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文档简介

一、制度目的为规范维修档案管理工作，确保设备（设施）维修相关记录完整可查，为设备维护、故障分析及管理决策提供可靠依据，结合实际工作需求，制定本简易版维修档案管理制度。二、管理职责1.责任主体：由设备管理部门（或指定专人，如“档案管理员”）负责维修档案的收集、整理、保管、更新及查阅管理工作。2.职责要求：确保档案内容真实、完整，与维修实际情况一致；定期检查档案保管状态，防范损坏、丢失或信息泄露；配合内部审计、设备评估等工作，提供档案查询支持。三、档案内容范围维修档案应涵盖设备全生命周期内的维修相关信息，具体包括：1.设备基础信息：设备名称、型号、编号、安装位置、投入使用时间等；2.维修记录：故障描述：故障现象、发现时间、初步判断原因；维修措施：维修方案、使用工具/仪器、更换配件（名称、型号、数量）；维修时长：开始及完成时间、维修人员（签字确认）；维修结果：故障是否排除、设备试运行情况；3.保养与检测记录：定期保养计划、执行情况、检测报告（含第三方检测报告，若有）；4.外包维修相关：外包维修合同（或协议）、外包方资质、维修验收单；5.故障分析与改进：重大故障的根因分析报告、预防或改进建议（如设备改造、操作规范优化等）。四、归档流程1.资料提交：维修任务完成后，维修人员（或外包方）应在3个工作日内提交维修记录、配件清单、验收单等资料；2.整理与审核：档案管理员对资料进行分类（按设备编号或维修类型）、编号，填写《维修档案登记表》；设备管理部门负责人对档案内容的真实性、完整性进行审核；3.归档存储：纸质档案：使用统一档案袋/盒装订，标注设备编号、档案类型（如“XX设备维修档案”），存放于专用档案柜；电子档案：扫描或录入电子文档，按“设备编号-年份-维修类型”建立文件夹，存储于加密服务器或云盘（定期备份，至少每季度1次）。五、保管与查阅规范（一）保管要求纸质档案：存放环境需干燥、通风，避免阳光直射、潮湿或虫蛀；档案柜需加锁，定期（每半年）检查档案完好性；电子档案：设置访问密码，限制非授权人员登录；每季度验证备份文件的可读性，防止数据丢失。（二）查阅权限与流程内部查阅：部门员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案管理员陪同下查阅（电子档案可授权临时访问权限）；外部查阅（如审计、合作方）：需出具书面申请，经公司分管领导审批后，由档案管理员提供复印件（隐去涉密信息），禁止直接接触原始档案。六、更新与销毁（一）档案更新当设备发生大修、改造、产权变更或关键配件更换时，档案管理员应在10个工作日内更新档案内容，确保信息与设备现状一致。（二）档案销毁销毁条件：档案保管期限届满（建议设备报废后再保存3年）、无继续保存价值（如重复记录、错误档案）；销毁流程：档案管理员提出销毁申请，附《拟销毁档案清单》，经设备管理部门、综合管理部门联合审批后，由2人以上监督销毁（纸质档案可碎纸，电子档案需彻底删除并记录销毁过程）

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