会议管理制度

会议管理制度

会议管理制度1

为进一步加强对会议室的管理，确保会议室卫生整洁和设施完

好，更好地服务办公室各类会议及接待活动，特制定本办法。

1、办公室会议室实行科室轮流管理制度，值勤科室为管理责任

科室。

2、值勤科室职责：负责会议室内的卫生、物品管理和花草养护

工作，确保室内卫生清洁、物品摆放整齐、各种设施完好。

3、值勤工作标准：墙面清洁无蜘蛛网，地面干净无痰渍、无污

垢、无卫生死角，桌面干净无尘土，桌椅摆放整齐合理，花卉定期

养护无枯死枝叶，资料橱整理规范，灯具、空调、电风扇、钟表使

用正常。

4、会议室原则上是内部使用。如外单位借用，需经分管副主任

批准，在不与办公室使用相冲突的'情况下方可使用。使用会议室期

间，使用单位和与会人员要爱护室内物品，保持室内清洁，不得随

意将室内用品带走或挪作他用。会议结束后，由使用单位负责室内

卫生清扫和桌椅摆放，关好门、窗、电器，并对秘书科做好交接。

5、会议室实行工作人员固定座次办法，值勤科室和使用单位不

得随意调整桌椅位置。

6、会议室内物品的更新与维护工作，如更换门锁、日光灯、钟

表电池、空调维护、椅子座套清洗、窗帘清洗等由行政科具体负责。

7、秘书科负责做好会议室管理的统筹协调和本《管理制度》的

督导落实工作。会议管理制度2

1、目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本,

特制定本制度。

2、适用范围：本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州

总部会议管理。

3、管理权责：

总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本

制度的行为提出处罚。

会议的审批权限详见”会议提拟与审批”。

4、会议分类：

5、管理内容：

会议提拟与审批。

公司月度例会无须提拟和审批。

公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由

议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。

部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与

公司会议冲突。其中，中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专

项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由本中心

另行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。

会议计划与统筹。

每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时

行政会议，统一报集团总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度

会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。

凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排

新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报

批手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不

得随意打乱正常会议计划。

会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议

服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、

部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

会议准备。

会议通知遵照以下规定:

1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通

知，由中心/部门按计划表直接通知与会人；

2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议

通知：

未列入月度会议计划而临时提拟的会议；

虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资

料、会务安排等作特别说明；

其它提拟人认为应另行通知的情况。

3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务

服务提供部门；

4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的

会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书

面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编

制详细的会议计划通知相关部门。

会议的其它准备工作遵照以下规定：

1、会议提拟部门应提前做好会议资料准备的组织工作；

2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，

布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、

用品等；

3、公司总部召开妁公司级会议会务服务统一归口总经办负责。

4、部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部

门书面提出，由会议室管理部门统筹安排。

会议组织。

会议组织遵照“诺提拟，谁组织”的原则。

会议主持人须遵守以下规定：

1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，

做好会前准备。

2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决

问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程

进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的

发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。

对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见;

对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人、达成标

准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

与会人须遵守以下规定:

1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转

移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请

离开会场。

6、做好本人的会议纪录。

多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持，集团

总经理另有授权的，从集团总经理授权。

公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据

会议进行情况确需延长的，主持人须征得与会人员同意。

主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

会议记录。

公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定

应遵守以下规定:

1、各部门应常设一名会议记录员，负责本部门会议及本部门负

责组织的会议的记录工作。

2、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持

人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议

记录员。

3、集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总

经理秘书负责会议记录工作，集团总经理另有指定的从集团总经

理指定。

会议记录员应遵守以下规定：

1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根

据需要整理会议纪要。

2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报

会议主持人审核签名。

5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人

核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

下列情况下，应整理会议纪要：

1、公司各类临时行政会议;

