内蒙古MH制药有限公司存货内部控制研究

图3.1所示。财务部财务部管理层采购部生产部仓储部销售部图3.SEQ图\*ARABIC\s11内蒙古孟和制药公司组织架构图管理层处于核心领导地位，对公司整体战略规划和决策制定负责，统领采购部、生产部、仓储部、销售部、财务部的工作方向和目标设定。财务部设有财务核算组、预算管理组、资金管理组。财务核算组对公司财务进行核算，包括存货价值核算；预算管理组制定和执行财务预算；资金管理组负责资金的调配和管理。采购部下设供应商选择小组、采购合同管理小组、采购价格谈判小组。供应商选择小组负责筛选和评估供应商；采购合同管理小组专注于采购合同的签订、执行与跟踪；采购价格谈判小组则致力于争取有利的采购价格。生产部包含技术开发组、生产计划组、质量控制组、设备维护组。生产计划组依据市场需求和库存情况安排生产进度；质量控制组负责监控生产过程中的药品质量；设备维护组保障生产设备的正常运行。仓储部由仓库管理组、库存盘点组、货物出入库管理组构成。仓库管理组负责存货的存储布局和日常管理；库存盘点组定期盘点存货，确保账实相符；货物出入库管理组把控货物进出仓库的流程和记录。销售部涵盖市场推广组、销售业务组、客户服务组。市场推广组负责提升产品知名度和市场影响力；销售业务组负责产品销售和客户拓展；客户服务组处理客户反馈，维护客户关系。3.2内蒙古孟和制药公司存货构成3.2.1存货基本构成内蒙古孟和制药公司存货包括原材料，在产品，库存商品，存货构成情况如表3.1所示。由表3.1可知，2024年12月31日原材料占存货的61.25%，位存货占比第一位，在产品占存货12.02%，产成品占存货的26.73%。表3.12024年12月31日存货构成表存货种类金额占存货资产总额比重原材料8,378,446.3761.25%在产品1,644,737.4312.02%产成品3,656,845.2626.73%3.2.2原材料原材料是内蒙古孟和制药公司生产的基础，主要包括中药材、化学原料药等。其中，中药材的采购渠道较为广泛，部分来自当地的种植户，部分从外地采购。由于中药材的质量受产地、气候、种植方法等因素影响较大，因此对其质量把控难度较高。化学原料药则主要从专业的化工企业采购，对其纯度、杂质含量等指标要求严格。原材料的采购成本在公司总成本中占比较大，其质量直接影响药品的质量和生产成本，原材料占比情况如表3.2所示。表3.2原材料占比表原材料类别明细项目数量单位成本（元）总成本（元）占原材料总额比例备注蒙药材诃子6214150.95938003.3010%精选道地药材，用于多种蒙药方剂蒙药材荜茇5377198.251065990.2510%对品质把控严格，采购自固定产区蒙药材土木香6021179.901083177.9010.80%野生与人工种植搭配，确保供应稳定化学辅料淀粉134264.8064444.800.83%常用填充辅料，采购量依据生产计划化学辅料硬脂酸镁785011.7091845.000.67%用于改善药品成型，质量符合药典标准包装材料蒙药专用药盒60088.0048064.000.80%融入民族特色设计，与药品定位契合包装材料铝箔89106.2155331.100.80%符合药品包装的阻隔性能要求其他其他3670256.502073635.0266.10%其他蒙药材、化学辅料合计3.2.3在产品由于制药生产流程复杂，从原材料投入到产成品出厂需要经过多个生产环节，每个环节都需要一定的生产时间，因此在产品在公司存货中占有一定的比例。在产品的管理需要关注生产进度、质量控制等方面，确保在产品能够顺利转化为产成品，同时避免因生产延误或质量问题导致的成本增加。在产品占比情况如表3.3所示。