地震次生灾害档案管理监督评估预案

第第PAGE\MERGEFORMAT1页共NUMPAGES\MERGEFORMAT1页地震次生灾害档案管理监督评估预案一、总则

1适用范围

本预案适用于本单位因地震引发次生灾害所涉及的档案管理监督评估工作。范围涵盖地震发生后可能对档案造成损害的各类次生灾害，包括但不限于火灾、水灾、建筑物倒塌、有毒有害物质泄漏等。重点针对地震影响区域内，档案存储设施、设备以及档案信息本身可能遭受的破坏，明确档案管理监督评估的应急响应流程与职责分工。以某次6.5级地震为例，该地震导致某单位档案库房墙体开裂，部分档案受潮霉变，次生水灾进一步加剧损失，此次事件凸显了档案管理监督评估的必要性与紧迫性。

2响应分级

根据地震次生灾害的危害程度、影响范围及本单位控制事态的能力，将应急响应分为三级。

1级应急响应适用于重大次生灾害事件，如地震引发的大范围火灾导致档案库房损毁，或建筑物坍塌造成大量档案物理性损毁，此时需启动跨部门应急机制，调用外部救援力量参与档案抢救。以某次地震导致某单位档案库房完全损毁，超过80%档案灭失为案例，此类事件需启动1级响应，协调消防、住建等部门实施紧急处置。

2级应急响应适用于较大次生灾害事件，如地震引发局部火灾或轻微水灾，导致部分档案受潮或轻微损坏，此时需启动内部应急小组，开展档案清点、消毒、修复等工作。某次地震导致某单位档案库房墙体渗水，部分档案受潮，通过2级响应，单位在3天内完成档案修复，损失率控制在5%以内。

3级应急响应适用于一般次生灾害事件，如地震导致档案柜轻微倾斜或少量档案散落，此时由档案管理部门自行组织人员进行整理归位。某次地震导致某单位档案柜轻微变形，通过3级响应，在1天内完成档案复位，确保档案管理秩序不受影响。

分级响应的基本原则是：灾害越严重、影响范围越广，响应级别越高；同时兼顾本单位资源与能力，确保响应措施与灾害等级相匹配，避免资源浪费或响应不足。

二、应急组织机构及职责

1应急组织形式及构成单位

成立地震次生灾害档案管理监督评估应急指挥部，实行总指挥负责制。指挥部由单位主要负责人担任总指挥，分管档案管理及安全工作的领导担任副总指挥。构成单位包括档案管理部、安全管理部、信息技术部、后勤保障部、办公室等关键部门。各部门根据预案职责分工，承担相应应急处置任务。

2应急指挥部职责

负责地震次生灾害发生后的应急决策与指挥协调，审定应急预案启动级别，下达应急处置指令，监督各部门执行情况，并根据事态发展调整应急响应措施。建立与外部应急机构的联络机制，协调专业救援力量参与档案抢救工作。

3工作小组设置及职责分工

1应急指挥组

由指挥部成员单位骨干人员组成，负责现场指挥调度，统一指挥各工作小组行动。下设联络员，负责信息传递与上传下达。行动任务包括快速评估灾害影响，动态调整应急资源调配。

2档案巡查组

由档案管理部牵头，联合安全管理部人员组成，负责地震发生后第一时间对档案存储区域进行巡查，排查次生灾害隐患，评估档案受损情况。需携带专业检测设备，对档案受潮、变形、破损程度进行量化记录，建立受损档案台账。以某次地震为例，巡查组需在2小时内完成对全部档案库房的初步评估，识别高风险区域。

3档案抢救组

由档案管理部专业技术人员为主，信息技术部提供技术支持，负责受损档案的抢救处置。行动任务包括：对受潮档案进行除湿、消毒处理；对破损档案实施临时加固、修复；对数字化档案进行备份恢复。需制定详细抢救方案，明确操作规范与安全注意事项。某次地震导致部分档案纸张脆化，抢救组需采用专业冷风除湿设备，控制温湿度在45%以下进行处置。

4设施保障组

由后勤保障部牵头，联合安全管理部人员组成，负责应急电源、照明、消防、排水等设施的检查与维护，确保档案抢救工作正常开展。需储备应急物资，包括移动照明设备、抽水泵、除湿机、消毒剂等，并定期检查物资有效性。

5信息报送组

由办公室牵头，联合信息技术部人员组成，负责地震次生灾害及档案受损情况的统计汇总，编制日报、周报，通过指定渠道向指挥部及上级主管部门报送。需建立档案信息数据库，实现受损情况可视化管理。某次地震后，信息报送组需在24小时内完成首次灾情报告，内容包括受灾范围、损失数量、抢救进展等核心数据。