2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；3、其它主持

人要求整理会议纪要的会议。

会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政

会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。

会议原始记录的各档按以下规定：

1、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门

常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机

要档案及时转总经办统一归档备查。

2、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅

应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

会议跟进。

会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟

进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落

实，集团总经理另有指定的，从集团总经理指定。

会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

奖惩。

奖励。按《奖惩管理制度》执行。

迟到、早退、缺席。

1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内

未到的，计为迟到。

2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束

前5分钟提前离开

会场的，计为早退。

3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假

未批准而不参加会议的，计为缺席。

处罚。

1、无正当理由迟到、早退每次处10元的曷款。

2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款。

3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚

由传达人承担。

6、附则。

本制度由集团总经办负责解释。

凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执

行。

本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。会议管

理制度3

学校会议室是学校党政领导研究工作、举行会议、接待客人的

重要场所，为加强学校会议室的管理，提高会议室的使用效率，特

制定本办法。

一、会议室介绍

学校会议室包括综合教学楼八楼第一会议室、第二会议室、会

客室，七楼会议室、行政楼三楼会议室。具体情况如下：

笫一会议室：主要用于校领导召开校务会、党会、商议学校事、

小型会议或接待来宾以及听取各部门、各学校领导汇报工作的场所,

可容纳34人。

第二会议室：主要用于校领导召开全校性会议、视频会议、以

及接待来宾的场所，可容纳80人左右。

会客室：主要用于校领导接见外宾、重要来宾，可容纳12人。

七楼会议室：主要用于校领导及学校各部门召开全校性会议，

可容纳50人左右。

行政楼三楼会议室：主要用于学校各部门召开全校性型会议，

可容纳50人左右。

二、会议室使用原则

1.在保证《梧州学院每周会议安排表》上安排的全校性会议外,

可安排领导和各单位召开未上《梧州学院每周会议安排表》的全校

性会议和接待工作。

2.各单位使用会议室，须提前一天向校长办公室申请，并在校

长办公室行政科登记（包括使用时间、会议的主要内容）后方可安

排使用。休息时间使用会议室须在工作日登记，本周不预约下周会

议室。

三、管理职责

1.校长办公室行政科负责会议室的管理和维护工作，保持会议

室整洁有序，设备完好。及时将会议室使用安排情况告知相关保洁

人员，做好会前茶、水及茶具的准备工作。

2.使用会议室的部门及相关人员应爱护会议室的各类设施，保

持室内卫生，严禁室内吸烟，禁止声喧哗。

2、学校会议室使用的管理制度

1.全校性事先要按照《型活动报批制度》向校长请示，经签字

同意后方可召开。

2.在学校会议室（电教室）召开的会议，会前要做好《疏散预

案》。正式开始前要向与会人员提示疏散通道位置。

3.会议室财产期初由学校总务处统一配备清点，制定财产统计

表统计后由会议室负责人核实签字认可，并在期末复查盘点，列入

工作考评。

4.会议室财产由负责人统一负责保管，使用老师应协助负责人

做好使用保管工作。

5.负责人平时应做好会议室内各类物品、设施的规范摆放、卫

生管理、电器和用电线路管理及安全管理等。疏散通道标志完整。

6.负责人必须清楚和定期清点会议室内的‘物资种类、数量，了

解损伤情况，情况严重的则立即报损，人为造戌损坏的则上报总务

处及按价赔偿。

7.会议室内各类物品均为教学服务，不得擅自外借，经领导同

意后的外借物，要办理外借登记手续并及时归还原室。

8.切实加强安全工作，定期进行安全检查，杜绝安全隐患，尽

力减少会议室财产损坏。

9.会议室内不准吸烟，要办成无烟会议室。

10.每次会议前后，负责人要及时清理、打扫会议室，并及时关

灯、关好门窗，确保会议室安全。会议室的钥匙专人负责，不准借

与任何人。

3、学校会议室使用的管理制度

为进一步加强学校会议室使用管理，提高会议室使用效率，更

好服务教学、科研、艺术实践，促进学校工作顺利开展，特制定本

管理办法。

一、会议室范围

1.长清校区共有3个会议室，分别是：办公楼二层的第一会议

室（20—）、报告厅（20_）,三层的第二会议室（3004）o

2.文东校区共有6个会议室，分别是：艺术剧场楼的第一会议

室（109）、第二会议室（209）、第三会议室（213）、第四会议室

（402）,老干部活动中心二层的第五会议室（219）、第六会议室

（221）o

二、会议室使用管理规定

1.党办校办负责学校会议室的日常管理与维护，并统筹协调安

