2026年家具制造公司HR系统数据安全管理制度

2026年家具制造公司HR系统数据安全管理制度第一章总则第一条为规范公司HR系统数据安全管理工作，保障员工个人信息、人事业务数据的保密性、完整性和可用性，防范数据泄露、篡改、丢失等安全风险，依据《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》《网络安全法》等相关法律法规，结合公司人力资源管理及信息系统运行实际，制定本制度。第二条本制度所称HR系统数据，是指存储在公司人力资源管理系统中的各类数据，包括员工基本信息（身份证号、联系方式、家庭住址等）、入职离职信息、薪酬福利数据、考勤绩效数据、培训考核数据、劳动合同数据等，涵盖数据采集、存储、访问、传输、使用、销毁全生命周期的安全管理。第三条本制度适用于公司所有涉及HR系统数据操作的人员，包括人力资源部门员工、信息管理部门员工、各部门数据查看权限人员及第三方服务人员，所有人员均为其操作行为对应的HR数据安全直接责任人。第四条HR系统数据安全管理遵循“最小权限、全程管控、分级保护、责任到人”的原则，做到权限分配合理、操作留痕可溯、风险及时处置，确保HR数据安全合规，保护员工个人信息权益。第五条公司人力资源部门为HR系统数据安全归口管理部门，负责制定数据安全操作细则、分配数据访问权限、监督数据使用行为；信息管理部门负责HR系统的技术安全防护、数据备份恢复、系统漏洞修复；法务部门负责数据安全合规性审核；行政部门配合开展数据安全培训及违规行为追责。第二章各部门职责分工第六条人力资源部门职责：（一）制定HR系统数据分类分级标准，明确核心数据（薪酬、身份证号）、重要数据（考勤绩效）、一般数据（入职时间）的安全保护要求；（二）根据岗位工作需要，申请并分配HR系统数据访问权限，做到“一人一账号、权限不超限”，离职人员及时收回全部权限；（三）规范HR数据采集行为，仅采集与人力资源管理工作相关的信息，采集前告知员工数据使用范围及保护措施；（四）监督本部门及其他部门人员的HR数据操作行为，发现违规访问、下载、传输数据的行为立即制止并上报；（五）建立HR数据安全台账，记录数据采集、权限变更、备份恢复、异常操作等情况；（六）配合信息管理部门开展HR系统安全防护升级，参与数据安全应急处置。第七条信息管理部门职责：（一）负责HR系统的技术防护，部署防火墙、入侵检测、数据加密等安全措施，定期更新系统安全补丁；（二）制定HR数据备份策略，核心数据每日增量备份、每周全量备份，备份数据异地存储，定期验证备份恢复效果；（三）监控HR系统运行状态，记录用户登录、数据操作、异常访问等日志，日志保存期限不少于1年；（四）及时修复HR系统安全漏洞，定期开展系统安全检测，防范黑客攻击、病毒入侵等风险；（五）协助人力资源部门处理权限分配、账号管理事宜，提供HR系统数据安全技术支持；（六）发生数据安全事件时，快速定位问题根源，采取技术手段阻断风险，恢复受损数据。第八条法务部门职责：（一）审核HR数据安全管理制度的合规性，确保符合国家数据安全及个人信息保护相关法规；（二）制定员工个人信息授权协议、第三方数据服务保密协议等法律文书，明确数据使用边界；（三）指导处理数据安全相关的法律风险，协助应对数据泄露引发的劳动纠纷或监管核查；（四）参与数据安全违规行为的责任认定，提出合规的追责建议。第九条各业务部门职责：（一）指定专人负责本部门HR数据查看及使用，禁止非授权人员访问HR系统；（二）规范本部门人员HR数据使用行为，仅用于员工管理、绩效核算等工作，禁止私自传播、拷贝数据；（三）发现HR数据异常使用情况及时向人力资源部门或信息管理部门报告；（四）配合开展数据安全培训，提升本部门人员数据安全保护意识。