会议会务服务合同

会议会务服务合同第一条合同主体1.1甲方（委托方）：________________________统一社会信用代码：________________________住所：____________________________________法定代表人：__________（身份证号：XXX……XXX）联系电话：XXX……XXX1.2乙方（受托方）：________________________统一社会信用代码：________________________住所：____________________________________法定代表人：__________（身份证号：XXX……XXX）联系电话：XXX……XXX1.3双方确认，上述信息真实、有效，若因信息不实导致无法送达或行政处罚，由信息提供方承担全部责任。第二条会议基本信息2.1会议名称：________________________________________2.2会议性质：□内部工作会□学术论坛□产品发布□培训□其他：__________2.3会议时间：____年__月__日__时至____年__月__日__时，共__天__夜2.4会议地点：________________________________________2.5预计规模：主会场___人，分会场___人，线上并发___人2.6会议语言：□中文□英文□同声传译___语种2.7会议目标：________________________________________2.8特殊限制：□涉密□涉外□需公安报备□需消防检查□需食药监备案第三条服务范围与标准3.1会前服务3.1.1策划：乙方应在合同生效后3个工作日内提交《会议执行策划书》，内容包括但不限于流程表、场地动线图、风险清单、应急预案、费用明细。3.1.2报批：如会议需向公安、消防、外事、卫健委等部门报备或报批，由乙方在收到甲方授权文件后5个工作日内完成，并取得有效回执。依据《大型群众性活动安全管理条例》第11条，乙方对报批材料的合法性、真实性负全部责任。3.1.3邀约：若甲方委托乙方邀请嘉宾，乙方应提供拟邀名单、职务、联系方式（脱敏），经甲方书面确认后方可发出邀请函；因嘉宾个人原因无法出席，乙方应在24小时内提供替代方案。3.1.4视觉：乙方负责主视觉、延展物料、胸卡、手册、签到背景板、指引系统的设计，样稿需经甲方书面确认。甲方应在收到样稿后2个工作日内一次性提出修改意见，逾期视为确认。3.1.5住宿：乙方负责预订房间不少于会议预计人数的110%，预留房型升级额度10%，并确保酒店与主会场车程≤30分钟。酒店星级不得低于甲方要求，且须具备《公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证》。3.2会中服务3.2.1签到：乙方应配置人脸识别、二维码、RFID三种签到方式并行，确保峰值3000人/小时通行无拥堵；签到数据实时同步至甲方指定服务器，延迟≤5秒。3.2.2现场管理：乙方须设总控台1处、分控台不少于3处，配备对讲机≥30部，频道隔离；现场执行人员与参会人员比例≥1:15，统一着装并佩戴明显标识。3.2.3设备：乙方负责LED屏、灯光、音响、同传、直播、录播、AR/VR、全息、云摄影等设备。LED屏点间距≤P2.5，亮度≥800nit；音响声压级≥103dB，频响50Hz–18kHz；同传发射机满足ISO20108:2017标准；直播推流码率≥6Mbps，支持4K/60fps。3.2.4茶歇：乙方提供的茶歇须符合《食品安全法》第53条，供应商具备《食品经营许可证》，留样48小时；每100人配置独立分餐夹不少于20个，配置公勺公筷；过敏原标识清晰。3.2.5医疗：现场须设医疗点2处，配备执业医师1名、执业护士2名、AED1台、急救箱2套、应急救护车1辆常驻外场，响应时间≤3分钟。3.2.6防疫：乙方须按《新型冠状病毒肺炎防控方案（最新版）》及会议举办地防控政策，制定防疫方案，配置一次性医用口罩、免洗手消、核酸抗原试剂、临时隔离室；若因政策突变需全员核酸，乙方应在4小时内完成采样点布设。3.3会后服务3.3.1撤场：乙方应在会议结束后3小时内完成撤场，并提交《场地原状恢复确认单》，由场地方、甲方、乙方三方签字。3.3.2数据：乙方应在撤场后24小时内移交完整数据包，含签到原始数据、现场照片、直播录像、同传录音、问卷统计、发票复印件、报销单据电子版。