排使用。

2.会议室是学校召开各类工作会议和开展学术活动的‘场所，面

向全校各单位、各部门开放，实行资源共享，但不得挪作他用、不

得安排其他活动。

3.会议室的使用实行预约申请制度，使用单位应提前1-3天向

党办校办行政科预约申请，并填写“学校会议室使用申请表”，登

记相关信息，联系电话：O

4.会议室内设备的技术支持及日常维护，由党办校办安排专门

人员负责，使用单位工作人员不得自行调试。

5.使用单位应爱护会议室内公用设备、设施，不得随意刻画、

张贴、涂写，不得挪动室内设备，改变室内格局。如损坏或丢失设

备、物品，由使用单住或当事人负责赔偿。

6.使用单位应保证会议室的清洁、卫生，禁止在会议室内吸烟、

随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

7.注意安全，节约用电，会议结束后请自觉关闭电源及门窗。

8.会议室使用完毕后，使用单位应及时通知党办校办工作人员，

一起检查清点会议室内各类设备、物品，并做好交接。

9.长清校区办公楼报告厅的使用管理，仍按照20_年10月8

日施行的《关于启用长清校区办公楼二楼报告厅的通知》有关规定

执行。

10.党办校办要进一步强化服务意识、提升服务质量，进一步加

强规范化管理，加强对工作人员的培训，及时做好会议室设备、设

施的保养维护，确保会议室环境整洁、正常有序运转，确保为各单

位、各部门提供优质服务。

4、学校会议室使用的管理制度

1.学校会议室供会议、学术交流、接待等活动使用。

2.会议室优先保证对外交流活动和学校会议的使用。

3.使用会议室应到行政办公室进行登记，由行政办公室协调安

排使用时间。会议室安排中若有，原则上按申请联系时间先后顺序

确定。若各单位预定的会议室与学院临时安排的重要会议或重要的

接待活动发生，将由院长办公空负责统筹协调，请其它部门应予理

解和支持。

4.会议所需特殊设备各使用部门自备。

5.专人负责妥善保管会议室钥匙，不得丢失和复制。用毕要及

时归还。

6.节约用水、用电和各种会议用品，避免浪费。

7.各部门在使用会议室过程中，必须服从管理人员的安排，未

经允许，不随意使用、移动、拆卸室内设施，不随意悬挂、张贴会

标、会议材料，损坏、丢失会议室设施的要负责赔偿。

8.会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得院长办公室同

意，任何人不得拿出会议室或作为它用。

9.自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室内进餐、吸烟，不

随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。

10.安全用电，注意防火，发现火灾隐患及设备损坏等情况应

及时采取措施，并向主管人员报告情况。

11.离开会议室要关好门窗、电器，切断电源，将用具、座椅

等复位。带走废弃物品，确保室内干净、整洁、安全。

12.对不遵守上述要求的使用者，院办有权提出批评、责成整

改或拒绝登记等处理措施。会议管理制度4

会议室是一个企业内部沟通交流的重要场所，在企业内部各种

会议中发挥着至关重要的作用，因此，有效的会议室预约管理制度

对企业的运作有着重要的影响。本文将介绍一些管理会议室的方法,

以确保会议室的高效使用和维护企业内部信息的机密性。

一、预约规定

会议室预约管理制度的核心是预约规定。一般来说，企业的会

议室预约需要包括下列内容：

1、预约途径

企业应当设立一种明确的预约途径，用户可以通过官网、邮件、

电话等方式进行预约。

2、预约要求

企业应当明确预约的要求，如预约人员必须是公司内部员工或

外部人员必须由公司内部员工邀请等。同时，企业可以要求预约人

员提供相关的文件或资料，如会议议程等。

3、预约时间

企业应当明确会议室预约的'时间，包括预定时间的起止时间、

使用时长等。

4、预约限制

企业可以对一些特殊情况下的预约进行限制，如不允许重复的

预约、优先级高的预约等。

5、取消预约

企业应当设立一种明确的取消预约途径，如邮件或电话。另外,

在取消预约时，企业可以要求提供原因或说明。

二、会议室使用管理

会议室使用管理是会议室预约管理制度的另一个重要方面，包

括以下内容：

1、设立使用注意事项

为了避免用户使用不当而给会议室带来损害，企业应当设立使

用注意事项，如禁止在会议室吸烟等规定。

2、保障会议室安全

会议室安全对于企业来说至关重要，企业应当确保会议室设施

完好、安全、防火、防盗等。

3、维护卫生环境

企业应当为会议室定期清理，及时清洗物品、垃圾等。

4、设备维护

企业应当设立设备维护制度，定期检查、修理会议设备，保证

会议的高效运作。

三、增加会议室使用率

尽管会议室数量有限，但是，如果会议室预约管理制度有效，

企业可以实现更高效的使用率，员工可以找到适合的场所进行工作,

提高工作效率。一些增加会议室使用率的方法如下：

1、纵向利用

不同部门的会议室可以互相利用，不同部门的会议室预约也可

以并行。这种使用方法能够有效的增加会议室的使用率，达到节约

会议室的目的。

2、横向利用

对于同一部门或者同一类型的会议室，企业可以安排不同的使

用时间，使得不同的员工在时间上进行轮换使用。这种使用方法能

够轻松地增加会议室的使用效率。

3、灵活使用设备

企业可以为会议室设置灵活使用的设备，如手提式投影仪、便

携式电视等，能够将会议室的使用范围扩大到全公司，进一步增加

使用率。

结语

会议室预约管理制度是企业中一项重要的管理制度，不仅需要

明确规定预约的方式、要求和限制，还需要在使用方面设立注意事

项，维护设备和卫生。企业可以通过增加会议室使用率来使得会议

室的利用率得到提高，员工可以在会议室中更好地进行沟通，企业

也可以更快地获得更多准确的信息，从而为企业的发展打下坚实的

基础。会议管理制度5

一、目的：

保证集团公司各类会议的顺利召开和规范有序使用，加强会议

室管理，提高会议室使用效率。

二、范围：

适用于—嘉园办公区内各类会议室的使用管理。

三、职责：

各会议室统一归口管理处客服中心负责管理，协调安排会议室

使用。

四、工作流程:

1、会议室由客服中心负责管理。

2、会议室只限本管理处相关职能部门使用，外单位借用会议室

须经客服中心主管批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将

会议室借给外单位使用。

3、管理处各部门使用会议室须经办公室同意后，办理相关手续,

领取会议室钥匙。

4、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清

洁。用后应及时清洗水杯和烟灰缸，打扫卫生，检查安全，锁好门、

关好窗，将钥匙交还办公室。

5、任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的‘各种设施

拿出会议室或转做他用。

6、会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次

一清洁。

7、每次会议之前，管理人员应进行电源检查、配备饮用水、水

果（必要时）等工作。

8、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等）

做到会散、人走、电源关、门上锁。

9、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，不许将室

内物品移做他用。会议管理制度6

1、目的

为了使公司的会议管理规范化、有序化，提高会议质量。

2、适用范围

适用于_______有限公司会议召开。

3、职责

3、1行政人事部负责公司级会议的组织、会场纪律的管理，会

议记录；

3、2行政人事部对公司级会议决定事项以及安排的工作进行跟

踪、落实，以确保工作能够按时、按质、按量完成；

3、3各单位内部会议由各单位自行组织，行政部予以协助。

4、内容

4、1会议召开的原则

4、1、1公司所有的会议必须以精简、有效、节俭的原则进行;

