行政工作流程标准化管理手册

行政事务流程标准化管理手册为规范公司行政事务管理，提升工作效率，明确各环节职责分工，保证行政工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖日常行政事务、会议组织、差旅接待、档案管理等核心场景，为各部门及员工提供标准化操作指引，助力行政工作规范化、高效化运行。第一章日常行政事务管理第一节办公用品管理适用情形部门及员工因日常办公需要申领纸张、笔、文件夹、办公设备耗材（如墨盒、硒鼓）等物品。操作步骤步骤1：需求提报申请人*根据实际需求，填写《办公用品申领表》（详见附录1），注明物品名称、规格型号、申领数量、用途及预计使用时间。申领表需经部门负责人*审核确认，保证需求合理且符合部门预算。步骤2：汇总审核部门负责人审核通过后，每周五下班前将本部门《办公用品申领表》提交至行政部。行政部*对申领物品进行汇总，核查库存情况：若库存充足，直接进入配发流程；若库存不足，启动采购流程。步骤3：采购与入库行政部*根据采购需求，联系合格供应商进行采购（金额较大时需签订采购合同）。物品送达后，行政专员与采购员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后办理入库手续，更新《办公用品库存台账》。步骤4：发放与登记行政部每周一集中发放办公用品，申请人凭审批通过的《办公用品申领表》领取物品，并在《办公用品领用登记表》（详见附录2）签字确认。领取后，行政专员*及时更新台账，保证账实一致。步骤5：定期盘点行政部*每月末对办公用品库存进行盘点，核对台账与实际库存，若发觉差异需查明原因并上报处理，保证库存管理准确。相关表单《办公用品申领表》（附录1）《办公用品领用登记表》（附录2）《办公用品库存台账》（附录3）操作要点申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，非日常办公所需的高价值物品（如专业设备）需额外提交《特殊物品申领说明》。采购需选择有资质的供应商，保证物品质量合格、价格合理，采购过程需留存相关凭证（如采购合同、发票复印件）备查。库存物品需分类存放、标识清晰，易潮、易损物品需做好防护措施。第二节固定资产管理适用情形部门新增、调拨、报废办公设备（如电脑、打印机、办公家具）等固定资产。操作步骤步骤1：新增登记部门因工作需要新增固定资产时，由申请人*填写《固定资产新增申请表》（详见附录4），注明物品名称、规格型号、数量、预估金额、资金来源及使用人。申请表经部门负责人审核、财务部复核后，提交至行政部*。行政部*确认审批无误后，协调采购或组织验收，验收合格后粘贴固定资产标签，信息录入《固定资产台账》（详见附录5），标签包含资产编号、名称、使用部门、使用人、购置日期等信息。步骤2：调拨管理因部门调整或人员变动需调拨固定资产时，由调入部门负责人*填写《固定资产调拨申请表》（详见附录6），注明调拨原因、资产信息、调入/调出部门及双方责任人。调出部门负责人确认后，行政部更新台账，办理资产交接手续，双方在调拨表上签字确认。步骤3：报废处置固定资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门*填写《固定资产报废申请表》（详见附录7），注明资产信息、报废原因、残值估计。行政部组织技术人员对资产状况进行鉴定，确认符合报废条件后，经财务部审核、分管领导*审批，方可进行报废处置（如变卖、回收）。处置完成后，行政部*在台账中标注“已报废”，注销资产信息。相关表单《固定资产新增申请表》（附录4）《固定资产调拨申请表》（附录6）《固定资产报废申请表》（附录7）《固定资产台账》（附录5）操作要点固定资产需“一人一账一标签”，使用人变动时需及时办理交接或调拨手续，保证资产责任到人。报废处置需严格履行审批流程，严禁私自处置或丢弃固定资产，残值收入需按规定上缴财务。行政部*每半年组织一次固定资产全面盘点，核对台账与实际资产，保证账实相符。第三节印章使用管理适用情形以公司名义对外出具公文、合同、证明等文件时需加盖公司公章、合同章、财务章等印章。操作步骤步骤1：用印申请申请人*填写《印章使用申请表》（详见附录8），注明用印文件名称、份数、用印部门、用印事由、申请人及联系方式，并附需用印文件的电子版或纸质版。涉及合同、协议等法律文件的，需先经法务部*（或公司法务顾问）审核通过。步骤2：审批审核《印章使用申请表》按审批权限逐级审核：日常公文、证明等：部门负责人→行政部→分管领导*；合同、协议等重要文件：部门负责人→行政部→法务部→总经理。审批人*需核查用印文件内容是否合规、信息是否准确，审批通过后在申请表上签字确认。步骤3：用印与登记申请人持审批通过的《印章使用申请表》及用印文件至行政部，由印章保管人*核对申请表与文件内容一致后，加盖印章。