6安全防护组

由安全管理部牵头，联合保卫部门人员组成，负责地震次生灾害发生后的现场安全管控，设立警戒区域，排查不稳定结构，确保人员与档案安全。需配备急救设备，对参与应急处置的人员进行安全交底。

4职责分工原则

各工作小组在指挥部统一领导下，按照“谁主管谁负责”的原则，明确职责边界，避免交叉或缺位。建立联席会议制度，定期沟通协调，确保信息共享与行动同步。以某次地震引发火灾为例，应急指挥组需第一时间启动档案巡查组与安全防护组，同时调配设施保障组的消防设备，并安排信息报送组同步记录灾情，形成扁平化指挥体系。

三、信息接报

1应急值守电话

设立地震次生灾害应急值守热线，24小时有人值守。电话号码由安全管理部统一管理，并报备上级主管部门及相关部门。值守人员需经过专业培训，熟悉应急预案，具备初步信息核实与报告能力。

2事故信息接收

事故信息接收渠道包括电话报告、内部系统报警、现场人员直接汇报等。接收部门为安全管理部，负责记录事故发生时间、地点、灾害类型、初步影响等关键信息，并立即向应急指挥组负责人报告。

3内部通报程序

内部通报遵循“分级负责、逐级传递”原则。安全管理部接报后1小时内，向应急指挥组总指挥报告；总指挥确认后，由指挥部指定联络员通过内部通讯系统（如企业微信、内部电话）通知各工作小组负责人。重要信息需同时采用多种方式传递，确保信息准确送达。

4内部通报方式

通报方式包括但不限于内部电话、即时通讯群组、应急广播、书面通知等。针对可能影响档案安全的次生灾害预警信息，需通过最高级别内部通报方式确保所有相关人员知晓。例如，当监测到地震可能引发火灾时，应立即通过应急广播发布警告，同时电话通知档案巡查组做好撤离准备。

5责任人

事故信息接收责任人：安全管理部值班人员。

内部通报程序责任人：安全管理部负责人、各工作小组负责人。

6向上级主管部门报告

报告流程：安全管理部→应急指挥组→单位主要负责人。报告时限：一般事故1小时内，较大事故30分钟内，重大事故立即报告。报告内容需包括事故基本情况、已采取措施、可能造成的损失等要素。报告形式采用标准化报表，通过指定政务服务平台或加密邮件发送。责任人：单位主要负责人。

7向上级单位报告

报告流程：应急指挥组→单位主要负责人。报告时限与内容参照向上级主管部门报告要求执行。需同时抄送安全管理部备案。责任人：单位主要负责人。

8向外部有关部门或单位通报

通报对象包括但不限于消防救援机构、住建部门、档案行政管理部门等。通报程序需通过正式函件或指定联络员电话进行。通报内容侧重于可能影响公共安全的档案受损情况。例如，当档案库房发生火灾时，需立即通报当地消防救援机构，并提供详细地址、过火范围、涉档数量等关键信息。责任人：安全管理部负责人。

9信息核实与反馈

事故信息报告后，由应急指挥组组织信息核实，确保报告内容准确。对初步报告与实际情况不符的，需及时修正并重新报告。建立信息反馈机制，各工作小组需在处置过程中持续向指挥部更新进展信息。

四、信息处置与研判

1响应启动程序和方式

响应启动程序遵循“分级负责、动态调整”原则。根据事故性质、严重程度、影响范围及可控性，结合第二部分明确的响应分级条件，实施差异化启动方式。

1.1应急领导小组决策启动

当事故信息经核实达到二级响应启动条件时，由应急指挥组立即向应急领导小组汇报。领导小组在30分钟内召开紧急会议，分析事故态势，评估处置能力，作出启动决策。决策启动后，由总指挥宣布进入应急状态，并下达初始处置指令。例如，地震引发档案库房结构变形，初步评估损失超过档案总量20%，即达到二级响应条件，需启动领导小组决策程序。

1.2自动启动机制

针对达到一级响应启动条件的重大事故，或涉及核心档案安全的突发情况，建立自动启动机制。当安全管理部接报确认事故信息符合启动条件时，无需经过领导小组会议，立即启动一级响应程序，同时向总指挥报告。自动启动旨在缩短应急响应时间，确保核心档案得到第一时间保护。以地震导致档案库房完全损毁，且引发火情为例，属于自动启动范畴。

