行政工作处理流程手册行政工作规范化操作指南

行政事务处理流程手册行政工作规范化操作指南前言为规范行政事务处理标准，提升工作效率，保证各项工作有序开展，特编制本手册。本手册适用于公司各部门日常行政事务的规范化操作，涵盖办公用品管理、会议组织、文件流转、差旅安排、办公环境维护等核心场景，旨在为行政人员及全体员工提供清晰、统一的操作指引，保障行政工作高效、合规运行。第一章办公用品管理规范一、适用情境日常办公物资（如文具、耗材、设备配件等）申领；新员工入职办公物资配置；部门或项目专项物资采购申请；办公用品库存盘点与补充。二、操作流程（一）需求提出员工根据工作需要，填写《办公用品申领表》（详见相关表单），注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领部门。部门负责人对申领需求的合理性进行审核，保证与工作实际相符，避免浪费。（二）采购对接行政部汇总各部门申领需求，结合库存情况，制定采购计划。采购计划经行政经理审批后，对接供应商进行采购（小额物资可从固定供应商处采购，大额或专项物资需比价后确定供应商）。采购物资需符合质量标准，到货后由行政部验收，核对品名、规格、数量与采购订单一致，保证无误后入库。（三）领用登记员工凭审批通过的《办公用品申领表》到行政部领取物资。行政部发放时，在《办公用品库存登记表》（详见相关表单）中记录领用日期、领用人、物品名称、数量及库存余量，保证账实相符。（四）库存管理行政部每月25日对办公用品进行盘点，核对库存数量与登记表数据，差异需及时核查并记录。对于库存不足或临近保质期的物品，提前启动补充采购流程，避免影响正常办公。三、相关表单表1：办公用品申领表申领部门申领人申领日期物品名称规格数量审批人部门负责人签字行政部审核表2：办公用品库存登记表日期物品名称入库数量领用数量库存余量管理人四、特别提示申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁超量或非工作用途申领；办公设备（如电脑、打印机）故障维修需单独提交《设施报修单》，不纳入办公用品申领流程；涉及保密或专用物资（如印章、密钥）的申领，需额外经部门负责人及行政总监审批。第二章会议组织与管理规范一、适用情境部门内部工作例会；跨部门协调会或项目推进会；外部单位来访接待会；全体员工大会或专题培训会。二、操作流程（一）会议发起与方案拟定会议发起人填写《会议申请表》（详见相关表单），明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物资（如投影仪、麦克风、会议材料等）。行政部根据会议性质，协助确认场地（如会议室大小、设备配置）及后勤安排（如茶水、签到台等）。（二）会议通知行政部提前1-2个工作日通过邮件、企业或公告栏发布会议通知，包含会议基本信息及参会要求（如提前准备材料、着装要求等）。外部会议需提前向对方发送正式邀请函，确认参会人员及行程安排。（三）会前准备场地准备：提前30分钟检查会议室设备（灯光、音响、投影仪），调试正常；摆放席卡、会议材料、饮用水等。人员准备：安排签到人员，准备签到表及会议记录本；重要会议需提前引导参会人员入座。（四）会中服务维护会议秩序，提醒参会人员将手机调至静音；按议程推进会议，控制各环节时间，保证会议高效进行；做好会议记录，记录关键决议、待办事项及责任人。（五）会后整理会议结束后，行政部协助整理会议室，恢复场地原状；会议发起人于2个工作日内形成《会议纪要》（详见相关表单），经参会部门负责人确认后分发至相关人员；重要会议材料及纪要进行归档保存，期限不少于3年。三、相关表单表3：会议申请表会议主题会议时间会议地点发起部门发起人联系方式参会人员议程安排所需物资审批人部门负责人签字行政部确认表4：会议纪要模板会议名称会议时间会议地点主持人参会人员缺席人员及原因记录人议程1：讨论内容决议事项责任人议程2：其他事项：四、特别提示会议需提前明确主题和目标，避免无主题或偏离议题的讨论；涉及保密内容的会议，需提前告知参会人员保密要求，会议材料不得外传；临时会议需至少提前4小时通知行政部，以便协调场地和资源。第三章文件资料处理规范一、适用情境公司内部文件（通知、制度、报告等）的起草、流转与归档；外部单位文件（函件、合同、资料等）的接收、登记与分发；档案资料的查阅、借阅与保管。二、操作流程（一）收文处理外部文件送达后，行政部首先核对文件份数、密封情况，确认无误后拆封，在《文件收发登记表》（详见相关表单）中登记收文日期、发文单位、文件标题、份数及密级（如有）。行政部对文件进行初步分类，填写《文件流转单》（详见相关表单），注明拟办意见（如“呈报总经理阅批”“转发至部门办理”），随文件送至相关负责人批办。文件承办部门收到后，需在1个工作日内处理完毕，涉及多部门协作的需明确主办与协办部门；承办完成后，将处理结果及文件退回行政部归档。