表3.3在产品占比表在产品类别明细项目数量单位成本（元）总成本（元）占在产品总额比例备注蒙药丸剂半成品在产品A半成品1514287.53435320.4226.47%生产工艺复杂，涉及多道炮制工序蒙药丸剂半成品在产品B半成品1455364.49530332.9532.24%对药材粉碎细度、混合均匀度要求高蒙药散剂半成品在产品C半成品1855208.97387639.3523.57%需严格控制水分含量，保证药效蒙药水丸半成品在产品D半成品855340.87291444.7117.72%生产周期约15天，受药材供应影响3.2.4产成品产成品的库存水平直接影响公司的销售业绩和资金回笼速度。公司需要根据市场需求预测和销售情况，合理控制产成品的库存数量，既要避免因库存积压导致的资金占用和产品过期损失，又要防止因缺货而错失销售机会。产成品占比情况如表3.4所示。表3.4产成品占比表产成品类别明细项目数量单位成本（元）总成本（元）占产成品总额比例备注蒙药丸剂成品在产品A成品1431487.61697769.9119.08%临床应用广泛，市场口碑良好蒙药丸剂成品在产品B成品1255597.3749611.5020.50%针对特定病症，疗效显著蒙药散剂成品在产品C成品961421.97405513.1711.09%传统蒙药经典配方，销量稳定蒙药水丸成品在产品D成品1053562.39592196.6716.19%深受患者信赖，市场需求持续其他特色蒙药外用膏剂成品1526794.071211754.0133.14%新产品，市场推广阶段3.3内蒙古孟和制药公司存货内部控制的现状分析3.3.1存货采购环节内蒙古孟和制药公司在存货采购环节展现出一定的管理基础，同时也存在明显的改进空间。公司建立了以历史销售数据和生产经验为依据的采购计划制定机制，这种模式在市场需求稳定的情况下能够保证供应链的连续性。公司注重与少数供应商建立长期合作关系，这种策略有助于维持供应链的稳定性，降低频繁更换供应商带来的交易成本。这种采购模式在面对医药市场快速变化时显得应变不足。医药行业受疾病流行趋势、政策法规变动等因素影响显著，公司现有的采购预测方法缺乏对市场突发需求的应对能力。在供应商管理方面，公司过分依赖既有合作关系，缺乏对潜在优质供应商的系统性评估机制。虽然现有做法简化了管理流程，但可能导致企业错失更具性价比的采购机会。更值得关注的是，公司对供应商的评估标准过于侧重价格和交货及时性等基础指标，而对生产工艺、质量管控体系等关键要素关注不足，这为原材料质量埋下隐患。近三年原材料采购价格变动如表3.5所示。表3.5近三年原材料采购价格变动表年份原材料采购总成本（万元）较上一年变动比例主要波动原材料波动原因20225263.278%中药材A、化学辅料B中药材A受气候影响减产，价格上涨30%；化学辅料B因上游化工企业环保整改，供应减少，价格提升20%20235792.8310%中药材C、包装材料D中药材C市场需求大增，价格飙升40%；包装材料D因新型设计工艺采用，成本增加25%20246537.4112.85%中药材E、化学辅料F中药材E种植面积减少，价格上扬35%；化学辅料F因国际原材料价格波动，成本上升22%2022年—2024年原材料采购成本逐年增加，中药材采购成本受气候、环境、市场需求、科技创新等多方面因素影响，所以应建立系统化信息获取渠道，不依赖单一供应商，提高药品质量的同时控制原材料成本。3.3.2存货入库环节内蒙古孟和制药公司在入库环节建立了基本的验收流程，包括数量清点、规格核对和抽样检验等程序，这为原材料质量把控提供了制度保障。公司针对不同物料制定了相应的验收标准，特别是对药品原材料建立了专门的检验制度，体现了医药行业的特殊要求。但实际操作中存在显著问题。