4、1、2只有在需要时才召开会议；

4、1、3公司严格控制未预见的‘临时性会议，对此类会议须按

一会一报原则审批（临时会议需报行政部批准）。

4、2会场纪律

4、2、1公司定于每周下午______召开周工作总结与

计划例会，由行政部负责组织，紧急会议提前半小时通知。周会

的议程：总结上周工作，安排本周主要工作任务，商讨工作中出现

问题的具体解决方案。

4、2、2月底会议、季度会议、年度会议由行政部根据具体工

作安排确定时间，提前二天通知各部门，各部门会议由各部门自行

确定会议时间。

4、2、3开会前5分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调

到振动状态或关闭；

4、2、4会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私

自讨论；

4、2、5与会人员因为特殊原因不能按时出席会议，须在会前

向会议组织单位请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因

（特殊情况可以采取口头形式请假），得到组织单位批准后，才能请

假。

4、2、6会议中途与会人员如有急事需离开，需向会议主持人

提出申请，得到批准后方可离开。

4、3会议管理体制

4、3、1公司级会议召开前期，行政部准冬好会议相关文件或

资料，必要时进行会场布置、设备调试。

4、3、2行政部需在会议进行中做好记录，记录方式主要是速

记笔录。

4、3、3行政部做好会议记录，并存放于公司共享资料相应文

档内。

4、3、4除各单位内部会议外，公司级会议资料由行政部整理、

立卷、归档。

4、3、5对于没有按时出席会议而又未请假者，由行政部参照

公司《奖惩制度》予以处罚。

5、引用文件

无

6、记录

6、1《会议记录》、《会议记要》、会议任务跟进表》

7、其它

7、1本规定由行政部制订并归口管理；

7、2本规定自发布之日起实施。会议管理制度7

1、会议室是学校举行会议的重要场所。为保证学校日常工作的

正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。

2、办公室所属会议室只供学校举行各种会议、举办各种活动和

对外接待使用。学校所属各会议室、报告厅根据工作需要均可向各

部门开放。

3、实行会议预约制度。各部门如需使用会议室一般应提前1天

在0A系统提交《会议使用申请表》，经部门领导审批、校办主任审

批后，由学校办公室协调安排。《会议使用申请表》填写包括申请

日期、申请人、申请部门、会议名称、会议时间等内容。若部门预

定的会议室与学校临时性重要会议发生时，以全校性会议为先。

4、校级会议和接待由学校办公室负责招待。

5、保证会议室的清洁卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和

乱扔杂物。服务人员要及时整理、清扫会议室，保持清洁环境。

6、爱护会议室设施。任何人员不得随意移动会议室的,家具和

物品。

7、会议结束后，会议室使用部门须到学校办公室办理交接手续。

8、对于不按规定要求使用会议室的部门，办公室有权提出批评,

甚至停止其再次使用会议室。会议管理制度8

（一）基本原则

1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关决

定，及时研究和解决工程建设管理中存在的问题，多方交流信息，

加快信息反馈的速度，不断完善和改进管理工作。

2、所召开的会议本着既要解决问题，又要缩短时间的原则。尽

量精简会议频率，可开可不开的会，坚决不开；可在基层现场解决

的问题，不在会上研究；属于部门职责范围内的事情，不开全体会

议。必须召开的会议，应于会前通报议题，事先准备好供会议讨论

的重要事项或文件材料。凡涉及对外或需向上级请示的，一定要在

会前做好协调和请示等准备工作。要使各种会议开得有内容、有决

议、有效果。

3、各次会议要明确主办部门，同时明确召集人和会议筹备人员,

准备好与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议，原则上各

个业务部门自行组织召集会议，办公室协办。

4、凡涉及到公司会议，或者两个部门以上参加的会议，以及要

求上级领导参加的会议，均需事前报办公室备案并取得协调安排后，

始得召开。

5、凡会议需要费用开支的，主办部门必须提前做好会务方案，

专门编制预算，经办公室、财务部门审核并报公司领导批准后，由

办公室统筹安排。

6、会议决定的事项由办公室或会议主办部门根据会议纪要逐项

负责落实、督办，应将执行情况及时向公司领导汇报。

7、对会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行

过程中如存在问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积

极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向公司

分管领导反映并提取建议，由公司领导协调解决。

（二）会议形式

工程建设管理会议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司

周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工

程重大问题专题会（质量、安全、进度）、监理协调会、工地会议