3.3.3总结：乙方应在会议结束后5个工作日内提交《总结报告》，含目标达成率分析、参会满意度（NPS≥60为合格）、供应商评价、改进建议。3.3.4资料保存：乙方应将所有音视频资料保存不少于3年，甲方有权随时调用；若乙方未履行保存义务，甲方有权按资料重要性每GB扣减服务费人民币500元。第四条费用与结算4.1合同含税总价：人民币（大写）________________元，（小写）￥__________元。4.2价格构成：详见附件《费用明细表》，包括但不限于场地费、设备费、人员费、物料费、报批费、保险费等；除非发生本合同约定的变更，否则为固定总价。4.3付款节点4.3.1预付款：合同生效且甲方收到乙方开具的合法增值税专用发票后7个工作日内，甲方向乙方支付合同总价的40%作为预付款。4.3.2中期款：乙方完成会前服务并经甲方书面确认后，甲方在收到发票后7个工作日内支付30%。4.3.3尾款：乙方完成全部服务且经甲方书面验收合格后，甲方在收到发票后15个工作日内支付剩余30%。4.4发票要求：乙方须开具税率为6%的增值税专用发票，发票内容须与合同、付款节点一致；若乙方未按约定开具发票，甲方付款期限相应顺延且不承担违约责任。4.5汇率与税费：若会议涉及境外支付，汇率以付款当日中国银行外汇牌价中间价为准；因国家税率调整导致乙方成本增加，双方应另行协商，协商不成则适用原税率。第五条双方权利义务5.1甲方权利5.1.1对乙方提交的策划、设计、预算、供应商名单有最终审核权。5.1.2有权随时对服务过程进行监督、检查、拍照、录像，并提出整改意见。5.1.3对乙方违约行为有权要求限期整改、扣减服务费、解除合同并索赔。5.2甲方义务5.2.1按合同约定时间支付费用，逾期每日按应付未付金额的0.05%支付违约金，但累计不超过应付金额的5%。5.2.2在会议开始前10个工作日向乙方提供最终参会名单、嘉宾信息、特殊饮食需求、保密要求等必要资料，并对资料合法性负责。5.2.3负责会议内容审核，确保不违反《著作权法》《广告法》《网络安全法》等相关规定；因内容违法导致的行政处罚、侵权纠纷，由甲方承担全部责任。5.3乙方权利5.3.1按合同约定收取服务费，甲方逾期付款超过15日，乙方有权暂停服务并要求甲方承担因此产生的额外费用。5.3.2因甲方要求变更导致费用增加或工期延长，乙方有权要求签订补充协议并追加费用。5.3.3在紧急情况下，为保障人身安全或财产安全，乙方可采取合理应急措施，并及时报告甲方，甲方应予以认可并承担相应费用。5.4乙方义务5.4.1遵守《民法典》第三编合同编、第七编侵权责任编及《消费者权益保护法》《安全生产法》等法律法规，确保服务合法、安全、合规。5.4.2对甲方提供的所有资料、数据、商业秘密负有保密义务，保密期限自合同生效之日起至合同终止后5年；若违反保密义务，乙方应向甲方支付合同总价30%的违约金，并赔偿因此给甲方造成的全部损失。5.4.3乙方应为其员工、外包人员、供应商购买人身意外险（保额≥人民币100万元/人）、公众责任险（保额≥人民币1000万元/次），并在合同签订后5个工作日内将保单复印件加盖公章交甲方备案。第六条变更与解除6.1变更6.1.1任何一方需变更会议时间、规模、地点、内容、服务标准，应提前7个工作日以书面形式提出，经双方协商一致后签署《变更确认单》。6.1.2因变更导致费用增减，双方应在《变更确认单》中明确调整金额及结算方式；若变更导致费用增加超过合同总价10%，甲方有权重新招标，乙方应无条件配合交接。6.2解除6.2.1甲方无故解除合同，应支付乙方已完成部分的费用，并赔偿乙方因此遭受的直接损失，但赔偿总额不超过合同总价的30%。6.2.2乙方无故解除合同，应退还甲方已支付的全部款项，并支付合同总价30%的违约金；若甲方实际损失高于违约金，乙方仍应补足差额。6.2.3因不可抗力导致合同无法履行，双方可协商解除合同，已发生的费用由双方各承担50%，后续费用不再支付；不可抗力认定适用《民法典》第180条及《合同法司法解释（二）》第26条。第七条知识产权与肖像权7.1乙方为履行本合同制作的策划案、设计稿、音视频、软件、程序、代码、数据库等成果，其著作权归属按以下方式执行：7.1.1甲方提供原始素材形成的成果，著作权归甲方所有；7.1.2乙方独立创作且未使用甲方素材的成果，著作权归乙方所有，但甲方享有该次会议范围内的永久、免费、不可撤销的使用权；7.1.3双方共同创作的成果，著作权按贡献比例共同享有，任何一方对外使用、授权、转让须经另一方书面同意。