验收人员专业能力参差不齐，特别是对中药材等复杂原材料的鉴别能力不足。中药材的真伪鉴别和有效成分检测需要专业知识和设备支持，而部分验收人员仅依靠外观检查，难以确保原材料质量。这种专业缺口可能导致劣质原料流入生产环节，影响最终药品质量。另一个突出问题是入库信息同步不及时，实物入库与财务记录之间存在时间差，导致存货信息失真。这种滞后性会影响成本核算准确性，进而干扰企业决策。在医药行业，精确的库存信息对保证药品可追溯性尤为重要，当前的信息延迟可能带来合规风险。3.3.3存货仓储环节公司在仓储硬件设施方面投入充分，建立了符合药品存储要求的专业仓库。防火、防潮、防虫等措施完善，体现了对医药产品特殊储存要求的重视。存货分类存放制度的实施提高了仓储管理的条理性，为快速定位和提取货物创造了条件。但是仓储设备的维护管理存在问题。货架和搬运设备缺乏定期保养，导致安全隐患和效率低下。在药品仓储中，设备可靠性直接影响产品质量，特别是对温湿度敏感的药品，搬运延误可能导致储存条件失控。公司尚未建立完善的仓储环境监控系统。医药产品对储存环境要求严格，而现有设施在温湿度实时监测和自动调节方面存在不足，这可能影响药品稳定性。3.3.4存货盘点环节公司坚持采用传统的人工实地盘点方法，该方法直接可靠能够直接接触库存实物，避免系统数据与实际情况脱节，尤其适用于高值药品、特殊储存条件药品（如冷链药品）的核对。无需依赖复杂的硬件或软件系统，适用于临时盘点、部分抽盘或紧急核查，操作流程简单，适应性强。成本低且在GMP（药品生产质量管理规范）和GSP（药品经营质量管理规范）检查中，人工盘点记录仍是重要的合规证据，部分监管机构仍倾向于认可人工核查的原始数据。但是人工实地盘点法在业务规模扩大后显现出明显局限性。人工盘点效率低下，且容易出错，难以满足现代医药企业库存管理要求。盘点周期过长不仅影响正常运营，还可能导致库存信息滞后。盘点人员专业培训不足是另一个痛点。药品盘点需要特殊知识，而现有人员对药品特性和质量标准的了解有限。这种知识缺口可能导致盘点过程中的产品损坏或数据失真。3.3.5存货出库环节公司在出库流程设计上具有优势，建立了多部门协同的审批机制。出库申请需经销售、财务和分管领导多层审核，这种制衡机制有助于防范出库风险。详细的出库单设计要求体现了对药品批次管理的重视。但执行过程中的问题削弱了制度效果。出库记录不规范，特别是产品规格和批次信息缺失，影响库存账目准确性。在医药行业，批次信息对产品追溯至关重要，这种疏漏可能带来严重合规后果。存货跟踪管理薄弱是显著短板。公司缺乏有效的在途库存监控系统，难以及时掌握产品交付状态。在医药流通领域，实时了解产品流向对质量追溯和市场需求分析都具有重要意义，当前的管理盲区限制了企业的市场响应能力。

4内蒙古孟和制药公司存货内部控制存在的问题4.1采购人员专业素质良莠不齐当前内蒙古孟和制药公司的采购人员专业背景差异较大，部分人员缺乏系统的制药专业知识和采购技能培训。在选择供应商时，往往只关注价格因素，忽视了供应商的产品质量、生产能力、信誉等其他要素。例如，在采购中药材时，由于对中药材的产地、炮制工艺等了解不足，有时采购到质量不达标的原材料，从而影响药品的质量和疗效。在与供应商谈判采购价格时，由于部分采购人员欠缺有效的谈判策略和技巧，往往难以争取到更有利的采购条件，致使采购成本偏高。除此之外，采购人员对市场动态环境的把握不够敏锐，无法及时根据市场环境变化调整采购计划，增加了企业的采购风险。采购人员专业素质情况统计如表4.1所示。