等形式。

工程建设管理会议召开时间可分为定期会议和临时会议两种。

定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议

一般是指由针对性解决专项问题的专题会议。

（三）、会议的组织与落实

1、员工大会

公司员工大会是临时会议，主要任务是传达公司董事会和公司

领导层对建设项目管理的要求，本项目总体工作计划安排和发展目

标，公司最新决策、决议，以及公司下一步重要工作事项布置等。

员工大会一般每季度或半年召开一次，由总经理主持，公司全体员

工参加。

会议由办公室负责筹办和召集，并拟定会议议程报公司经理审

定。办公室负责会议记录并在会后3天内整理出会议纪要，由总经

理签发并送公司各部门。

2、公司周办公例会

周办公例会，一般在每周初或末召开，会议由总经理或委托副

总经理主持，公司各部门副职以上人员参加，办公室负责会议召集

并做好会议记录，会后，需督促各部门积极完戌公司布置的各项工

作。

会议的主要议题是：

（1）检查落实上周公司主要工作完成情况；

（2）各部门提出本周工作重点；

（3）对各部门之间的工作协调以及重要问题的讨论研究；

（4）其他需要在工作会议上讨论决定的事项。

3、部门（项目工作站）内部工作会议部门（项目工作站）内

部工作会议可根据各部门的工作需要定期或不定期召开，由各部门

（项目工作站）负责人主持，主要是传达公司领导的相关指示和对

本部门（项目工作站）的工作要求，讨论和解决本部门（项目工作

站）工作中存在的问题等。会议需做好会议记录，以备查核。

4、工地现场会议

工地现场会议是伊对施工现场质量、进度、安全等问题的协调

和讨论设计变更、技术问题等方面的临时性会议，一般由监理代表

拟订会议议题，书面向公司相关部门（项目工作站）提出申请，也

可由公司有关部门（项目工作站）提出。公司相关部门（项目工作

站）根据具体事项，约定时间、地点，提前24小时书面通知承包人、

监理代表处和公司有关部门人员参加，必要时邀请公司领导和其他

有关人员参加。

工地现场会议由公司分管领导、主办部门（项目工作站）负责

人或授权人主持，监理代表处负责召集，并负责会议记录和整理会

议纪要，经会议主办部门（项目工作站）审查后，由公司分管领导

（或授权项目工作站负者人）签发，在会后3天内发布。

5、技术专题研讨会议

技术专题研讨会议就是工程建设中重大技术问题和重要施工方

案讨论而召开的临时会议，由公司有关业务部门书面提出申请（包

括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、会议费用

预算等），经总工程师审查后报总经理批准后召开。

会议由总工程师主持，办公室负责筹办及会务工作，相关业务

部门有关人员参加会议。技术质量部负责会议记录和整理会议纪要，

报总工程师审定后，由总经理签发。会后5天内发布。

6、工程重大问题专题会议

工程重大问题为题会议是指工程建设中，为加强施工质量、安

全、进度管理，开展劳动竞赛活动等专门召开的大型动员、总结会

议。由总经理主持，各监理代表处、各承包人及有关建设协作单位

代表、公司各部门主管以上人员参加。必要时请董事长及上级主管

部门领导参加。办公室负责会议筹办和召集工作，提前3天预订和

布置会场，拟订会议议程报总经理审定，发出书面会议通知。会议

开支预算由办公室专题签报批准。办公室负责会议记录和整理会议

纪要，会后7天内发布。

7、监理协调会

监理协调会是项目工作站与监理代表处针对工程施工管理问题

进行交流的会议，由项目工作站负责主持，每月下旬在各监理代表

处分别定期召开。要求监理代表处总监、驻地高监及专业监理工程

师参加，工程管理部门负责人及有关主管参加，公司领导酌情参加。

主要议程：

（1）各合同段驻地高监汇报各自职责范围内的工作情况和存在

问题，提出有关工作方面的建议和意见；

（2）总监总结本月监理代表处工作，对公司管理工作提出建议

和改进意见；

（3）项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对监理代表

处辖区内的.监理工作提出建议和改进意见，并交流工作体会；

（4）项目工作站及公司各工程管理有关部门负责人对监理代表

处提出的问题和意见正行答复。

8、工地会议

工地会议分第一次工地会议和常规工地会议（一下简称工地例

会），由监理代表处组织召开。

第一次工地会议是在各合同段正式开工前必须召开的会议，会

议由监理代表处总监主持，参加人员包括公司领导、公司各工程相

关管理部门负责人、质量监督站代表、设计代表、监理代表处专业

工程师、相关驻地监理办驻地高监和驻地监理工程师及合同段承包

人授权代表、合同段项目经理、技术负责人及当地政府代表等。会

议主要议程如下：

（1）介绍各方人员及组织机构（包括地址及通讯）

①公司应向监理工程师授权，并声明自己仍保留哪些权利；宣

布公司职能机构、主要人员及职责范围。监理工程师将授权书、监

理组织机构框图、职责范围及全体监理工程师名单提交承包人。

②承包人应书面提交工地代表（项目经理）授权书、主要人员

名单、项目经理部职能机构框图、职责范围及有关人员的资料材料,

以取得监理工程师的批准；监理工程师应在本次会议中进行审查并

口头予以批准（或有保留的批准），会后正式予以书面确认。

（2）宣布承包人的施工进度计划

在第一次工地会议上，监理工程师应就施工进度计划作出如下

说明：

①施工进度计划可于何日批准或哪些分项已获得批准;

