征得签发人同意。

3.签批公文应运用碳素墨水钢笔或签字笔，不得运用铅笔、

彩色笔及圆珠笔等。

（七）缮印：

以集团及集团各中心名义行文，由集团人力行政中心负责打

印；以集团所属各公司名义行文，由该公司综合部负责打印。

（八）用印：

以集团及集团各中心名义行文，由集团人力行政中心负责申

请盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；由各公司综合部负

责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管

理。

第十六条发文处理程序

一、拟文稿及核稿流程

（一）凡涉及部门业务工作的文件由相应业务部门负责撰写；

（二）涉及多个部门的文件，由涉及内容最多的部门牵头撰写,

相关部门供应材料协作；

（三）拟稿人应事先向中心/部门负责人提出口头申请，获准

后，方可草拟公文。

（四）文稿拟就后，拟搞人报本中心/部门负责人核稿，核稿

后由拟稿人向人力行政中心行政部办理文审手续，人力行政中心

行政部应在原稿上加盖文审印章并登记。

二、文审审批流程及权限

（一）集团红头文件：拟稿人一中心负责人审核一分管副总审

核一董事长签发。

（二）集团一般性公文、会议纪要：拟稿人一中心负责人审核

一分管副总签发。

（三）各公司红头文件、一般性公文及会议纪要（预算内费用、

5级及以下人事变动）：拟稿人一部门负责人审核一综合部经理

审核一公司总经理签发。

（四）各公司红头文件、一般性公文及会议纪要（预算外费用、

5级及以上人事变动、对外公布的红头文件）：拟稿人一部门负

责人审核一公司总经理审核一业务线分管中心负责人审核一分

管副总审核或签发一董事长签发（依据集团权责表规定）。

（五）对外联系函：拟稿人一部门负责人审核一综合部审核一

人力行政中心行政部负责人审核一中心负责人/公司总经理审核

一分管副总审核一总裁办签发。

三、发文流程

（一）拟文部门将签发完毕的拟文稿、修改后的定稿、定稿电

子档及发《发文审批表》送人力行政中心行政部审核。

（二）审核中人力行政中心行政部不得将送审定稿内容进行修

改，对涉及公文标准用语的内容进行建议，如定稿内容出现严峻

错误由拟文部门负责。

（三）人力行政中心行政部收稿后对文号、格式、字号、章节、

排序、主题词、发文范围、日期进行审核，如不规范需拟文部门

因尽快重新调整，以免延长发文时间，如出现多处明显错误人力

行政中心行政部有权将其退回重新发起校对，修改。核稿确认后

由核稿人签字，并进行缮印、用印、装订、编号、登记、套红流

程并在1个工作日之内后下发，延误或遗忘文件下发由相关执行

人担当责任。

（四）因被退回修改而延误发文流程的，拟文部门相关修改执

行人担当责任。

（三）发文编号由人力行政中心行政部按公文编号要求，依年

份、流水号码一文一号编列。

（四）人力行政中心行政部通过企业邮箱，将签批完毕后的《发

文审批表》进行扫描，定稿及其附件的电子档设置为限制编辑或

加密版后，发至相关人员处。

第五章公文编号

第十七条拟文号、发文号编制

一、拟文号是文审过程中运用的文号，文审结束后，由发文

号代替拟文号。

二、发文号是文件套红下发专用编号，由集团人力行政中心

统一编制，发文时拟文号替换为发文号。

三、拟文号由人力行政中心行政部归口管理，各公司拟文号

由各综合部归口管理，拟稿人员文审前由归口管理部门统一编制

拟文号。

四、拟文号编制方法：LFGJT-2014-001（集团人力行政中心

2014年第1份文件），文件依次号:001,002,003……以此类

推。如进入下一个年份则文件依次号从001起先编起，如

2013-001o便于管理保存。全部文本依依次排号，发文后人力行

政部存档。

五、拟文编号原则：

LFGJT-2013XXXX

I------------XXXX为该文件在本年度的编号

---------------------2013为该文件发文所属年度

--------------------------------JT为“集团”两个字的拼音简写（表示文件适用

于集团各分子公司），DB为“担保”简写，JJ

为“基金”简写