第三章数据安全管控规范第十条数据采集与录入规范：（一）采集员工个人信息需取得员工明确授权，禁止采集与工作无关的敏感信息（如宗教信仰、医疗记录等，法律法规要求的除外）；（二）数据录入需核对信息准确性，录入完成后双人复核，避免错误录入导致数据失真；（三）禁止通过非正规渠道采集员工信息，所有录入HR系统的数据需留存采集依据。第十一条权限管理规范：（一）HR系统权限按“最小必要”原则分配，普通岗位仅开放本部门员工基础信息查看权限，薪酬、身份证号等核心数据仅限指定人员访问；（二）权限申请需填写《HR系统权限申请表》，经人力资源部门负责人审核、信息管理部门备案后开通；（三）员工岗位调整或离职时，人力资源部门需在1个工作日内提交权限变更或注销申请，信息管理部门在24小时内完成处理；（四）禁止员工转借HR系统账号密码，账号密码需定期更换（每90天至少一次），密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位。第十二条数据存储与备份规范：（一）HR系统核心数据需加密存储，存储介质需定期检测，禁止将数据存储在非公司指定的终端设备（如私人电脑、U盘）；（二）备份数据需与生产数据隔离，备份介质做好标识及保密管理，防止丢失或被盗；（三）每年至少开展2次备份数据恢复演练，确保备份数据可用。第十三条数据使用与传输规范：（一）使用HR数据时需在公司内网环境操作，禁止在外网、公共WiFi环境下访问HR系统；（二）禁止私自下载、打印HR核心数据，确因工作需要下载的，需经审批并做好下载记录，使用后及时删除；（三）数据传输需通过加密通道，禁止通过微信、QQ等非加密方式传输HR敏感数据；（四）向第三方提供HR数据（如社保机构、审计机构）时，需签订保密协议，明确数据使用范围及回收要求。第十四条数据销毁规范：（一）员工离职后，其数据按公司档案管理规定留存，需销毁的非留存数据需彻底清除，包括终端缓存、备份介质中的副本；（二）淘汰的存储介质（硬盘、U盘）需经消磁、物理销毁等方式处理，禁止随意丢弃；（三）数据销毁需填写《HR数据销毁记录表》，经人力资源部门负责人审核后执行，留存销毁凭证。第十五条应急处置规范：（一）发生数据泄露、篡改、丢失等安全事件时，发现人需立即上报人力资源部门及信息管理部门，禁止瞒报、迟报；（二）信息管理部门快速采取阻断访问、关闭漏洞、恢复数据等措施，控制风险范围；（三）人力资源部门联合法务部门评估事件影响，涉及员工个人信息泄露的，按规定告知受影响员工及相关监管部门；（四）事件处置完成后，复盘问题原因，完善数据安全防护措施。第四章考核与监督第十六条考核要求：（一）将HR系统数据安全合规率（目标≥100%）、权限管理及时率（目标≥100%）、备份恢复成功率（目标≥100%）纳入人力资源部门、信息管理部门绩效考核；（二）员工违规操作HR数据导致安全风险的，扣减对应绩效分值，造成数据泄露或经济损失的，追究赔偿责任；（三）各部门未履行数据安全管理职责，导致本部门人员违规使用HR数据的，扣减部门负责人绩效分值；（四）对发现并制止重大数据安全风险、提出有效安全优化建议的人员，给予专项奖励。第十七条监督检查：（一）人力资源部门联合信息管理部门每月抽查HR系统权限分配、数据操作日志，每季度开展一次全面数据安全检查；（二）法务部门每半年审核数据安全管理制度的合规性，根据法规更新及时调整制度条款；（三）公司数据安全管理小组每年开展一次HR数据安全专项审计，核查制度执行情况。第五章附则第十八条培训与宣贯：（一）新员工入职需完成HR数据安全培训，考核合格后方可授予HR系统操作权限；（二）每半年组织一次全员数据安全宣贯，提升员工个人信息保护及数据安全意识；（三）HR系统管理员、核心数据操作人员每年需参加专业的数据安全培训。第十九条本制度所涉及的《HR系统权限申请表》《HR数据销毁记录表》等表单，由人力资源部门统一制定，报公司管理层备案后执