某游泳俱乐部行政办公流程制度

某游泳俱乐部行政办公流程制度

第一章总则第一条为规范某游泳俱乐部（以下简称“俱乐部”）行政办公流程，提高办公效率，保障俱乐部运营有序，提升服务会员水平，依据国家相关法律法规及俱乐部实际经营情况，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部全体员工及各部门行政办公活动，涵盖日常事务、文件管理、会议组织、物资采购、人事管理、财务报销、安全应急等领域。第三条行政办公流程应遵循以下原则：（一）依法合规原则：严格遵守国家法律法规及俱乐部各项规章制度，确保办公活动合法有序；（二）高效便捷原则：优化流程设计，减少冗余环节，提升办公效率，为员工及会员提供优质服务；（三）责任明确原则：明确各流程环节的责任人及职责，确保工作落实到位；（四）公开透明原则：关键流程及决策信息按规定公开，接受员工监督，保障俱乐部运营透明度；（五）服务导向原则：以会员需求为核心，行政办公活动需支撑俱乐部业务发展，提升会员满意度。第二章日常办公事务流程第四条考勤管理流程（一）考勤方式：全体员工实行指纹打卡考勤，工作日上午8:30前、下午17:30后各打卡一次；泳池运营岗、会员服务岗按轮班制度执行，由部门负责人每日登记考勤情况。（二）迟到早退处理：迟到或早退10分钟以内，每次扣当月绩效工资50元；10-30分钟，每次扣100元；超过30分钟不足1小时，按旷工半天处理；超过1小时按旷工1天处理。旷工1天扣3倍日工资，月累计旷工3天及以上，俱乐部有权解除劳动合同。（三）忘打卡处理：员工忘打卡需当日填写《忘打卡申请表》，经部门负责人签字确认后交行政部备案，每月忘打卡不超过2次不予处罚，超过2次每次扣20元。（四）考勤统计：行政部每月5日前统计上月考勤情况，报财务部作为工资核算依据。第五条请假管理流程（一）请假类型：包括事假、病假、年假、婚假、产假、丧假等，具体假期天数及待遇按国家规定及俱乐部《人事管理制度》执行。（二）请假流程：1.员工请假需提前填写《请假申请表》，注明请假类型、天数、事由及工作交接人；2.事假1天以内由部门负责人审批，1-3天由部门负责人审核后报行政部经理审批，3天以上报总经理审批；3.病假需附二级以上医院诊断证明，审批流程同事假；4.紧急情况无法提前申请的，需在请假当日上午8:00前电话向部门负责人请假，并于复工后1日内补办手续；5.请假申请经审批后交行政部备案，未按规定办理手续的按旷工处理。第六条办公用品申领流程（一）申领时间：每周一、周三下午14:00-17:00为办公用品申领时间；（二）申领流程：1.员工填写《办公用品申领表》，注明所需物品名称、数量及用途；2.部门负责人审核，确认申领物品为工作必需；3.行政部核对库存，库存充足的当场发放，不足的登记后统一采购，到货后24小时内通知申领人领取；4.申领人签字确认领取物品；（三）库存管理：行政部每月底盘点办公用品库存，根据消耗情况制定下月采购计划，确保库存充足且不积压。第七条会员投诉处理流程（一）投诉接收：行政部负责接收会员投诉，包括电话、邮件、现场投诉等，即时登记《会员投诉登记表》，内容包括投诉人姓名、联系方式、投诉事项、发生时间及地点。（二）投诉处理：1.行政部根据投诉事项归属，1小时内转至相关责任部门（如泳池运营部、客服部）；2.责任部门接到投诉后，24小时内联系会员，核实情况并提出解决方案；3.责任部门将处理结果反馈行政部；（三）回访与总结：行政部在处理完毕后3日内回访会员，确认满意度；每月汇总会员投诉情况，分析共性问题，提出改进措施，报总经理备案。第三章文件与档案管理流程第八条收文流程1.行政部负责签收外部来文（包括纸质文件、邮件、传真等），即时登记《收文登记簿》，内容包括来文单位、文号、标题、收到日期、经办人；2.行政部经理对来文进行初审，提出拟办意见（如转某部门承办、呈总经理批示等）；3.