行政办公室文件归档管理手册

行政办公室文件归档管理手册第一章总则1.1目的为规范行政办公室文件归档管理工作，确保文件资料的完整性、安全性与可利用性，提高办公效率，为单位运营与发展提供可靠的档案支持，特制定本手册。1.2依据依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及单位内部管理制度，结合行政办公室工作实际制定本手册。1.3适用范围本手册适用于行政办公室及各部门移交至办公室的各类文件资料的归档管理工作，涵盖文件的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等全流程管理。第二章归档文件范围行政办公室需归档的文件资料按业务属性分类，各部门应按要求及时移交相关文件：2.1公文类文件上级来文：上级单位下发的政策文件、通知、批复、函件等，留存正式文本及附件。本级发文：以单位名义制发的请示、报告、决定、通知等公文，留存发文稿纸、正文、附件及签发记录。平行文：与其他单位往来的函件、合作协议、会签文件等，留存双方签署的正式文本。2.2业务管理类文件行政管理：规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、调研材料、检查报告等，反映单位日常管理与业务开展的文件。项目管理：项目立项申请、审批文件、实施方案、进度报告、验收材料等，按项目单独整理归档。对外联络：与客户、合作伙伴的沟通记录、商务洽谈资料、合作意向书等，涉及重要业务往来的文件需完整留存。2.3会议类文件会议筹备：会议通知、议程安排、参会人员名单、讲话稿、汇报材料等会前资料。会议记录：正式会议的原始记录、决议事项、签到表等，确保记录准确完整。会后材料：会议纪要、落实情况跟踪表、文件执行反馈等，与会议主题对应归档。2.4人事与财务类文件（密级管理）人事资料：员工入职、离职、调动、考核、培训、职称评定等文件，按人员或类别分类归档，涉及隐私的文件严格保密。财务资料：财务报表、预算方案、报销凭证、合同付款记录等，需符合财务档案管理规范，与财务部门协同归档。2.5其他类文件荣誉资质：单位获得的荣誉证书、资质证明、媒体报道等，整理成册并标注获取时间。影像资料：重要会议、活动、项目现场的照片、视频，标注拍摄时间、地点、内容及相关人员，电子影像需备份存储。电子文件：办公系统传输的公文、邮件、电子报表等，转换为PDF等长期保存格式，与纸质文件对应归档。第三章文件整理流程3.1收集工作定期收集：各部门每月末移交需归档文件；年度总结、重要项目文件等在工作完成后15个工作日内移交。即时收集：紧急文件、重要会议材料、突发事件相关文件等，事件结束后3个工作日内移交。收集要求：移交文件需为原件（特殊情况留存复印件并注明原因），内容完整、字迹清晰，电子文件确保可正常打开。3.2分类与排序分类原则：按“年度—类别—保管期限”分类（保管期限参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）。排序方法：同一年度、同一类别内的文件，按发文时间或事项流程排序；批复类文件与请示文件合并，会议文件按“筹备—记录—会后”顺序排列。3.3编号与装订编号规则：采用“年度-类别代码-件号”（如2024年公文类第5件，编号为“2024-GW-005”）。装订要求：去除金属物，线装或胶装；单份文件页数较少时可合并装订，每份文件首页粘贴编号标签。3.4装盒与编目档案盒标注：盒面标注年度、类别、保管期限、起止件号、盒号（如“2024年公文类永久件号____盒号001”）。编目要求：填写《档案目录》，内容包括件号、文号、题名、日期、页数、保管期限等，电子目录与纸质目录同步更新。第四章档案保管与利用4.1保管要求环境管理：档案存放场所干燥、通风、避光，温度14-24℃，相对湿度45%-60%；配备防火、防潮、防虫、防盗设施。期限管理：严格执行国家规定的保管期限，永久档案长期留存，定期档案到期后鉴定（见4.3节）。移交管理：保管满20年的档案，按规定移交至单位综合档案馆或专业机构，办理交接手续。4.2利用规定借阅流程：内部人员填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及办公室主任审批后，到档案管理员处办理借阅手续；电子档案在线查阅需权限设置。复制与摘抄：复制档案需经审批，复制件标注“复制件”及日期；摘抄档案注明出处，严禁擅自修改或伪造。保密要求：涉密档案（国家秘密、商业秘密、个人隐私）借阅、复制需额外审批，接触人员签订保密协议。4.3鉴定与销毁鉴定小组：由办公室主任、档案管理员、业务部门负责人组成，每5年对到期档案进行鉴定，评估保存价值。销毁流程：无保存价值的档案编制《档案销毁清册》，经单位负责人审批后，两人以上监督销毁，销毁记录存档备查。第五章责任与监督5.1岗位责任办公室主任：统筹档案管理，审批重要档案借阅、销毁，监督制度执行，协调部门工作。档案管理员：负责文件收集、整理、保管、利用，维护档案目录，定期检查档案状况。部门负责人：督促本部门文件移交，审核文件完整性，配合档案利用与鉴定工作。5.2监督机制日常检查：档案管理员每月检查档案环境与完整性，每季度提交检查报告。专项审计：审计部门每年对档案管理进行专项审计，检查流程执行情况，提出改进建议。责任追究：因失职导致档案丢失、损毁、泄密的，视情节追究责任；涉及违法的移交司法机关。5.3考核与改进考核指标：档案归档及时率、完整率、利用效率纳入部门及个人绩效考核，优秀者予以表彰。持续改