公司笔记本电脑资产管理办法

公司笔记本电脑资产管理办法为规范公司笔记本电脑的全流程管理，提升资产使用效能，保障企业资产安全完整，结合公司实际运营需求，制定本管理办法。一、适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位使用的笔记本电脑（含公司购置、调拨、租赁等方式取得的设备），涵盖设备采购、领用、使用、维护、归还及报废全周期管理。二、管理职责（一）行政部（资产管理部门）统筹笔记本电脑的采购计划、台账登记、日常调度、维护监督及报废处置，定期组织资产盘点，确保账实一致；牵头制定设备配置标准，协调技术部门开展故障维修与系统维护。（二）财务部负责笔记本电脑的账务核算，审核采购预算与报废处置的财务流程，监督资产折旧、处置收入的合规入账，配合开展资产盘点与价值核对。（三）使用部门及员工使用人需妥善保管设备，遵守安全使用规范，及时反馈故障问题；部门负责人需审核本部门设备需求，监督员工合规使用，配合资产管理部门开展盘点与交接工作。三、资产全生命周期管理（一）采购管理1.需求提报：部门因工作需要新增或更新笔记本电脑时，需提交《设备采购申请表》，说明用途、配置需求（如处理器性能、内存容量、存储规格等）及预算，经部门负责人初审后报行政部。2.选型与审批：行政部结合公司现有设备标准（如品牌、型号兼容性）、成本控制目标及技术部门建议，确定采购方案，经分管领导、财务部联签审批后执行采购。3.验收与入账：设备到货后，行政部联合技术部门验收配置参数、外观完好性及系统兼容性，验收合格后登记资产台账，同步移交财务部入账。（二）领用管理1.领用登记：使用人凭审批通过的《设备领用单》至行政部领取设备，登记资产编号、配置信息、领用时间及使用人信息，签订《笔记本电脑使用责任书》，明确保密义务、使用规范及损坏赔偿责任。2.权限开通：技术部门根据使用需求开通设备网络权限、软件授权（仅限正版软件），并同步配置企业安全防护策略（如加密、杀毒软件）。（三）使用管理1.安全使用规范：禁止私自改装硬件、安装未经授权的软件或接入违规外部网络（如未加密的公共WiFi）；设备内存储的企业数据需定期备份（建议每周一次），敏感数据需加密处理；外出携带设备需提前报备部门负责人，返回后及时检查设备安全性（如查杀病毒、核查数据完整性）。2.日常保管要求：使用人需保持设备清洁、防潮防震，避免在高温、潮湿环境下使用；临时离岗时需锁屏或关机，长期闲置需存放于安全区域并报行政部备案。（四）维护管理1.日常保养：由使用人负责日常清洁与基础检查（如电池健康度、系统更新），发现异常及时报行政部。2.故障维修：设备出现故障时，使用人需提交《设备维修申请单》，经部门负责人确认后，由行政部安排技术部门或指定服务商维修；未经批准，禁止私自拆卸或委托非授权方维修，维修记录需存档备查。（五）归还管理1.交接触发条件：员工离职、岗位调整或设备调拨时，需启动归还流程。2.归还流程：使用人提前备份个人数据并格式化企业数据分区（技术部门协助）；设备归还时，行政部联合技术部门检查外观、硬件配置及系统完整性，确认无损坏后注销使用权限，更新资产台账；若设备损坏（非自然损耗），使用人需按《使用责任书》约定赔偿，赔偿金额参考设备折旧后价值或维修成本。（六）报废管理1.报废申请：设备达到使用年限（或经技术鉴定无维修价值）时，使用部门提交《设备报废申请表》，附技术部门的故障鉴定报告。2.审批与处置：行政部审核报废申请，经分管领导、财务部审批后，通过变卖、回收等方式处置报废设备，处置收入全额上缴财务部；报废设备的台账需标注“已报废”，并同步更新财务账目。四、监督与考核（一）定期盘点行政部每年度组织一次全面资产盘点，核对台账与实物的型号、编号、使用人信息，形成《资产盘点报告》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报管理层。（二）违规处理对私自处置设备、违规改装硬件、造成设备丢失/损坏的行为，视情节轻重给予警告、赔偿损失、绩效考核扣分等处罚；涉嫌泄密的，移交法务或监察部门处理。（三）考核机制将笔记本电脑管理纳入部门及员工绩效考核：对资产台账清晰、设备使用率高、无违规记录的部门/个人予以表彰；对管理