7.2参会人员肖像权：乙方如需对参会人员进行拍摄、直播、录像、采访，应在签到环节以显著方式告知并取得书面同意；未取得同意而进行商业使用的，由乙方承担全部侵权责任。第八条保密条款8.1保密信息包括但不限于会议内容、嘉宾信息、商业计划、技术资料、财务数据、合同文本、报价单、音视频资料。8.2双方仅可在履行本合同目的范围内使用保密信息，不得向任何第三方披露，但以下情形除外：8.2.1已公开或可公开获得的信息；8.2.2从第三方合法取得且无保密义务的信息；8.2.3法律法规、证券交易所规则或法院、仲裁机构、政府部门要求披露的信息，但披露方应提前3个工作日书面通知另一方。8.3违约泄密方应赔偿守约方因此遭受的全部直接损失及可预见的间接损失，包括但不限于商誉损失、律师费、公证费、调查费。第九条违约责任9.1乙方未按约定时间、质量完成服务，每逾期1小时，应向甲方支付合同总价0.5%的违约金；逾期超过4小时，甲方有权拒付当期服务费并要求乙方赔偿实际损失。9.2乙方提供食品、饮品不符合食品安全标准，造成食物中毒或其他人身损害，除按《食品安全法》第148条承担十倍赔偿外，还应向甲方支付合同总价20%的违约金。9.3甲方逾期付款，每逾期1日按应付未付金额0.05%支付违约金；逾期超过30日，乙方有权提起诉讼或仲裁，并要求甲方承担实现债权的费用。9.4任何一方违反知识产权、肖像权、保密条款，应向守约方支付合同总价30%的违约金；若违约金不足以弥补损失，违约方仍应补足差额。第十条不可抗力与应急事件10.1不可抗力系指不能预见、不能避免且不能克服的客观事件，包括但不限于地震、台风、水灾、火灾、战争、暴动、政府行为、疫情封控、黑客攻击、骨干网中断。10.2受不可抗力影响一方应在事件发生后3个工作日内书面通知另一方，并在合理期限内提供不可抗力证明（如政府公告、气象报告、事故鉴定书）。10.3不可抗力持续超过30日，任何一方可书面通知对方解除合同，双方按已履行部分结算费用，互不承担违约责任。10.4应急事件：会议期间发生设备重大故障、食品安全事故、医疗急救、火灾、恐袭、群体性事件，乙方应立即启动应急预案，并在15分钟内向甲方及政府主管部门报告；因乙方未履行应急义务导致损失扩大，乙方应就扩大部分承担全部赔偿责任。第十一条保险与赔偿11.1乙方应在会议开始前3个工作日向具有经营资质的保险公司投保，险种及最低保额如下：11.1.1公众责任险：人民币1000万元/次，每次事故每人赔偿限额人民币100万元；11.1.2雇主责任险：人民币100万元/人；11.1.3设备财产险：按设备重置价值投保；11.1.4食品安全责任险：人民币500万元/次。11.2乙方应将甲方列为共同被保险人，保单须载明“放弃代位追偿”条款。11.3发生保险事故，乙方应在1小时内向保险公司报案并同步抄送甲方；因乙方迟延报案导致拒赔，乙方应在保险拒赔范围内先行赔付甲方。11.4任何保险赔偿不足以弥补甲方损失的部分，由乙方继续承担赔偿责任。第十二条数据与个人信息保护12.1双方应遵守《个人信息保护法》《数据安全法》及相关国家标准（GB/T352732020）。12.2乙方收集的参会人姓名、身份证号、手机号、面部特征、行程轨迹等属于敏感个人信息，乙方应在收集前取得参会人单独同意，并采取加密、去标识化、分级存储、最小权限访问等措施。12.3乙方不得将参会人数据用于本合同约定之外的任何目的，不得向第三方共享、转让、公开披露；确需委托第三方处理的，应事前进行个人信息保护影响评估，并与第三方签署不低于本合同保密标准的协议。12.4合同终止或会议结束后15日内，乙方应删除或匿名化处理全部个人信息，并向甲方出具《数据删除报告》；甲方有权委托第三方进行审计，审计费用由乙方承担。12.5因乙方违反数据保护义务导致行政处罚、民事索赔、集体诉讼，乙方应承担全部责任，并赔偿甲方因此遭受的全部损失，包括但不限于罚款、律师费、和解金、商誉损失。第十三条反商业贿赂与合规13.1双方应遵守《反不正当竞争法》《刑法》第163条、第164条及《联合国反腐败公约》。13.2甲方或其工作人员不得以任何名义向乙方或其工作人员索要、收受回扣、佣金、有价证券、贵重物品、旅游、娱乐、就业机会、股权等不当利益。13.3乙方或其工作人员不得向甲方或其工作人员、政府官员、嘉宾提供、承诺或默许上述不当利益。13.4若一方发现对方存在商业贿赂行为，可立即终止合同并追究违约责任；违约方应支付合同总价20%的违约金，并赔偿因此给对方造成的全部损失。13.5双方应建立合规举报渠道，设立专用邮箱XXX@XXX