②根据批准或将要批准的施工进度计划，承包人何时可以开始

哪些工程施工准备，有无其他条件限制；

③有哪些重要或复杂的分项工程还应单独编制进度计划提交批

准。

（3）检查承包人的施工准备

承包人应就施工准备情况按如下主要内容提出陈述报告，监理

工程师应逐项予以澄清、检查和评述。

①主要施工管理人员和施工人员（含项目经理、技术负责人、

部门负责人、主要技术人员及主要机械操作人员）是否进场或将何

日进场，并应提交进场人员计划及名单；

②用于工程的进场材料、机械、仪器和设备是否进场或将于何

日进场，是否将会影响施工，并应提交进场计划及进场清单；

③用于工程的本地材料来源是否落实，并应提交料源分布图、

供料计划清单及向甲方提供的供材计划；

④施工进度及临时工程的进展，并应提交驻地及临时工程建设

计划和布置图；

⑤工地试验室、流动试验室及其设备是否安装就绪或将于何日

安装就绪，并应提交试验室布置图、流动试验室分布图及仪器设备

清单；

⑥施工测量的基酬资料是否已经落实并经过复核，施工测量是

否进行或将于何日完成，并提应交施工测量计划及有关资料；

⑦其他与开工条件有关的内容及事项。

（4）检查业主负责的开工条件

公司应就工程占地、拆迁以及其他与开工条件有关的问题进行

说明；监理工程师应根据批准或将批准的施工进度计划安排，对上

述事项提出建议及要求。

（5）明确施工监理例会程序

在第一次工地会议上，监理工程师应沟通与承包人的联系渠道,

明确工作例行程序，提出有关表格及说明：

①计量控制的主要程序、表格及说明；②计划进度控制的主要

程序、图表及说明；③计量支付的主要程序、证书、报表及说明；

④延期与索赔的主要程序、报表及说明；⑤工程变更的主要程序、

图表及说明；

⑥工程质量事故及安全事故的报告程序、表格及说明；⑦函件

的往来传递交接程序、格式及说明；⑧确定工地例会的时间、地点

及程序。（6）检查讨论与开工条件有关的其它事项。

第一次工地会议由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，

由总监签发，在会后3天分别送各有关单位。

工地例会时根据"FIDIC”条款和合同管理要求，在建设施工中

各参建方进行协调的定期会议。它应在工程开工后的整个施工活动

会议管理制度9

1、所有在电视电话会议室召开的会议由政府办秘书组负责会务

管理，信息办负责设冬管理。

2、电视电话会议设备的管理维护由网络管理员负责，其他工作

人员协助网络管理员完成工作。

3、召开非电视电话会议时由政府办秘书组书面通知会议系统管

理人员开启会议室设备。

4、召开电视电话会议时由政府办机要组通知会议系统管理人员

开启设备，政府办秘书组派人做好会议室卫生工作。

5、会议系统管理人员定期（按市政府安排）与市政府电视电话

会议室进行联合调试。

6、召开电视电话会议前，会议系统管理人员应预先进行设备检

查和网络调试，切实做好会议前各项准备工作。

7、会议系统管理人员在调试和会议期间，应坚守岗位，对会议

全程的.图像、声音实行连续监看、监听。

8、会议系统管理人员每周一对设备及线路进行检测，及时更换

坏损设备，排查线路故障并做好会议系统运行、维护记录。

9、禁止用手触摸摄像头、等离子屏等设备，无关人员不得进入

控制室。

10、开会期间，严禁在会议室使用手机。

11、会议时间有冲突时，电视电话会议优先。会议管理制度

10

第一条目的

为严明会议纪律，维持会场秩序，保证会议的质量和效果，提

高会议严肃性及纪律性。

第二条适用范围

适用于公司各种例会及专题会议。

第三条归口部门

行政部负责监督该制度的'执行。

第四条会议纪律

1、参会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退、旷会，

会务人员提前连好投影设备，准备好相关数据文件。

2、参会人员因故不能出席，需提前1个小时向会议组织部门请

假，否则按迟到或缺席处理。

3、员工大会因故不能出席，需提前半个工作日在行政部备案，

否则按迟到或缺席处理。

4、进入会场前，参会人员应整理自己的仪表，做到衣冠整齐、

精神饱满；会议期间要求集中精神、认真听取发言，不得交头接耳。

5、发言人在会前做好充分的准备，发言简明扼要。不准跑题。

遵守发言时间。

6、提意见和建议要先征得主持人许可，不需七嘴八舌、污言秽

语、泄私愤、恶意攻击。

7、会议进行期间应把手机关机或设置静音状态，不接打电语，

不玩手机或上网；如必须接听电话，到会议室外接听。

8、会议期间严禁吸烟。

9、开会时参会人员应坐姿端正，不随意走动，不允许打瞌睡，

做与会议无关的事情。

10、参会人员不得泄露会议机密，并妥善保管会议材料。

11、未经主管领导同意，不得安排他人代会。

12、违反会议纪律者，公司根据情节的轻重做出乐捐处理（见附

表）O

第五条实施日期

本制度自发布之日起施行。会议管理制度11

1.0客服部负责项目会议室（多功能厅）的使用管理工作。

2.0客户使用会议室时，请提前与客服联系，填写《客户会议通

知单》注明会议时间、地点、要求等。

3.0如需悬挂横幅、标语时，应在客服部指定的位置用大头针钉

或用胶带粘，不可在楼道、地毯、墙壁等处张贴。

4.0客户如需要使用厅内各项专用设备、物品时，应与客服部联

系，按项目规定付费，客服部安排工程技术人员协助操作使用，如未请

示，擅自使用及造成损失的，除补交正常使用费用外还需赔偿全部损

失。

5.0与会人员，不可在厅内吸烟、使用明火，禁止堆放杂物、乱

扔果皮、纸屑、随地吐痰及吐口香糖等，不可大声喧哗、嬉笑，以免

影响客人办公，违者将视情节赔偿一定的清洗及损失费。

6.0入住公司需要会议室时，应填《客户会议通知单》，由客服

部将单据发送有关部门，按客户要求做好准备。如需音响设备时，由

客服部通知工程部专人负责。

7.0客户如有其它仪器、设备安装用电等要求时，由客服部征求

工程部、保安部意见后，严格按消防安全规定实施，客户自请工程人

员操作时，应主动服从项目工程技术人员、保安人员的'监督指导，违

章操作并造成损失时，项目有权处以适当的经济赔偿。

8.0对非入住公司租用会议室由客服部上报经理领导审定。会

议管理制度12

一、主持人：由会议发起部门主持。

二、召集：由发起部门通知行政办公室，再由行政办公室通知

相关人员。

三、考勤：无故不得迟到早退、不得缺席，若有特殊的事情，

必须得到主持人同意，否则按公司《考勤制度》执行。

四、纪律：会议期间不得私下交头接耳，不得瞌睡，不得嬉戏，

不得吵闹，不得吸烟。违者警告处分。

五、记录：由行政办公室记录并报相关部门备存。

六、会议制度由会议主持人监督执行。会议管理制度13

（一）总则

第一条为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量,

特制订本制度。

（二）会议分类及组织

第二条公司会议。归纳为四类：

1.公司级会议：主要包括公司董事（扩大）会、公司副总经理

