行政文件收发及档案管理工具

一、适用工作情境与岗位在企事业单位、机关等组织的日常行政管理中，文件收发与档案管理是保障信息流转有序、历史资料可追溯的核心环节。本工具适用于以下场景：外部单位来文（如上级通知、合作单位函件）接收与内部分发、本单位发文（如制度、报告、通知）的登记与传阅、重要文件（如合同、会议纪要、人事材料）的归档与保管、历史档案的查阅与调用等。涉及岗位包括行政专员、办公室文员、档案管理员及各部门文件经手人。二、标准化操作流程（一）文件接收与签收外部文件接收：行政专员每日定时收取外部单位送达的纸质文件（快递、邮件）或接收电子文件（邮件、政务平台），核对文件封面信息（如发文单位、标题、份数），确认文件完整无破损。签登确认：对纸质文件，在《文件收发登记表》中记录“收文日期”“文件编号”“文件标题”“来源单位”“份数”“签收人”等信息；电子文件需同步登记并备份至指定文件夹，注明“电子来文”及接收路径。紧急文件处理：标注“特急”的文件，需立即通知部门负责人及分管领导，按批示意见优先流转。（二）文件登记与编号统一编号规则：本单位发文采用“部门简称-年份-序号”格式（如“行-2024-001”），外部来文按“来源单位简称-收文年份-序号”格式（如“政办-2024-005”）。信息登记：将文件信息录入《文件收发登记表》，包括“文件编号”“标题”“密级”（公开/内部/秘密）、“主送部门”“抄送部门”“经手人”“处理状态”（待办/已办/归档）。电子标签化：电子文件需添加对应编号及关键词标签（如“2024年行政部通知”“合同-供应商”），便于后续检索。（三）文件流转与传阅拟办意见：行政专员根据文件内容填写拟办意见（如“请*总阅处”“转发至各部门知悉”），随文件呈报分管领导批示。分发传阅：根据批示意见，将纸质文件送至相关部门或人员，要求传阅人在《文件传阅单》上签字并注明日期；电子文件通过办公系统或指定群组发送，设置查阅权限（如仅可阅不可）。跟踪催办：对需办理的文件，每日跟踪进度，超期未反馈的及时提醒经手人，保证文件在规定时限内闭环处理。（四）文件归档与整理归档范围：处理完毕的文件（含纸质及电子版），包括具有保存价值的正式文件、审批材料、会议纪要、合同协议等。分类整理：按年度-部门-问题分类（如“2024年-行政部-制度建设”），纸质文件去除金属夹、平整折叠，电子文件统一转换为PDF格式（扫描件需清晰完整）。编制目录：填写《档案分类目录表》，标注“档案编号”“档案标题”“形成日期”“页数”“归档日期”“存放位置”（如：档案柜-A-03-02），保证账物相符。（五）档案查阅与借阅查阅申请：因工作需要查阅档案，由申请人填写《档案借阅申请表》，注明“档案编号”“查阅事由”“查阅方式”（阅览/复印）、“归还日期”，经部门负责人审批。权限管理：涉密档案需经分管领导签字，档案管理员全程陪同查阅；普通档案可在阅览室阅览，确需借出的需明确归还期限（一般不超过3个工作日）。登记核销：借阅时在《档案借阅登记表》记录“借阅人”“借阅日期”“归还日期”“档案状态”，归还时检查档案完整性，无误后签字确认。（六）档案移交与销毁定期移交：每年年底前，档案管理员将当年档案向单位档案室移交，双方核对《档案分类目录表》，签字确认移交数量及状态。到期鉴定：对超过保管期限的档案（如保管期限为10年的常规文件），由档案鉴定小组（含行政、法务、业务部门人员）鉴定后，形成《档案销毁清单》。规范销毁：纸质档案送至指定保密销毁机构销毁，电子档案彻底删除并销毁备份，销毁时需有两名以上人员监销，并在《档案销毁清单》签字存档。三、常用记录表单模板（一）文件收发登记表序号文件编号文件标题来源/去向收发日期密级份数签收人/经手人处理状态备注1行-2024-001关于开展年度安全检查的通知本单位发文2024-03-01内部5*明已办发至各部门2政办-2024-005市财政局关于预算申报的函市办公厅2024-03-02公开1*芳待办需*总批示（二）档案分类目录表档案类别一级分类二级分类档案编号档案标题形成日期页数归档日期存放位置保管期限行政管理制度文件人事管理XZ-2024-003员工考勤管理办法（2024版）2024-01-1582024-01-20档案柜-B-01-05长期合同档案对外合同采购类HT-2024-012办公设备采购合同2024-02-10122024-02-15档案柜-C-02-0310年（三）档案借阅申请表借阅部门借阅人借阅日期档案编号档案标题借阅事由预计归还日期部门负责人审批档案管理员签字归还日期备注财务部*磊2024-03-05HT-2024-012办公设备采购合同财务审计2024-03-08*华（签字）*娟（签字）2024-03-08无破损四、操作关键提示及时性要求：收到文件后需在2个工作日内完成登记与流转，紧急文件即收即办；档案需在文件处理完毕后3个工作日内归档。信息准确性：文件编号、标题、日期等关键信息需与原文一致，登记错误时需划改并加盖“更正章”，电子文件需修改后重新登记。保密管理：涉密文件需单独存放，使用加密电子设备传输，查阅时需签署《保密承诺书》；禁止在非涉密终