1.3预警启动程序

当事故信息初步评估未达到响应启动条件，但存在次生灾害风险或可能升级为较大事故时，由应急领导小组作出预警启动决策。预警启动后，应急指挥组组织相关资源进入待命状态，开展风险监测与隐患排查，实时跟踪事态发展。例如，地震后监测到周边有危险建筑，虽档案库房暂无异常，但需启动预警程序，做好人员转移和应急物资储备。

2响应级别调整

响应启动后，应急指挥组需持续跟踪事态发展，通过现场巡查、数据监测等方式，动态评估灾害影响与处置效果。当实际情况与初始评估出现显著差异时，应及时提出响应级别调整建议。调整原则如下：

2.1提级响应

当次生灾害超出预期，或初期处置措施效果不彰，导致事故影响范围扩大或档案损失加剧时，应启动提级响应。例如，二级响应启动后，发现火灾蔓延至邻近档案区域，需提级至一级响应，增派外部救援力量。

2.2降级响应

当事故得到有效控制，灾害影响范围缩小，或通过应急处置已无扩大风险时，可考虑降级响应。降级响应需由应急领导小组确认，并报备上级主管部门。例如，地震引发的局部水灾经排涝后得到控制，可由二级响应降级至三级响应，转为日常档案维护状态。

2.3响应终止

当次生灾害完全消除，档案风险解除，所有应急处置措施完成时，由应急领导小组宣布终止应急状态。终止前需形成处置报告，总结经验教训。

3科学分析处置需求

应急指挥组需结合专业知识和现场情况，科学分析处置需求。重点评估以下要素：

3.1档案保护优先级

根据档案价值、使用频率、破损程度等因素，确定保护优先级。例如，将涉及重大决策、不可复制的历史档案列为最高优先级，采取针对性抢救措施。

3.2资源需求评估

评估所需应急资源，包括人力（专业修复人员、志愿者）、物力（修复设备、防护材料）、财力（应急处置费用）等，制定资源调配方案。

3.3风险再评估

在处置过程中，持续开展风险再评估，识别潜在次生灾害（如结构坍塌风险、有害物质扩散风险），制定专项应对措施。

五、预警

1预警启动

1.1预警信息发布渠道

预警信息通过内部专用预警平台、应急广播、部门内部通讯系统、短信通知等渠道发布。针对可能直接影响档案安全的预警，同时采用多种渠道确保信息覆盖所有相关人员。

1.2预警信息发布方式

预警信息以标准化格式发布，包含预警级别（如注意、预警、紧急）、灾害类型（如地震引发的火灾、水灾）、影响区域、潜在风险、建议措施等内容。发布方式根据预警级别确定，一般预警通过内部通讯系统推送，紧急预警通过应急广播强制通知。

1.3预警信息内容

预警信息应包含：灾害发生时间、地点、发展趋势预测、可能对档案造成的影响（如温度、湿度变化、污染物扩散）、需要采取的预防措施（如疏散、加固、断电）、应急联系人及联系方式等关键要素。

2响应准备

预警启动后，应急指挥组立即组织开展响应准备工作，确保在正式进入应急状态后能迅速有效处置。

2.1队伍准备

启动应急队伍编组，明确各工作小组人员名单及联系方式。组织队伍进行岗前会商，明确职责分工和行动任务。必要时，对部分人员开展专项培训，如应急疏散、设备操作等。

2.2物资准备

检查并补充应急物资，包括但不限于：档案防护用品（防潮布、塑料薄膜、干燥剂）、修复工具（切割器、夹子、修复胶）、应急照明、通风设备、个人防护装备（手套、口罩）。确保物资存放地点明确，可快速取用。

2.3装备准备

启动应急设备检查程序，确保消防设备、排水设备、电力设备处于良好状态。对数字化档案存储设备进行状态确认，保障数据备份与恢复链路畅通。

2.4后勤准备

评估应急期间人员食宿、交通等需求，协调相关部门做好保障。规划应急撤离路线和临时安置点，确保人员安全。

2.5通信准备

检查并测试应急通信设备，确保对讲机、卫星电话等在断电等极端情况下仍能正常使用。建立与外部救援机构的通信联络渠道，确保信息畅通。

3预警解除

3.1预警解除基本条件

预警解除需同时满足以下条件：发布预警的灾害因素已完全消除或得到有效控制；次生灾害风险完全解除；档案存储环境恢复正常或达到安全标准；经专家或指挥部评估确认无进一步风险。

3.2预警解除要求

预警解除由应急指挥组提出建议，报应急领导小组批准后正式发布。解除预警时，需明确后续工作安排，如恢复正常管理秩序、解除警戒等。同时，做好解除预警后的信息通报工作，确保相关人员知晓。