表4.1采购人员专业素质统计采购人员分组人数无制药专业背景人数未接受系统采购技能培训人数近一年采购成本高于市场均价案例数因采购人员失误导致质量问题次数资深采购人员102352普通采购人员15710125新入职采购人员54563资深采购人员无制药专业背景的人数占总人数的20%，普通采购人员无制药专业背景的人数超过总人数的50%，新入职采购人员无制药专业背景的人数高达总人数的80%。通过进一步分析内蒙古孟和制药公司2024年采购成本高于市场平均价的案例和因采购人员失误导致质量问题的情况，发现大多数损失出现的原因都是由于采购人员无制药专业背景且并未接受系统采购技能培训造成的。4.2入库验收过程不严谨内蒙古孟和制药公司入库验收过程不严谨主要体现在原材料入库验收方面。由于内蒙古孟和制药公司的供应商单一，采购原材料的种类和标准相对固定，并与相同供应商之间存在多年且良好的合作关系，因此入库过程中验收人员会适当放宽入库条件，并出于减少工作量、提高工作效率的原因在入库过程中存在以抽样验收代替全面验收的现象。这种做法在采购旺季（如生产高峰期或市场需求激增时期）表现得尤为明显。且内蒙古孟和制药公司采用的"以产订购"采购模式进一步加剧了这一问题的严重性——当面临大批量订单需求时，原材料集中到货的情况频发，验收人员在赶进度、保生产的压力下，往往会简化验收流程，放宽验收标准。在信息不对称的环境下，抽样验收的方式存在明显漏洞，验收结果的片面性可能影响原料验收结果的准确性。这种工作模式在信息不对称的客观环境下，极易造成以下管理漏洞：一是抽样检验的随机性和覆盖面不足，可能导致存在质量缺陷的原材料蒙混过关；二是缺乏对关键质量指标的全面检测，无法准确评估原材料的整体质量水平；三是难以发现供应商在批次间的质量波动问题。这些问题的存在不仅直接影响原料质量的可靠性，更可能对后续生产工艺和最终药品质量安全构成潜在威胁，亟需通过优化供应商管理、完善验收标准、强化过程监督等措施加以系统改进。4.3存货管理存在信息与沟通不及时内蒙古孟和制药公司在存货管理的信息与沟通不及时，影响了存货管理的有效实施。在纵向沟通方面，管理层对存货分类管理的战略要求未能有效传达到执行层，导致仓储人员对分类标准的理解存在较大随意性。在横向沟通方面，采购、仓储、生产等部门间的信息共享不畅，导致存货分类信息在流转过程中出现失真或缺失，且从各自部门利益角度出发，缺乏一定的整体性，无法对整体作出最优的决策。除此之外，内蒙古孟和制药公司存货内部各部门之间仍然存在部分纸质数据交流的情况，由于各部门业务性质存在差异，人员素质参差不齐，导致部门间在数据传递过程中难以快速、准确地理解数据背后的经济活动内涵，也无法有效验证数据的真实性和可靠性，最终影响了跨部门信息沟通的效率和效果。即使存货相关数据在各部门之间可以相互传递，但是由于各部门之间对存货相关数据的理解存在偏差，常常导致数据使用不充分，造成信息横向传递效率较低，并制约了存货管理水平的提升。4.4盘点清查工作不到位内蒙古孟和制药公司目前实施的半年一次全面盘点机制，盘点周期过长，无法及时发现存货账实不符的问题。过长的盘点间隔期导致存货监管出现严重的时间真空，在长达6个月的周期内，存货收发存环节出现的异常情况，包括但不限于原材料变质、半成品损耗、成品丢失或被盗等，无法被及时识别和记录，这不仅造成账实差异的持续累积，更可能掩盖潜在的经营管理漏洞。同时低频次的盘点安排与制药行业特性严重不符，该行业原材料具有活性成分易降解、储存条件敏感等特点，产成品也存在有效期管控要求，当前的盘点频率完全不能满足GSP对药品储存的监管要求。内蒙古孟和制药公司2024年存货盘点差异及处理情况统计4.3所示。