行政公文写作与审批规范

行政公文写作与审批规范一、适用范围与典型场景本规范适用于各类行政机关、企事业单位的行政公文处理工作，涵盖日常行政管理、决策部署传达、跨部门协作、事项请示批复等场景。具体包括但不限于：年度工作计划与总结的印发、部门间协作事项的通知、重要决策的传达落实、向上级单位的请示报告、对外函件的往来、内部管理制度的发布等。规范旨在保证公文内容准确、格式统一、流程规范，提升行政效率与管理水平。二、标准化操作流程（一）公文起草阶段明确起草目的与依据起草前需明确公文的核心目的（如通知事项、请示批准、传达精神等）及政策依据（如上级文件、会议决议、领导指示等），保证内容符合法律法规及单位管理规定。针对请示类公文，需提前梳理需解决的核心问题、拟采取的方案及预期效果，为后续审批提供清晰依据。收集资料与确定框架收集与公文相关的背景资料、数据支撑、政策文件等，保证内容真实、数据准确。根据公文类型（如通知、报告、请示、函等）搭建通常包括标题、主送机关、（开头、主体、结尾）、附件说明、发文机关、成文日期等部分。撰写内容开头：简明扼要说明发文背景、依据或目的（例：“为贯彻落实会议精神，推动工作落实，现将有关事项通知”）。主体：逻辑清晰、层次分明，使用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”等序号分点阐述；内容需具体明确，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“于X年X月X日前完成”）。结尾：根据公文类型确定，如通知类常用“特此通知”，请示类常用“妥否，请批示”，报告类常用“特此报告”。格式规范与校对标题一般由“发文机关+事由+文种”组成（例：“公司关于开展2024年度安全生产检查的通知”）；主送机关顶格书写，多个机关用逗号分隔；用仿宋GB2312字体，三号字，行距28磅；附件说明注明“附件：1.X”并标注附件标题；完成后需仔细校对，避免错别字、标点错误、数据矛盾等问题。（二）公文审核阶段部门初审公文起草完成后，先提交至本部门负责人审核，重点审核内容是否符合部门职责、数据是否准确、表述是否清晰。部门负责人审核通过后，在《公文审批单》“部门审核”栏签字确认，并注明审核意见（如“内容属实，同意上报”）。会签（涉及多部门时）若公文内容涉及其他部门职责（如涉及财务、人事、业务协作等），需提前发送至相关部门会签。会签部门需在1-2个工作日内反馈意见，若有修改建议，需明确标注具体内容及修改理由；若无异议，签字确认。办公室（综合部门）复审会签完成后，将公文提交至办公室（或综合管理部门）进行格式与规范性复审，重点检查：文种使用是否准确（如“请示”与“报告”混淆、“函”与“通知”混用）；格式是否符合国家标准（如字体、行距、页码等）；主送机关、抄送机关是否恰当；附件是否齐全、标题是否规范。复审通过后，办公室在《公文审批单》“办公室审核”栏签字；若需修改，注明修改意见并退回起草部门。（三）公文签发阶段确定签发权限根据公文重要性及单位规定，由相应领导签发：一般事务性公文（如部门通知、内部会议安排）由分管领导签发；重要事项公文（如年度计划、制度文件、对外函件）由单位主要负责人或其授权的分管领导签发；请示类公文需逐级报批，最终由单位主要负责人签发。领导签发签发人需认真审核公文内容，保证政策无误、表述准确、可行性强；同意签发的，在《公文审批单》“签发”栏签字并注明签发日期；需修改的，明确修改意见并退回重新办理。（四）公文印发与归档阶段排版与印制签发后的公文由办公室统一排版，核对无误后印制，印制份数根据实际需要确定（如主送机关、抄送机关、存档等）。涉密公文需按保密规定印制，严格控制份数与流转范围。分发与登记印制完成后，办公室根据主送机关、抄送机关清单分发，并填写《公文分发登记表》，注明分发日期、接收部门、接收人、份数等信息。急件需标注“特急”字样，优先分发；涉密公文需通过机要渠道传递。归档管理公文办理完毕后，由办公室按照“一事一档”原则整理归档，包括公文正本、审批单、附件、会签意见等材料；归档材料需使用档案袋封装，标注公文标题、文号、年度、部门等信息，存入档案室统一管理；电子公文同步备份至单位档案管理系统，保证可追溯。三、常用公文模板与表格（一）《公文审批单》模板项目内容栏公文标题例：“公司关于2024年端午节放假安排的通知”主送机关各部门、各单位抄送机关（无）拟稿部门行政办公室拟稿人*某某起草日期2024年X月X日部门审核意见内容符合放假规定，同意上报。签字：*某某（部门负责人）日期：X月X日会签部门意见（如无会签，填“无”）办公室审核意见格式规范，内容准确，同意印发。签字：*某某（办公室主任）日期：X月X日签发人*某某（分管领导）签发日期2024年X月X日附件说明无备注（无）（二）《文件传阅记录表》模板传阅文件标题《公司关于开展2024年度员工培训工作的通知》文件编号X办发〔2024〕X号起始日期2024年X月X日传阅部门/人员传阅顺序：1.人力资源部2.财务部3.各业务部门阅件人签字1.某某（人力资源部）2.某某（财务部）3.*某某（业务一部）阅件日期1.X月X日2.X月X日3.X月X日阅件意见（如无意见，填“已阅”；有意见需简要注明）归档日期2024年X月X日四、执行要点与常见问题规避（一）格式规范要点字体与排版：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，行距固定为28磅，页码位于页脚居中。文种使用：严格区分“请示”（需上级批复）与“报告”（无需批复，仅汇报工作），“函”（平行单位或不相隶属单位往来）与“通知”（上级对下级部署工作）。数字与标点：日期统一用“2024年X月X日”格式，阿拉伯数字用于编号、统计等，汉字用于表述性数字（如“五一”）；标点符号使用规范，避免一逗到底、句号缺失等问题。（二）内容质量要求逻辑清晰：结构遵循“背景—内容—要求”或“问题—原因—措施”逻辑，避免内容交叉、重复。表述准确：使用规范的行政用语，避免口语化、模糊化表述（如“大概”“可能”改为“预计”“原则上”）；数据需经核实，保证真实可靠。一事一议：一份公文只集中说明一件事或一类问题，避免内容庞杂、主题分散。（三）审批时效管理明确时限：一般公文需在起草后3个工作日内完成审核与签发；急件需在1个工作日内完成，并标注“特急”字样。避免积压：审核部门需在规定时限内反馈意见，不得无故拖延；若需补充材料，应及时通知起草部门，避免影响整体流程。（四）常见问题规避避免“多头请示”：请示类公文只向一个上级机关请示，不得同时提交多个上级审批。杜绝“夹带请示”：报告类公文中不得夹带请示事项，需单独报送请示文件。规范附件使用：附件