财务部月度报销流程规范

财务部月度报销流程规范为规范公司月度费用报销管理，确保流程合规高效、财务数据真实准确，结合公司财务管理制度及实际运营需求，特制定本月度报销流程规范，明确各环节操作要求与注意事项，供全体员工及相关部门遵照执行。一、报销前期准备报销人需在报销前完成以下准备工作，确保报销基础资料合规、完整：（一）票据整理与合规性检查收集业务发生对应的原始票据（发票、收据、行程单等），逐一核对票据要素：发票需为合法有效凭证，可通过税务系统查验真伪（电子发票可登录全国增值税发票查验平台核对）；票据抬头需与公司全称一致，日期需在业务发生当月或合理追溯期内（特殊情况需附说明）；票据内容需清晰完整，发票需加盖开票方发票专用章，收据需加盖收款方财务章或公章；同一业务事项的票据需集中整理，避免拆分或重复提交。（二）报销单填写规范按公司统一格式填写《费用报销单》（或线上报销系统填单），需注意：填报项目（如差旅费、办公费、招待费等）需与费用实际用途一致，不得混淆归类；金额栏需填写大小写金额，且大小写必须一致，小写金额需以“￥”开头；事由栏需简要说明业务背景（如“X月X日部门会议招待客户”“X月X日北京出差交通费”），必要时附业务说明或审批单；附件张数需如实填写，票据需按类别、时间顺序整齐粘贴（粘贴单需与报销单尺寸匹配，避免折叠、覆盖关键信息）。（三）电子台账登记（如需）若部门要求提前登记报销台账，需在提交纸质/电子报销资料前，完成《月度报销台账》的填写，台账需包含报销日期、费用类型、金额、事由、票据张数等信息，确保与报销单内容一致，便于部门初审核对。二、报销提交与部门初审完成前期准备后，报销人需按以下要求提交报销资料，并通过部门初审：（一）提交时间与方式月度报销需在每月25日17:00前（遇节假日顺延至节后第一个工作日）提交至部门初审人，提交方式为：线下提交：将纸质报销单（附票据）及电子台账（如需）提交至部门初审人；线上提交：通过公司OA系统/财务报销平台上传报销单扫描件、票据照片及电子台账，同时同步纸质资料（特殊情况经财务确认可暂缓纸质提交，但需在付款前补齐）。（二）部门初审内容部门负责人或指定初审人需在1个工作日内完成初审，重点核查：票据与业务的关联性：费用是否为部门正常业务支出，事由是否清晰合理；资料完整性：报销单填写是否规范，票据是否齐全、粘贴是否合规；预算符合性：费用是否在部门月度预算范围内（预算外支出需提前完成特批手续，附审批单）。初审通过后，初审人需在报销单上签字确认，转交财务部；若初审不通过，需及时反馈报销人，要求在2个工作日内补充完善后重新提交。三、财务部门审核财务部收到初审通过的报销资料后，分两级审核：（一）会计初审会计需在2个工作日内完成以下审核：1.票据合规性复核：再次查验票据真伪，核对票据抬头、日期、金额、盖章等要素，剔除重复报销、虚假票据、要素不全的票据（需注明原因并退回报销人）；2.金额与归属核对：核对报销单金额与票据合计金额是否一致，费用归属的会计科目是否准确（如差旅费需区分交通、住宿、补贴等明细）；3.政策合规性检查：对照公司《费用报销管理制度》，检查费用是否符合标准（如差旅费中交通、住宿标准，招待费单次/月度限额等），特殊费用（如礼品、外部服务费）是否附合规审批文件。（二）财务负责人复核会计初审通过后，需提交财务负责人在1个工作日内复核，重点关注：大额报销的合理性与审批完整性；预算外支出的特批手续是否齐全、理由是否充分；整体报销的合规性（如是否存在跨期报销、关联交易不合规等风险）。复核通过后，财务负责人签字确认，报销资料转至付款环节；若复核不通过，需反馈会计或报销人，按要求调整后重新审核。四、费用支付与反馈财务审核通过后，进入支付环节：（一）支付方式与信息核对财务部优先通过银行转账支付（需与报销人确认收款账户信息：户名、开户行、账号），特殊情况需现金支付的，需附现金支付申请（经财务负责人审批）。（二）支付时间当月审核通过的报销，需在3个工作日内完成支付（遇银行系统维护、节假日顺延）；若因账户信息错误导致支付失败，报销人需在1个工作日内更新信息，财务部重新安排支付。（三）支付反馈支付完成后，财务部通过OA系统/邮件反馈报销人，报销人需在收到反馈后1个工作日内确认到账情况，如有异常（如未到账、金额不符）需立即联系财务部核实。五、报销归档管理报销完成后，需按以下要求完成资料归档：（一）纸质资料整理财务部将报销单、票据及审批资料按报销日期、部门、费用类型分类整理，装订成册（封面注明“XX部门XX月报销凭证”），存放于财务档案柜，便于查阅。（二）电子档案留存同步留存报销单扫描件、票据照片、审批记录等电子资料，上传至公司财务档案系统，确保电子档案与纸质资料一一对应，保存期限按《会计档案管理办法》执行（一般为5年）。（三）档案借阅与保管内部人员因审计、查询需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经财务负责人审批后办理；档案保管人需定期检查档案完整性，严禁涂改、丢失，过期档案按规定程序销毁。六、违规处理与咨询渠道（一）违规处理若因报销人提供虚假票据、虚报费用、逾期提交等违规行为，财务部有权退回报销、延迟支付，并视情节轻重按公司制度追责（如扣减绩效、通报批评等）；部门初审或财务审核失职导致违规报销的，追究相关审核人员责任。（二）咨询渠道报销过