表4.3内蒙古孟和制药公司2024年存货盘点差异及处理情况统计盘点时期盘点总金额（万元）账实差异金额（万元）差异率差异主要原因账实差异处理平均延迟天数调账不符合规范次数上半年15001208%出入库记录错误、盘点人员疏忽205下一年20001809%存货丢失未及时发现、盘点流程不规范2584.5出库环节控制机制失效内蒙古孟和制药公司在实际操作中，销售部门不仅负责客户对接和订单管理等本职工作，还频繁越权直接干预仓储部门的出库操作，包括指定出库批次、调整出库顺序、修改出库数量等本应属于仓储部门独立行使的职权。这种严重的职能交叉导致订单审批与执行、存货记录与实物管理等多项职能由同一部门掌控，使得出库环节的关键控制节点失效，为虚假交易、私自调货等舞弊行为创造了可乘之机。同时公司现有的内控体系存在不足，难以对销售部门的业务扩张行为进行有效制约，既缺乏独立的出库审批岗位设置，又未实施必要的双人复核制度，系统权限设置也未遵循最小授权原则，导致销售部门可以通过系统操作直接完成从订单创建到货物出库的全流程操作，导致出库环节控制机制失效。

5内蒙古孟和制药公司存货内部控制的优化策略5.1加强人员培训内蒙古孟和制药公司应完善培训体系，开发针对医药行业特点的系列课程，包括GMP知识、供应链管理、风险管理等内容。识别关键采购决策点的知识需求，有针对性地加强培训。例如，对中药材采购人员加强真伪鉴别、有效成分检测等专业培训。同时为了确保培训工作取得实效，公司应当建立健全完善的培训考核机制，将培训效果与员工的岗位任职资格直接挂钩。对在岗的全体员工进行培训，在培训期间及培训结束对培训人员进行相应的考核，对于考核结果为优秀的员工，可优先考虑晋升或给予专项奖励；良好等级的员工可继续留任原岗位并纳入重点培养对象；合格等级的员工需安排补充培训并限期提升；不合格的员工则应当调离现岗位或降级使用，待重新培训合格后再行安排。通过这种将培训考核与岗位动态管理相结合的机制，既能有效检验培训质量，又能促进员工持续提升专业能力，最终实现员工素质与组织发展的良性互动。公司应明确各岗位的任职资格标准，特别是对专业知识和技能的要求。建立培训信息管理系统，跟踪每位采购人员的培训历程。培训结束后要进行严格考核，将考核结果与员工绩效挂钩，激励员工积极提升自身专业素养。5.2完善入库验收过程针对内蒙古孟和制药公司入库验收过程不严谨的问题，最重要的是优化供应商管理策略。公司应逐步引入竞争机制，打破单一供应商依赖局面，建立合格供应商名录并实施动态考核。通过定期评估供应商的供货质量、交期稳定性等关键指标，形成良性竞争环境，从源头降低原材料质量风险。同时应与核心供应商建立深度质量协作机制，共享质量标准与检验数据，减少由于信息不对称造成的风险。完善验收标准与流程也是解决当前问题的重点之一。公司需根据原材料特性及药品生产要求，制定差异化的全检与抽检标准，明确关键质量指标的强制全检要求。针对高风险原材料或首次合作供应商的首批原材料应执行全项目检测，对稳定供应的低风险原材料可以设计科学的抽样方案。在全检过程中配置快速检测设备提升检验效率，缓解生产旺季的验收压力。此外，公司也应建立责任追溯机制，通过引入条码管理系统实现原料全程追溯，记录验收人员、检验数据及最终入库审批者。对发现质量问题的验收环节实施责任倒查，将验收准确率纳入绩效考核。5.3加强存货内部信息交流为解决公司各部门信息与沟通不及时的问题，首先要设计一款符合公司实际情况的信息系统，使相关工作人员能够更便捷、准确的进行信息获取、筛选、分析、传递，同时也能让管理者通过信息平台做到更有效的内部控制监督，及时发现内部控制存在的问题，避免滞后或片面信息的决策和企业财务舞弊行为的发生。同时，各部门及员工之间应该多沟通、多交流，彼此分享经验，遇到问题互帮互助，相互予以支持。在各部门间和内外部间进行信息沟通时，应普及数字信息化的使用，构建信息化平台，加强信息沟通的效率。此外，也要不定期的进行企业信息化平台的更新建设，清除内部流程中出现的问题，从而使信息平台更有助于企业对内部业务的了解。