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文档简介

文件名称产品销售记录制度文件编号GZBAR-SMP-29版/次X/X生效日期20XX-XX-XX页数X编制审核批准目的：建立产品销售记录管理制度，确保已售产品能被及时、有效的追溯，为产品召回和不良反应监测提供必须的保障和支持。适用范围：适用于公司产品销售记录以及相关资料档案的建立、维护和保管。职责权限：销售部：负责产品销售记录的建立、维护和保管，负责销售合同、订单及相关票据的归档和保存。仓储部：负责库存产品台账及出入库记录的建立、维护和保管。质量部：负责产品销售记录的监督和实施。制度内容：销售合同和订单：销售部与经销商、代理商等购货单位协商签订销售合同，销售合同需明确双方在产品销售、贮存与运输、不良反应监测等方面的职责分工，以及双方的质量安全责任。销售合同签订后，销售部继续与对方沟通确定具体购货品类、数量、价格等细节，并编制销售订单。销售订单需包含购货产品名称、规格、数量、价格、交付方式和地址、联系人等内容。销售合同和销售订单经双方确认签字盖章后正式生效，销售合同适用于销售合同有效期限内的所有销售订单；合同到期后仍需继续合作的，应当及时续签销售合同。销售出库：销售部根据产品库存台账获取库存数量及批号信息，确定库存满足销售订单需求后编制《产品销售出库单》，仓储部按《产品销售出库单》要求安排发货事宜，具体按照《贮存和运输管理制度》执行。如经仓储部核查确认《产品销售出库单》与实际库存或实际配货产品的批号、数量等不一致时，需及时反馈销售部查证并修改《产品销售出库单》。产品批号是产品追溯的依据，如同一产品出货有不同批号的，应在《产品销售出库单》中分别注明相应的批号和对应的数量。销售记录：销售部建立《产品销售记录》，并按照《产品销售出库单》及实际销售情况及时更新和维护该记录，销售记录的内容至少包括以下内容：产品名称；特殊化妆品注册证编号或者普通化妆品备案编号；批号、使用期限；净含量、数量；销售日期；价格；购买者名称、地址和联系方式。销售记录、销售合同、销售订单由销售部安排专人进行维护和保管，保存期限为产品有效期届满后一年，具体按照《记录管理制度》执行。相关文件：《贮存和运输管理制度》《记录管理制度》相关记录：《产品销售出库单》《产品销售记录》修订记录日期版本号修改内容编制人20XX-XX-XXA/0建立新程序质量体系小组销售出库单GZBAR-SMP-29-01A/0销售日期： 客户名称：送货地址： 发货方式：联系人：联系电话：序号产品名称规格数量批号备注开单人/日期：发货人/日期：接收人：产品销售记录GZBAR

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