3.3责任人

预警解除的最终审批责任人为应急领导小组组长。应急指挥组负责人负责提出解除建议并组织现场确认。安全管理部负责预警信息的发布与通报。

六、应急响应

1响应启动

1.1响应级别确定

响应级别依据事故信息接收与研判结果确定。参照第二部分响应分级标准，结合灾害类型、影响范围、损失程度等因素综合判定。应急指挥组在接到达到响应启动条件的报告后，10分钟内提交响应级别建议，由总指挥批准后正式确定。

1.2响应启动程序性工作

1.2.1应急会议召开

响应启动后1小时内，由总指挥主持召开应急指挥会议，通报事故情况，明确响应级别，部署工作任务。根据响应级别，可邀请外部专家或上级单位代表参加。

1.2.2信息上报

应急指挥组负责按照第三部分规定，及时向上级主管部门、上级单位及相关部门报告事故信息与处置进展。首次报告应在响应启动后30分钟内完成。

1.2.3资源协调

应急指挥组根据各工作小组需求，统一协调内部资源调配，并启动外部资源申请程序。必要时，向地方政府应急管理部门请求支援。

1.2.4信息公开

由办公室负责，根据总指挥授权，向社会或单位内部发布相关信息。信息公开内容需经审核，确保准确、适度。

1.2.5后勤及财力保障

后勤保障部负责应急期间的人员食宿、交通、物资供应等保障工作。财务部门负责应急处置费用的审批与支付，确保资金及时到位。

2应急处置

2.1事故现场处置措施

2.1.1警戒疏散

安全管理部负责设立警戒区域，疏散无关人员。对受损档案区域周边设置警示标识，禁止火源进入。必要时，组织档案管理人员和重要档案的紧急撤离。

2.1.2人员搜救

如现场有人员被困，优先启动救援程序。由安全管理部牵头，联合外部救援力量开展搜救工作，确保救援人员自身安全。

2.1.3医疗救治

应急指挥组指定人员负责医疗联络，必要时协调医疗机构对受伤人员进行救治。

2.1.4现场监测

信息技术部、档案管理部负责对现场环境（温湿度、空气质量、结构稳定性等）进行监测，为处置决策提供依据。需携带专业监测设备，定时记录数据。

2.1.5技术支持

信息技术部提供数字化档案备份与恢复支持，档案管理部提供档案修复专业技术指导。

2.1.6工程抢险

安全管理部、后勤保障部负责对受损建筑、设施进行临时加固或拆除，消除安全隐患。必要时，协调专业工程队伍实施抢险。

2.1.7环境保护

应急处置过程中，注意防止次生环境污染。对产生的废弃物进行分类收集与处置。

2.2人员防护要求

所有参与应急处置人员必须佩戴符合要求的个人防护装备，包括但不限于：防尘口罩、防护服、安全帽、防护手套等。根据现场环境风险，采取必要的个体防护措施。应急指挥组指定专人负责人员防护物资的发放与管理。

3应急支援

3.1向外部力量请求支援程序及要求

当事故超出本单位处置能力时，由应急指挥组提出支援请求，经总指挥批准后，通过指定渠道向相关外部救援力量（如消防救援、专业抢险队伍、医疗救护等）发出支援请求。请求需包含事故情况、所需支援类型、本单位联系方式等关键信息。

3.2联动程序及要求

与外部救援力量联动前，需明确指挥关系和协作机制。由总指挥或其授权人员与外部指挥官对接，统一指挥调度。确保信息沟通顺畅，行动步调一致。

3.3外部力量到达后的指挥关系

外部力量到达后，原则上由本单位应急指挥系统负责统一指挥。若外部力量级别高于本单位，则由总指挥移交指挥权，并积极配合外部指挥官开展工作。确保指令传达准确，避免多头指挥。

4响应终止

4.1响应终止基本条件

事故现场得到全面控制，所有次生风险消除或得到有效控制；受影响档案得到妥善保护或处置；人员安全得到保障；环境危害得到控制。

4.2响应终止要求

响应终止需由总指挥批准，并报备上级主管部门。应急指挥组组织最后确认，形成处置总结报告。宣布终止后，相关资源逐步撤离，恢复正常管理秩序。

4.3责任人

响应终止的最终审批责任人为总指挥。应急指挥组负责人负责提出终止建议并组织现场检查。办公室负责终止信息的发布与通报。

七、后期处置

1污染物处理

对地震次生灾害引发的污染物（如消防水渍、有害气体、修复过程中产生的废弃物等）进行集中收集与处理。由安全管理部牵头，联合后勤保障部、专业技术机构，根据污染物性质选择合适的处理方式，如专业清洗、消毒、无害化处置等。确保污染物处理符合环保要求，防止二次污染。对受污染的档案进行隔离与专业修复处理。

