企业资产采购与管理流程模板

企业资产采购与管理流程模板一、适用范围与场景二、全流程操作指南第一步：需求发起与提报操作主体：资产使用部门负责人或指定需求人操作说明：需求部门根据业务发展或实际工作需要，填写《资产采购申请表》，明确以下信息：资产名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价；采购用途（如“生产车间新增设备”“行政部办公设备替换”）；到货时间要求及存放地点；现有资产情况（如为替换资产，需注明原资产编号及报废原因）。部门负责人对需求的必要性及合理性进行审核，签字确认后提交至资产管理部门（如行政部、采购部）。关键输出：《资产采购申请表》（部门负责人签字版）第二步：预算与审批操作主体：资产管理部门、财务部门、分管领导操作说明：资产管理部门对采购申请的合规性（如是否符合企业资产配置标准、是否重复配置）进行初审，重点核查技术参数的合理性。财务部门核对采购预算：在年度预算范围内的采购，直接由资产管理部门汇总后报分管领导审批；超年度预算或新增预算的采购，需由财务部门牵头编制《预算调整申请表》，报总经理/董事长审批。审批权限根据资产金额划分（示例）：金额≤5000元：部门负责人+资产管理部门审批；5000元＜金额≤50000元：部门负责人+资产管理部门+分管领导审批；金额＞50000元：需总经理/董事长最终审批。关键输出：《资产采购申请表》（审批完成版）、《预算调整申请表》（如适用）第三步：采购执行操作主体：采购部门（或资产管理部门兼任）操作说明：采购部门根据审批通过的《资产采购申请表》，选择采购方式：公开招标：适用于金额较大或通用性强的资产（如生产设备），需发布招标公告，至少3家供应商参与投标；询价比价：适用于金额中等、规格明确的资产（如办公电脑），需向不少于2家供应商询价，选择性价比最优方案；单一来源采购：适用于特殊定制资产或唯一供应商情况，需提供独家采购说明并报分管领导审批；零星采购：适用于低值易耗品（如文具），可通过合作电商平台或定点供应商直接采购。确定供应商后，签订采购合同，明确资产规格、数量、价格、交付时间、质保条款、违约责任等内容，合同需经法务部门（或指定专人）审核。跟踪采购进度，保证供应商按时交货，提前3天通知使用部门及资产管理部门做好验收准备。关键输出：采购合同、《采购进度跟踪表》第四步：验收入库操作主体：使用部门、资产管理部门、采购部门操作说明：资产到货后，由使用部门、资产管理部门、采购部门共同验收：数量验收：核对实物数量与采购合同、发货清单是否一致；质量验收：检查资产规格型号、技术参数是否符合采购要求，通电测试（如设备）、检查外观是否有损坏；资料验收：收集资产说明书、合格证、保修卡、发票等原始资料。验收合格后，三方在《资产验收单》上签字确认；若存在数量不符或质量问题，需在验收单注明，并联系供应商在3个工作日内处理（退换货或补发）。资产管理部门将验收合格的资产登记入库，贴好“资产标签”（包含资产编号、名称、入库日期、责任人等信息），并更新《资产台账》。关键输出：《资产验收单》（三方签字版）、《资产台账》（更新版）第五步：领用与登记操作主体：使用部门、资产管理部门操作说明：使用部门指定专人（或资产管理员）填写《资产领用表》，注明领用资产编号、名称、数量、领用人、领用用途等信息，部门负责人签字确认。资产管理部门核对领用信息与台账一致后，办理领用手续，发放资产，并在《资产台账》中更新“使用部门”“责任人”“领用日期”等字段。资产领用后，由责任人负责日常保管，严禁私自转借、调换或拆卸；若因工作需要移交他人，需在《资产台账》中变更责任人信息，并双方签字确认。关键输出：《资产领用表》、《资产台账》（领用更新版）第六步：日常维护与盘点操作主体：使用部门、资产管理部门操作说明：日常维护：使用部门负责资产的日常清洁、保养，如设备出现故障，需及时填写《资产维修申请表》，报资产管理部门协调维修（保修期内联系供应商，保修期外委托第三方维修），维修费用计入部门成本。定期盘点：资产管理部门每年组织一次全面资产盘点（可结合半年度抽盘），使用部门配合核对账实：盘点前，资产管理部门打印《资产盘点表》，交各部门核对；盘点时，逐项清点资产，核对标签信息与台账是否一致，记录差异原因；盘点后，编制《资产盘点报告》，对盘盈、盘亏、毁损资产说明原因，报领导审批后处理（盘盈资产需补办入库手续，盘亏/毁损资产需查明责任并按规定核销）。关键输出：《资产维修申请表》（维修记录）、《资产盘点表》、《资产盘点报告》第七步：报废与处置操作主体：使用部门、资产管理部门、财务部门操作说明：使用部门对达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰的资产，填写《资产报废申请表》，注明资产编号、名称、报废原因、原值、已使用年限等信息，附技术鉴定意见（如设备需提供维修部门鉴定报告）。资产管理部门审核报废资产的合规性（如是否达到报废标准、是否可修复），并组织评估残值。报废审批权限参照采购审批标准执行，审批通过后：有残值的资产（如设备、车辆），由资产管理部门公开拍卖或变卖，收回残值计入财务；无残值或需销毁的资产（如保密文件柜、耗材包装），由资产管理部门监督销毁，并记录处置过程。财务部门根据报废审批单及处置凭证，进行资产账务核销，资产管理部门更新《资产台账》及《资产报废台账》。关键输出：《资产报废申请表》（审批版）、《资产报废台账》、《处置残值入账凭证》三、配套工具表格表1：资产采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期资产名称规格型号单位数量预估单价预估总价采购用途到货时间现有资产情况（如适用）□新增□替换□维修（原资产编号：_________）技术参数要求附件清单（如技术图纸、报价单）部门负责人签字日期资产管理部门意见签字：日期财务预算审核签字：日期分管领导审批签字：日期总经理/董事长审批（如适用）签字：日期表2：资产验收单采购单号供应商名称到货日期验收日期资产编号资产名称规格型号数量验收项目□数量核对（合同数量：_______，实到数量：_______）□质量核对（技术参数：_________，测试结果：_________）□资料核对（□说明书□合格证□保修卡□发票，发票号：_________）验收结果□合格□不合格（不合格原因：_________________）使用部门验收人资产管理部门验收人采购部门验收人表3：资产领用表领用日期资产编号资产名称规格型号数量领用部门领用人保管人领用用途部门负责人签字日期资产管理部门经办人日期备注表4：资产盘点表盘点日期盘点部门盘点人监盘人资产编号资产名称规格型号账面数量盘点结果□账实一致□盘盈（数量：_________，金额：_________）□盘亏（数量：_________，金额：_________）部门负责人签字资产管理部门负责人签字领导审批意见签字：日期四、执行关键要点预算刚性控制：严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的，需履行完整审批流程。审批权限清晰：严格按照资产金额划分审批层级，杜绝越权审批，保证流程合规。资产标签管理：所有入库资产必须粘贴唯一标签，编号规则统一（如“资产类别-年份-流水号”），便