会、全公司干部会、全公司班组长会、全公司职工大会、全公司技

术人员会以及各种代表大会。应分别报请公司总经理办公室批准后,

由各办事部门分别负责组织召开。

2.专业会议：系全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分

析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会

等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。

3.系统和部门工作会：各部门、车间召开的工作会（如部门办

公会、车间员工会等），由各部门、车间负责人决定召开并负责组

织。

4.班组会议：由各分部、中心或班组负责人决定并主持召开。

第三条上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、

办公会、联营洽谈会，用户座谈会等）一律由总经理办公室受理安

排，有关业务部门协作做好会务工作。

（三）会议安排

第四条例会的安排。

为避免会议过多或重复，全公司正常性的.会议一律纳入例会制,

原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安

排如下：

1.行政技术会议:

（1）总经理办公会：研究、部署生产、营销、行政工作，讨论

决定全公司的重大问题。

（2）副总经理办公会：总结评价当月生产、行政工作情况，安

排布置下月工作任务。

（3）班组长以上干部大会（或全公司职工大会）：总结上季

（半年、全年）工作情况、部署本委（半年、新年）工作任务，表

彰奖励先进集体、个人。

（4）经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活

动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进

措施，提高公司经济效益。

（5）质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质

量事故（问题）、研究决定质量改进措施。

（6）安全工作会（含治安、消防工作）：汇报、总结前季安全

生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，

研究确定安全防范措施。

（7）技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术

改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成

情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施

方案。

(8)生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门、车

间不能自行解决的重大问题。

(9)部门、车间办公会：检查、总结、布置工作。

(10)分部、中心、班组会：检查、总结、布置工作。

(11)班组班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任

务和注意事项。

2.各类代表大会：

(1)职工代表大会；

(2)工会会员代表大会；

3.民主管理会议：

(1)公司董事会；

(2)公司管理委员会；

(3)经理联席会；

(4)生产管理委员会；

(5)生活福利委员会。

4.科技成果发布会：

(1)QC成果发布会;

（2）科技成果发布会；

（3）信息发布会。

第五条其他会议的安排

凡涉及多个部门、车间负责人参加的各种会议，均须于会议召

开前由召集单位经部门或分管副总经理批准后，报公司总经理办公

室汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。

第六条总经理办公室每周五应将全公司例会和各种临时会议，

统一平衡编制会议计划并印发到副总经理和各部门、车间及有关服

务人员。

第七条凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或

遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经

理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随意

打乱正常会议计划。

第八条对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议，总经理

办公室有权拒绝安排。

第九条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，

总经理办公室有权安排合并召开。

第十条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安

排在全公司例会同期召开，（与会人员不发生时间冲突除外），应

坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

（四）会议的准备与记录

第十一条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有

关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报、总结提纲、发言要

点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶

水、通知与会人等）。

第十二条会议召集人员应做好会议记录，并及时归档。

第十三条本公司所有与会人员必须自备工作记录本，做好会议

记录，回到个部门、车间后落实会议内容，必要时将落实情况记录

在案，并及时上报。

（五）附则

第十四条本制度由有限公司负责解释。

第十五条本制度自年月日起实施。会议管理制度14

为了进一步提高中心安全生产管理水平和工作效率，建立强有

力的安全生产指挥系统和良好的安全会议秩序，制定本制度。

一、适用范围

公司各类安全工作会议。

二、职责

1、安全生产第一责任人或委派主管负责人主持会议。

2、中心办公室负责中心安全生产会议的记录。

三、会议分类

1、中心级安全会议：中心或中心指派职能部门组织召开的安全

会议。包括安全专题会议，政府有关部门及公司的安全工作会议等。

2、部门级安全会议：部门组织召开的安全会议。包括检验部安

全专题会议，安全例会，事故分析会等。

3、现场会议：在生产现场召开的安全会议。包括现场经验交流

会，事故现场分析会等。

四、会议内容

1、中心安全会议内容包括：安全生产法规、条例贯标学习，前

期安全工作总结，安全生产工作安排，上级安全工作传达布置，重

大事故案例分析等。

2、部门级安全会议内容包括：安全生产法规、条例、中心、检

验部、试验部、计量部规章制度宣贯学习，中心安全工作传达落实,

事故案例分析等。

3、现场安