按拟办意见呈相关领导批示；4.承办部门根据领导批示处理，处理完毕后将结果书面反馈行政部；5.行政部将文件及处理结果归档保存。第九条发文流程1.承办部门拟写文件初稿，内容需明确发文事由、主送单位、抄送单位、具体要求等；2.部门负责人审核文件内容的准确性与合理性；3.行政部审核文件格式规范性（包括字体、字号、编号、落款等）；4.总经理或分管领导签发文件；5.行政部对文件进行编号印发，登记《发文登记簿》；6.将文件分发至相关单位或部门，留存一份归档；7.重要文件需在俱乐部内部公告栏或OA系统发布。第十条档案管理流程（一）档案分类：俱乐部档案分为行政档案（规章制度、会议纪要等）、人事档案（员工简历、劳动合同等）、财务档案（会计凭证、报表等）、会员档案（会员信息、服务记录等）、赛事档案（赛事策划、成绩统计等）五大类。（二）归档要求：各部门每月5日前将上月需归档文件整理成册，交行政部；行政部按分类标准编号归档，确保档案完整有序。（三）档案查阅：员工查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后交行政部；行政部核对信息，安排查阅，查阅过程需有行政人员陪同，不得涂改损坏档案。（四）档案借阅：员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经行政部经理审批；借阅期限不超过7天，到期需归还，如需续借需重新申请；借阅档案不得带出俱乐部办公区域（特殊情况需总经理审批）。（五）档案销毁：档案保管期满需销毁的，行政部填写《档案销毁申请表》，经总经理审批后，由行政部与财务部共同监督销毁，留存销毁记录。第四章会议管理流程第十一条会议筹备流程1.会议发起部门确定会议主题、时间、地点、参会人员、议程，填写《会议筹备申请表》，部门负责人审核；2.行政部根据申请表安排会议室，提前1天通知参会人员（注明时间、地点、议程及需准备材料）；3.会议发起部门准备会议材料，行政部准备会议用品（纸笔、投影仪、茶水等）；4.行政部在会议前30分钟检查会议室设备是否正常，材料是否齐全。第十二条会议召开流程1.主持人宣布会议开始，介绍主题及议程；2.参会人员按议程发言，主持人把控时间，引导讨论方向；3.记录员做好会议记录，包括议题、讨论内容、决议事项、责任人及完成时间；4.主持人总结会议决议，确认参会人员无异议后宣布结束。第十三条会议纪要流程1.记录员在会议结束后24小时内整理《会议纪要》，准确反映决议及责任人；2.会议发起部门负责人审核《会议纪要》；3.行政部将《会议纪要》分发至参会人员及相关部门；4.行政部跟踪决议事项落实情况，每月汇总反馈总经理；5.《会议纪要》归档保存，作为绩效评估依据。第五章物资采购与资产管理流程第十四条物资采购流程（一）采购申请：部门因工作需要采购物资时，填写《采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预算、用途，部门负责人审核；（二）审批流程：采购预算金额≤5000元，行政部经理审批；＞5000元，报总经理审批；（三）采购执行：行政部按审批意见采购，优先选择合作供应商，确保质量与价格合理；金额＞10000元的采购需组织招标，由行政部与财务部共同监督；（四）验收：物资到货后，行政部与申请部门共同验收，填写《验收单》；验收不合格的联系供应商退换；（五）入库：验收合格后，行政部登记《库存登记簿》，办理入库；（六）付款：行政部将《采购申请表》《验收单》《发票》交财务部，按财务流程付款。