会议纪要撰写与审核规范模板

会议纪要撰写与审核规范模板一、适用范围与场景描述本规范模板适用于各类企业内部会议的纪要撰写与审核管理，包括但不限于：战略规划会、项目推进会、部门周/月例会、跨部门协调会、专题研讨会、决策评审会等。通过标准化流程，保证会议内容准确传递、决议事项有效落地、责任分工清晰明确，为后续工作执行及复盘追溯提供依据。二、会议纪要全流程操作指南（一）会前准备：明确基础信息与记录重点确认会议要素：提前获取会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、发言人）、议程及预期目标，记录人需熟悉议程，预判关键讨论议题。准备记录工具：采用电子文档（如Word、在线协作文档）或专用纸质记录本，提前创建纪要模板包含“会议基本信息”“议程讨论记录”“决议事项”“待办任务”等模块。梳理背景资料：若会议涉及项目进展、数据报告等内容，提前查阅相关资料，保证记录时能快速关联背景信息，避免关键数据遗漏。（二）会中记录：实时捕捉核心信息区分“讨论内容”与“决议事项”：讨论内容：客观记录各方发言要点（如“部门经理提出：当前项目进度延迟的主要原因是供应链交付周期超预期”），避免主观评价或情绪化描述。决议事项：明确标注“决议”字样，记录最终结论（如“决议：供应链部需在3个工作日内提供新供应商名单，由总监审核”）。记录“待办任务”关键要素：对需跟进的事项，务必记录“任务描述、负责人、完成时限、交付标准”四要素（如“任务：优化用户注册流程；负责人：产品经理；完成时限：X月X日；交付标准：用户注册转化率提升15%”）。标注存疑信息：对未明确结论或需进一步核实的内容，标注“待确认”并记录后续跟进人（如“待确认：市场推广预算具体额度，由财务主管次日反馈”）。（三）会后撰写：整理初稿并规范格式24小时内完成初稿：根据会中记录，补充完整细节（如遗漏的发言要点、数据来源），保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表达（如将“我觉得这个方案不行”改为“研发主管指出：该方案技术可行性不足，需重新评估架构”）。结构化呈现内容：会议基本信息：包含会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。会议议程回顾：按议程顺序简述各议题讨论过程，重点标注争议点及共识。决议事项汇总：单独列表呈现，明确每项决议的结论及依据。待办任务清单：按责任部门或优先级排序，标注负责人、时限及交付物。附件说明：如有会议资料、演示文稿等，注明附件名称及获取方式。核对关键信息：检查参会人姓名、职务、时间、数据等是否准确，与会议记录或参会人确认无误后，提交审核。（四）审核流程：多级把关保证质量一级审核（部门负责人/会议主持人）：审核内容：决议事项是否与会议结论一致，待办任务是否明确责任及时限，关键数据是否准确。反馈时限：收到初稿后4小时内反馈，需标注修改意见（如“请补充市场部提出的预算明细”）。二级审核（分管领导/指定负责人）：审核内容：跨部门协作事项的可行性，资源支持是否到位，是否符合公司战略或制度规范。反馈时限：一级审核通过后2小时内反馈，重大事项需同步抄送相关部门负责人。定稿与签发：审核通过后，由记录人最终校对格式（如字体、段落编号、表格对齐等），确认无误后发送至参会人员及相关部门抄送人，抄送范围需包含所有任务负责人及存档部门（如行政部、项目管理部）。（五）分发归档：保证信息可追溯分发时效：定稿后1小时内完成分发，通过企业邮箱或协同办公平台发送，避免使用私人通讯工具传递。归档管理：电子归档：将最终版纪要（含审核批注记录）存储至公司指定服务器或共享文档库，命名规则为“会议名称_日期_版本号”（如“2024年Q3项目推进会_20240520_定稿”）。纸质归档：重要会议纪要（如战略会、决策会）需打印纸质版，由主持人签字确认后交行政部统一存档，保存期限不少于3年。三、标准会议纪要模板（一）会议基本信息表项目内容会议名称[例：2024年Q3产品迭代规划会]会议时间[例：2024年5月20日14:00-16:30]会议地点[例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：X-X-X）]主持人[例：产品总监]记录人[例：项目助理]参会人员[例：产品总监、研发经理、市场经理、运营主管、测试组长]缺席人员[例：财务经理（因出差），提前提交书面意见]会议议程1.Q2产品迭代复盘；2.Q3功能优先级讨论；3.资源分配与排期确认（二）会议议程与讨论记录表议题编号议题名称发言人发言要点/讨论内容共识/分歧1.1Q2产品迭代复盘研发经理用户反馈模块Bug修复率85%，未达目标90%；主要因测试用例覆盖不足。共识：需优化测试流程，增加自动化测试占比。1.2运营主管用户活跃度环比提升12%，但新用户留存率仅30%，需加强引导功能。2.1Q3功能优先级讨论产品总监提议优先开发“智能推荐”和“用户画像”功能，预计可提升转化率20%。分歧：市场经理认为“社交分享”功能更紧急，可短期内提升传播量。2.2研发经理“智能推荐”开发周期需4周，“社交分享”需2周，建议分阶段上线。共识：先开发“社交分享”（6月底上线），Q3季度末上线“智能推荐”。（三）决议与待办事项清单序号决议/待办事项描述责任人完成时限交付物/备注1优化测试流程，增加自动化测试用例至60%测试组长2024-06-10测试流程优化文档（含自动化用例占比说明）2开发“社交分享”功能，支持3大平台分享研发经理2024-06-30功能测试报告、上线公告3市场经理制定“社交分享”功能推广方案，预算控制在5万元内市场经理2024-06-05推广方案（含预算明细、渠道计划）4每周三17:00召开项目进度同步会，参会人员为各模块负责人项目助理长期执行会议纪要需在会后24小时内分发（四）附件说明Q2产品迭代数据报告（详见附件1）用户调研反馈汇总（详见附件2）四、撰写与审核关键要点（一）内容准确性人名、职务、时间、数据等关键信息需与会议记录或参会人核对，避免笔误（如“总监”误写为“经理”）。决议事项需明确“是什么”“为什么做”“谁来做”“何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“X月X日前完成”）。（二）客观性与简洁性记录时保持中立，不掺杂个人观点，避免使用“我认为”“应该”等主观词汇。语言精炼，删除重复性发言，提炼核心观点（如“市场经理发言10分钟，核心诉求是增加推广预算”可简化为“市场经理提议增加推广预算以提升新用户获取”）。（三）完整性保证会议所有议程均有记录，重点标注未解决的问题及后续计划。待办任务需包含“负责人”和“时限”，无明确负责人的事项需指定协调人跟进。（四）规范性格式统一：标题字体（黑体，三号）、（宋体，小四）、行间距（1.5倍），表格表头加粗。术语准确：