印章保管人*在《印章使用登记表》（详见附录9）中详细记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人、用印人等信息，保证可追溯。步骤4：文件归档用印后的文件正本由行政部*统一归档保存，副本由使用部门按规定留存，涉密文件需按保密流程管理。相关表单《印章使用申请表》（附录8）《印章使用登记表》（附录9）操作要点严禁在空白纸张、空白合同或未审批文件上加盖印章，印章保管人*对用印合规性负直接责任。印章需专人专管（公章、合同章由行政部保管，财务章由财务部保管），保管人*离职或变动时需办理交接手续，填写《印章交接登记表》。印章使用需严格遵守“审批在前、用印在后”原则，紧急情况需先请示分管领导*，事后补办手续。第二章会议与活动组织管理第一节会议组织管理适用情形公司内部召开工作例会、专题会议、项目推进会等，或外部单位来访组织座谈会议。操作步骤步骤1：会议筹备主办部门*确定会议主题、时间、地点、参会人员、议程及需准备的物料（如投影仪、麦克风、会议资料、饮用水等）。提前3个工作日通过OA系统或邮件发布《会议通知》（详见附录10），注明会议基本信息及参会要求，重要会议需提前确认参会人员是否能出席。步骤2：会前准备行政部*根据会议需求布置会场：调试音响、投影等设备，摆放桌椅、名牌、资料及饮用水，保证会场环境整洁、设备正常运行。主办部门*准备会议材料，提前1天分发给参会人员（涉密材料需单独标注）。步骤3：会中服务参会人员签到入场，行政专员*负责引导座位，发放会议资料。会议开始后，行政专员*全程在场服务，及时处理设备故障、补充物料等突发情况，做好《会议纪要》初稿记录（内容包括会议时间、地点、参会人员、议程、决议事项及行动项）。步骤4：会后工作会议结束后，行政部*清理会场，回收设备，整理会议资料。主办部门在2个工作日内完成《会议纪要》定稿，经部门负责人审核后分发至参会人员及相关部门，并跟进决议事项的落实情况，更新《会议决议跟踪表》（详见附录11）。相关表单《会议通知》（附录10）《会议纪要》（模板）《会议决议跟踪表》（附录11）操作要点会议需提前明确主题和议程，避免无目的召开，重要决议需明确责任部门、完成时限及考核标准。涉密会议需严格控制参会人员范围，会场布置及资料管理需符合保密规定，会后及时清理涉密信息。会议设备需定期检查维护，保证随时可用，重要会议需提前进行设备调试。第二节活动组织管理适用情形公司组织年会、团建、培训、庆典等集体活动。操作步骤步骤1：方案制定主办部门*（如行政部、人力资源部）根据活动目的制定《活动策划方案》（详见附录12），明确活动主题、时间、地点、参与人员、流程、预算、物料清单及应急预案。方案需经部门负责人审核、分管领导审批，预算较大时需提交财务部*复核。步骤2：物料准备根据方案采购或租赁活动所需物料（如场地、餐饮、礼品、装饰用品等），选择合格供应商并签订服务合同。物料到位后，主办部门*与供应商共同验收，保证质量、数量及服务内容符合要求。步骤3：活动执行活动当天，工作人员提前到场布置场地（如签到区、舞台、休息区），调试音响、灯光等设备。参与人员签到入场，工作人员引导流程有序进行，及时处理突发情况（如人员疏散、医疗救助等）。步骤4：总结归档活动结束后，主办部门收集参与者反馈，整理活动资料（照片、视频、签到表等），编写《活动总结报告》（详见附录13），报分管领导审阅。财务部根据合同及票据完成费用结算，主办部门将活动资料归档保存。相关表单《活动策划方案》（附录12）《活动总结报告》（附录13）操作要点活动预算需合理编制，严格执行，超支部分需额外说明原因并报批。场地选择需符合安全、卫生要求，参与人数超过50人时需提前与安保、消防部门沟通备案。应急预案需包含人员疏散、医疗救助、天气变化等突发情况的应对措施，保证活动安全有序。第三章差旅与接待管理第一节差旅申请与报销适用情形员工因公出差（含市内及异地），需办理差旅申请及费用报销。操作步骤步骤1：差旅申请员工*出差前填写《差旅申请表》（详见附录14），注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具、预估费用及出差人联系方式。《差旅申请表》经部门负责人审核、分管领导审批（出差天数超过3天或费用较高需经总经理*审批）。步骤2：差旅执行员工*按审批行程出差，乘坐交通工具需符合公司标准（如异地出差优先选择飞机经济舱、高铁二等座，市内出差优先选择公共交通）。出差期间需严格控制费用，住宿、餐饮等标准需符合公司《差旅费管理办法》（若有），超额部分需自行承担。步骤3：费用报销员工*出差结束后5个工作日内，整理差旅费用票据（如发票、车票、住宿凭证等），填写《费用报销单》（详见附录15），注明报销事由、金额及对应票据。《费用报销单》附审批通过的《差旅申请表》及原始票据，经部门负责人审核后提交至财务部。