（二）发文处理部门起草文件需使用公司统一模板，内容准确、格式规范，经部门负责人审核后提交至行政部。行政部对文件内容、格式、文字进行核稿，重点检查是否有错别字、表述歧义及是否符合公司制度；核稿通过后，按权限报相关领导签发（一般文件由行政经理签发，重要文件由总经理签发）。文件签发后，行政部统一编号、印制，加盖公章，在《文件发文登记表》（详见相关表单）中登记发文日期、文号、标题、分发范围及份数，通过邮件、纸质或企业分发至相关部门。（三）归档管理办结的收文、发文及具有保存价值的资料（如会议纪要、合同、报表等），由行政部于每月末整理归档。归档文件需按“年度-类别-文号”顺序分类存放，编制《档案归档清单》（详见相关表单），标注档案名称、归档日期、保管期限及存放位置。员工查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及行政部批准后，在行政部指定区域查阅，涉密档案需经分管领导审批。三、相关表单表5：文件收发登记表收文日期发文单位文件标题文号份数密级经办人分发部门签收人签收日期处理结果表6：文件流转单文件标题文号收文日期拟办意见承办部门承办人办理时限处理结果审核意见领导批示表7：档案归档清单归档年度档案类别档案名称文号保管期限存放位置归档人四、特别提示文件需使用规范简称，避免歧义；紧急文件需标注“特急”字样，优先处理；涉及公司机密、商业秘密的文件，需严格按照保密规定管理，严禁私自复制或外传；档案保管期限届满后，需经鉴定小组审核确认，方可按规定销毁，销毁时需有两人以上监销并记录。第四章差旅事务办理规范一、适用情境员工因公出差（如客户拜访、项目考察、参加会议等）；外部培训、学习交流活动；公司统一组织的集体差旅（如年会、团建等）。二、操作流程（一）出差申请员工出差前需填写《出差申请表》（详见相关表单），注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具及预计费用，经部门负责人审核。部门负责人根据工作需要审批出差必要性及出差时长，超过3天或跨省出差需报分管领导审批。（二）行程与住宿安排员工凭审批通过的《出差申请表》，向行政部申请预订机票/车票及住宿。交通工具选择：优先选择高铁二等座、飞机经济舱（特殊情况需升级需注明理由并经审批）；住宿标准按公司《差旅费管理办法》执行（如一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚）。（三）差旅保障行政部协助办理签证、保险等手续（如涉及出国差旅）；长期出差（超过15天）需提前向行政部报备，以便安排住宿及考勤事宜。（四）费用报销员工出差结束后，在5个工作日内整理差旅票据（如发票、行程单等），粘贴整齐后填写《差旅报销单》（详见相关表单），注明出差事由、费用明细及报销金额。报销单需附《出差申请表》复印件，经部门负责人审核后，提交至财务部复核，按审批流程报销。（五）差旅总结重要差旅（如项目考察、客户谈判）需在返回后3个工作日内提交《差旅总结报告》，说明出差成果、待跟进事项及建议。三、相关表单表8：出差申请表出差人部门职位出差日期出差地点出差事由行程安排交通工具预计费用住宿标准审批人部门负责人签字表9：差旅报销单报销人部门出差日期出差地点费用明细：交通费住宿费餐饮费其他费用金额报销总额附件说明审批人财务复核四、特别提示出差需严格遵守审批流程，未经批准不得擅自出差或变更行程；报销票据需真实、合法，抬头为公司全称，不得虚报、冒领差旅费用；出差期间需保持通讯畅通，遇特殊情况及时向部门负责人及行政部报告。第五章办公环境与设施维护规范一、适用场景办公区域日常清洁与秩序维护；办公设备（电脑、打印机、空调等）故障报修；绿植养护与办公环境美化；安全隐患排查与应急处理。二、操作流程（一）清洁管理行政部每日安排保洁人员对办公区域（前台、走廊、会议室、卫生间等）进行清洁，保持地面、桌面整洁，垃圾日产日清。各部门员工需保持个人工位整洁，下班后整理文件、关闭电源，营造有序办公环境。（二）设施报修办公设备或设施出现故障时，员工填写《设施报修单》（详见相关表单），注明故障位置、设备名称、故障现象及报修人联系方式。行政部收到报修单后，1小时内响应，联系维修人员上门维修；紧急故障（如漏水、停电）需立即协调处理。维修完成后，员工确认故障排除，在《设施报修单》上签字确认，行政部记录维修情况及费用。（三）绿植与环境美化行政部定期为办公区域绿植浇水、施肥、修剪，保证绿植存活率；枯萎或损坏的绿植及时更换。节日或重要活动期间，行政部可适当布置办公环境（如鲜花、装饰品），营造温馨氛围，布置方案需报行政经理审批。（四）安全管理行政部每月组织一次安全隐患排查（消防设施、用电安全、门窗锁具等），发觉问题及时整改并记录。员工发觉安全隐患（如电线裸露、消防通道堵塞等）需立即向行政部报告，紧急情况可直接拨打应急电话。三、相关表单表10：设施报修单报修部门报修人联系方式报修日期故障位置设备名称故