5.4强化仓储盘点日常监管针对当前半年一次的盘点周期过长、无法及时发现账实差异以及与制药行业特性不符等问题，建议采取以下优化措施，以提高存货管理的准确性和及时性。首先，缩短盘点周期，建立多层次的盘点机制。实施季度全面盘点，将原有的半年盘点调整为每季度一次全面盘点，确保存货数据的及时更新，减少账实差异的累积。引入月度循环盘点，对高价值、易损耗或临近有效期的存货（如原料药、半成品、近效期成品）进行月度循环抽盘，重点关注关键物料，及时发现异常情况。在日常仓储管理中，建立动态监管机制，由财务或内审部门不定期对特定货位或批次进行抽盘，保持适度的随机检查以强化规范意识。其次，完善存货差异分析与整改机制。建立差异分析制度，每次盘点后，对账实不符的情况进行深入分析，查明原因，并制定针对性改进措施。强化跨部门协作，财务、仓储、生产、质量等部门应共同参与盘点差异分析，确保问题得到有效解决，而非简单调账了事。定期复盘优化，每季度对盘点管理效果进行评估，根据实际情况调整盘点策略，持续优化存货管理体系。5.5强化出库环节控制活动内蒙古孟和制药公司应将销售部门的权限严格限定在客户开发和订单获取环节，彻底剥离其对仓储和出货环节的干预权。公司应当设立独立的物流管理部门，专人专职负责从订单接收到货物出库的全流程管理，并在该部门内部进一步细分订单审核、出货安排、实物管理等不相容岗位，确保各环节相互制衡。公司还应建立跨部门的分权制衡机制，使所有出货指令必须经过销售、仓储、财务三部门的独立审核，对特殊出货要求（如样品、试用等）需增设质量部门的审批节点。关键操作环节要严格执行双人复核制度，特别是对出货批次、数量的确认必须由两名不同部门人员共同完成。系统权限管理应当重新设计，按照最小授权原则分配操作权限，销售部门人员仅能查看订单状态而无法修改出货信息，仓储部门人员则只能执行已审批的出货指令。此外为了更好的推进跨部门分权制衡的实行，公司应完善技术保障措施，在ERP系统中设置强制审批路径，任何对出货信息的修改都会触发系统预警并生成审批轨迹。建议引入区块链技术对关键操作进行存证，确保操作记录的不可篡改性。公司还应建立定期的权限审批机制，由内审部门每季度核查系统操作日志，重点监控跨部门操作和异常交易行为。

结论本研究基于内部控制五要素框架，对内蒙古孟和制药公司存货内部控制体系进行了全面诊断。研究发现，该公司存货内部控制存在采购人员专业素质参差不齐，导致供应商选择失当与成本控制失效；入库验收流程简化，抽样检验覆盖不足，存在质量隐患；跨部门信息沟通不畅，数据传递效率低下；盘点周期过长，难以满足医药行业监管要求；出库环节权责不清，内控存在隐患的问题。针对上述问题，本文提出以下改进措施：通过分层培训与考核机制提升采购人员专业能力；优化供应商动态评估体系，完善全检与抽检结合的验收标准；搭建信息化平台，促进跨部门数据共享与协同；缩短盘点周期，建立“全面+循环+动态”的多层次监管机制；重构出库流程，明确部门权责，引入技术手段保障操作合规性。通过策略实施，企业有望实现存货周转效率提升、采购成本优化、质量风险可控、合规水平增强等目标。同时，分权制衡与信息化管理将推动企业内控体系向精细化、智能化转型，为制药行业提供可复制的管理范式。需要特别强调的是，内部控制建设是一个持续改进的过程。随着业务发展、技术进步和监管要求的变化，公司应当定期评估内部控制体系的有效性，及时调整和完善相关政策和程序。只有将内部控制融入企业的日常管理实践，形成良好的控制文化和执行习惯，才能真正实现内部控制的预期目标，为企业在激烈的市场竞争中赢得持续优势。

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