财务部*核对票据真实性、合规性及报销标准，无误后安排付款。相关表单《差旅申请表》（附录14）《费用报销单》（附录15）操作要点差旅申请需提前办理，紧急情况可先通过电话请示，事后补办手续。费用票据需为正规发票，抬头、税号等信息需准确无误，不得涂改或伪造。差旅结束后及时报销，逾期超过30天的需提交书面说明，经部门负责人及财务部审批后方可报销。第二节接待安排管理适用情形接待来访客户、合作单位领导、部门人员等外部宾客。操作步骤步骤1：接待申请主办部门*填写《接待申请表》（详见附录16），注明接待单位、来访人员姓名及职务、人数、来访时间、行程安排、接待标准及陪同人员。《接待申请表》经部门负责人审核、分管领导审批（重要接待需经总经理*审批）。步骤2：方案制定行政部*根据审批意见制定《接待方案》，明确接待流程、场地安排、餐饮标准、车辆调度及礼品准备（如有）。与接待单位提前沟通确认行程细节，保证信息准确。步骤3：接待执行接待当天，行政专员*提前布置接待场地（如摆放席卡、茶水、资料），安排车辆接送（需提前确认司机及车辆信息）。陪同人员*提前到达接待地点，引导来访人员入场，按流程进行座谈、参观等活动，做好沟通记录。步骤4：总结归档接待结束后，主办部门整理接待资料（如来访记录、合影、礼品签收单等），填写《接待总结表》（详见附录17），报分管领导审阅。行政部*更新《接待台账》，记录接待单位、时间、费用等信息，资料归档保存。相关表单《接待申请表》（附录16）《接待总结表》（附录17）操作要点接待需遵循“热情、节俭、得体”原则，餐饮标准需符合公司规定，不得铺张浪费。涉密接待需严格遵守保密规定，不得泄露公司敏感信息，接待资料需按涉密文件管理。重要接待需提前与来访单位确认需求，保证行程顺畅，避免出现疏漏。第四章档案管理第一节文件归档管理适用情形公司各类公文、合同、会议纪要、差旅资料、项目文件等具有保存价值的纸质及电子文件。操作步骤步骤1：文件分类行政部*制定《公司档案分类方案》（详见附录18），将文件分为行政管理类、经营管理类、人力资源类、财务审计类、项目管理类等大类，每类下设子类（如行政管理类包含公文、会议、差旅等）。各部门负责本部门文件的一级分类，行政部统一指导二级及以下分类。步骤2：收集整理文件办理完毕后，由经办人*及时收集、整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，检查文件完整性（如、附件、审批手续是否齐全）。电子文件需按分类规则命名（如“部门-年份-文件名-文号”），存储至指定服务器或云端，定期备份。步骤3：归档移交纸质文件每月末由经办人填写《档案移交清单》（详见附录19），注明文件名称、文号、份数、页数、归档部门及移交人，经部门负责人审核后移交至行政部*。行政部*接收档案时核对《移交清单》与实际文件，确认无误后在清单上签字，双方各执一份。步骤4：保管与利用行政部*将档案存放至专用档案柜，标注清晰标签，做好防火、防潮、防虫、防盗措施。电子档案需设置访问权限，保证信息安全。员工查阅档案需填写《档案查阅申请表》（详见附录20），经部门负责人及行政部*审批后，在档案室查阅，查阅后及时归还，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。步骤5：鉴定与销毁行政部每3年组织一次档案鉴定，对超过保管期限、失去保存价值的档案进行鉴定，经分管领导审批后，编制《档案销毁清单》（详见附录21），由两人以上共同监销，保证信息无法恢复。相关表单《公司档案分类方案》（附录18）《档案移交清单》（附录19）《档案查阅申请表》（附录20）《档案销毁清单》（附录21）操作要点文件归档需及时，不得拖延，重要文件（如合同、法律文书）需在办理完毕后3个工作日内完成归档。档案保管需符合环境要求（温度14-24℃，湿度45-60%），定期检查档案状况，发觉问题及时处理。涉密档案需单独存放，查阅权限严格控制，查阅过程需有专人监督，严禁复制或摘抄涉密内容。附录：模板表格附录1：办公用品申领表申领部门申请人申领日期物品名称规格型号单位部门负责人审核：行政部审核：签字：日期：签字：附录2：办公用品领用登记表领用日期领用部门申请人物品名称规格型号数量领用人签字备注：行政专员签字：附录3：固定资产台账资产编号资产名称规格型号购置日期使用部门使用人原值存放地点状态附录4：固定资产新增申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号数量使用部门使用人到货日期部门负责人审核：财务部复核：签字：日期：签字：附录5：印章使用申请表用印部门申请人用印日期用印文件名称份数文件类型（□公文□合同□证明□其他）用印事由：附件：□电子版□纸质版（共____页）部门负责人审核：法务部审核（如需）：签字：日期：签字