2生产秩序恢复

档案管理工作秩序恢复：由档案管理部负责，根据档案受损情况，制定分阶段恢复方案，优先恢复数字化档案访问，逐步开展实体档案整理与提供利用工作。建立档案修复进度跟踪机制，定期评估恢复效果。

单位整体生产秩序恢复：由办公室牵头，协调各部门恢复办公场所、设备运行，确保档案管理所需的水、电、网络等基础条件满足要求。组织开展灾后安全检查，消除遗留隐患。

3人员安置

对因地震次生灾害导致工作场所受损或人员受影响的，由人力资源部、办公室负责统计，协调后勤保障部提供临时办公场所或必要的后勤支持。关注受影响人员心理状况，必要时提供心理疏导服务。恢复正常工作后，做好岗位调整与人员培训，确保工作continuity。

八、应急保障

1通信与信息保障

1.1通信联系方式和方法

建立应急通信联络簿，收录各工作小组负责人、关键岗位人员、外部救援机构、上级主管部门的通信方式。主要通信方式包括内部电话、对讲机、卫星电话、应急广播系统。优先保障核心通信线路畅通，如政务服务网络、专用通信光缆。

1.2备用方案

制定通信中断时的备用方案。包括启用移动通信基站、利用便携式无线电设备、设立临时指挥点等。确保在主用通信设施受损时，仍能保持基本指挥通信能力。

1.3保障责任人

安全管理部负责应急通信设备的维护与管理，确保设备完好可用。办公室负责应急联络簿的更新与分发。总指挥是最终通信保障决策人。

2应急队伍保障

2.1应急人力资源

2.1.1专家

成立由档案保护、结构安全、消防、环境监测等领域专家组成的专家组，提供专业技术咨询。专家名单及联系方式由档案管理部、安全管理部管理。

2.1.2专兼职应急救援队伍

组建档案应急救援队伍，由档案管理部、安全管理部骨干人员组成，承担日常演练和初期处置任务。后勤保障部提供必要支持。

2.1.3协议应急救援队伍

与具备专业能力的第三方机构签订合作协议，如与专业档案修复公司、工程抢险队、危化品处置队伍等建立应急联动机制，作为应急力量的补充。

3物资装备保障

3.1物资和装备清单

建立应急物资装备台账，详细记录物资装备信息。主要包括：

类型：档案防护用品（防潮布、无酸纸、修复胶）、监测设备（温湿度计、气体检测仪）、应急照明、通风设备、个人防护装备、消防器材、抽水泵、移动电源、对讲机等。

数量：根据实际需求确定，确保满足应急响应需要。

性能：明确主要技术参数和适用范围。

存放位置：指定专用库房或区域存放，确保存放环境适宜。

运输及使用条件：明确物资装备的运输要求和操作规程。

更新及补充时限：定期检查，根据使用损耗和损耗情况，制定更新补充计划，一般性物资每年检查，专业设备每两年评估。

3.2管理责任人及其联系方式

安全管理部负责应急物资装备的采购、验收、保管和日常维护。档案管理部参与档案专用物资装备的管理。建立管理责任人责任制，明确各物资装备的负责人及联系方式，并纳入应急保障联络簿。

九、其他保障

1能源保障

确保应急期间电力供应稳定。由后勤保障部负责，检查应急发电机组、备用电源线路等设施，确保关键时刻能启动应急供电。制定电力消耗优先序方案，确保应急照明、关键设备用电。

2经费保障

财务部门负责应急经费保障，建立应急专项资金，用于应急处置、物资采购、修复修复、损失补偿等。确保资金及时到位，按规定使用并做好账目管理。

3交通运输保障

后勤保障部负责应急交通工具的维护与管理，确保车辆处于良好状态。规划应急运输路线，协调运输力量，保障人员、物资、装备的及时运输。必要时，申请外部运输支援。

4治安保障

安全管理部负责应急期间的治安管理，维护现场秩序，设立警戒区域，防止无关人员进入。配合公安机关做好安全防范工作，确保应急处置环境安全。

5技术保障

信息技术部负责应急通信、网络、数字化档案备份恢复等技术支持。确保相关技术系统稳定运行，为应急处置提供技术保障。

6医疗保障

由办公室负责，协调医疗机构，建立应急医疗救助机制。配备必要的急救药品和设备，做好人员受伤后的救治与转运工作。

7后勤保障

后勤保障部负责应急期间的人员食宿、饮水、交通、衣物等基