第十五条资产管理流程（一）资产登记：行政部对固定资产（电脑、打印机、泳池设备等）建立《固定资产台账》，注明名称、规格、购置日期、价值、使用部门、责任人；（二）资产领用：员工领用固定资产需填写《资产领用表》，经部门负责人审批，行政部登记领用信息；（三）资产维护：使用部门负责日常维护，故障及时报行政部维修；行政部建立《资产维修记录表》跟踪进度；（四）资产盘点：行政部每季度组织资产盘点，与财务部核对台账，确保账实相符；发现缺失或损坏的，查明原因追究责任；（五）资产处置：资产报废或转让需填写《资产处置申请表》，经总经理审批后，行政部办理处置手续，财务部核销台账；处置收入上缴财务部。第六章人事行政流程第十六条招聘流程1.用人部门填写《招聘需求表》，注明岗位名称、职责、任职要求、人数，部门负责人审核；2.行政部发布招聘信息（招聘网站、社交媒体等）；3.行政部筛选简历，通知面试；4.面试流程：部门负责人初试（专业技能）、行政部复试（综合素质）、重要岗位总经理终试；5.确定录用人员后，行政部发放《录用通知书》；6.录用人员按要求办理入职手续。第十七条入职流程1.新员工入职当日，行政部核对身份证、学历证书、健康证明等原件，收取复印件；2.新员工填写《员工信息登记表》，签订劳动合同及保密协议；3.行政部发放《员工手册》，介绍规章制度、企业文化；4.带领新员工熟悉办公环境及同事；5.安排岗位培训（用人部门负责，内容包括岗位职责、工作流程等）；6.行政部办理考勤卡、办公用品领用手续；7.入职一周内，行政部回访新员工，了解适应情况。第十八条培训流程1.行政部每年初制定年度培训计划（入职培训、技能培训、安全培训等），报总经理审批；2.培训前通知参训人员时间、地点、内容，准备培训材料；3.培训由内部讲师或外部专家授课；4.培训结束后组织考核，结果记入员工档案；5.行政部整理培训资料归档，每季度总结培训效果调整计划。第十九条离职流程1.员工提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请书》，部门负责人进行离职谈话，填写《离职谈话记录》；2.部门负责人审核《离职申请书》，交行政部；3.行政部通知员工办理离职交接：a.工作交接：填写《工作交接清单》；b.物资交接：归还办公用品、固定资产等，填写《物资交接清单》；c.财务交接：结清借款、报销等，填写《财务交接清单》；4.所有交接清单签字确认后，行政部办理劳动合同解除手续，开具离职证明；5.财务部当日结清员工工资；6.行政部将离职员工资料归档保存。第七章财务报销流程第二十条报销准备员工报销需收集正规发票（注明俱乐部全称、税号、日期、内容、金额），填写《报销单》，注明事由、金额、附件张数，粘贴好发票及相关凭证（如行程单、招待申请单等）。第二十一条报销审核1.部门负责人审核：确认事由真实、金额合理，与工作相关；2.行政部审核：确认附件齐全、填写规范；3.财务部审核：确认发票合规、金额计算正确，符合财务制度。第二十二条报销审批1.报销金额≤1000元，财务部经理审批；2.报销金额＞1000元，报总经理审批；3.招待费、差旅费报销需附提前审批的《招待申请单》《出差申请表》，否则不予审批。第二十三条报销付款财务部按审批意见付款，现金支付≤500元，银行转账＞500元；报销时间为每周五，逾期顺延至下一周。第八章安全与应急管理流程第二十四条日常安全检查流程1.行政部每日检查办公区域：门窗关闭、电器断电、消防设施完好、通道畅通；2.每周联合泳池运营部门检查泳池区域：救生设备齐全、水质达标、防滑措施到位、警示标志清晰；3.每月组织全面安全检查，填写《安全检查记录表》，发现问题及时整改；4.每季度组织消防演练，提高员工应急能力。第二十五条应急事件处理流程（一）火灾应急：1.发现火情立即拨打119，报告行政部经理及总经理；2.组织人员按疏散路线疏散（优先疏散会员），使用灭火器初期灭火；3.配合消防部门救援；4.事后调查原因，总结教训，完善消防措施；（二）人员受伤应急：1.立即拨打120，报告行政部；2.安排专人陪同就医，保留医疗单据；3.记录事件经过，