行政采购与费用申请流程标准化模板

行政采购与费用申请流程标准化模板一、适用范围与应用场景二、标准化操作流程（一）需求发起与申请填写需求确认：申请人明确所需物品/服务的具体规格、数量、用途及预算，保证需求符合部门工作计划，避免盲目采购或超预算申请。填写申请表：根据《行政采购申请表》或《费用申请表》（详见配套表格模板）逐项填写信息，包括申请人所属部门、联系方式、申请日期、物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价及总价、用途说明、附件清单（如报价单、需求说明、会议通知等）。部门初审：申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人，部门负责人需核对需求的必要性、预算合理性及与部门工作目标的匹配度，审核无误后在“部门负责人审批”栏签字确认。（二）采购/费用审核与审批采购部门审核：对于采购类申请，部门负责人签字后提交至行政采购部门。采购部门审核以下内容：需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标标准）；报价单的合理性（至少比价2家供应商，保证价格公允）；预算是否在部门年度预算额度内。审核通过后，采购部门在“采购部门审核”栏签字，并反馈采购执行方案；若需调整（如更换规格、降低预算），与申请人沟通修改后重新提交。财务部门审核：对于费用类申请（如差旅、活动组织），部门负责人签字后提交至财务部门。财务部门审核：费用是否符合公司费用管理规定（如差旅标准、招待费上限）；预算是否准确，票据类型是否合规（如交通费需提供行程凭证，会议费需提供会议通知）；申请金额是否超出部门剩余预算。审核通过后，财务部门在“财务部门审核”栏签字；若不符合规定，退回申请人说明原因。分管领导审批：审核通过后，根据金额权限提交至分管领导审批：金额在5000元以下的，由部门分管领导审批；金额在5000-20000元的，由分管领导及行政总监/财务总监联合审批；金额超过20000元的，需提交总经理审批。审批领导需确认申请事项的必要性及投入产出效益，签字后流程进入执行阶段。（三）采购执行与费用发生采购实施：采购部门根据审批通过的方案，联系供应商下单、签订采购合同（金额较大时），明确交付时间、质量标准、付款方式等。小额采购可直接从合格供应商库中选取，保证3-5个工作日内完成交付。验收确认：物品送达后，由申请人所在部门与行政采购部门共同验收，核对物品规格、数量、质量是否符合申请要求，验收合格后在《物品验收单》上签字确认；若不合格，及时联系供应商退换货。费用发生：费用类申请（如差旅、活动），需严格按照审批用途和标准执行，保留相关凭证（如行程单、消费明细、现场照片等），保证费用真实、合规。（四）报销与归档报销申请：采购验收合格或费用发生后，申请人整理相关凭证（如验收单、费用凭证、供应商发票等），填写《费用报销单》，附上审批通过的申请表复印件，提交至财务部门。财务复核：财务部门核对报销凭证与审批申请的一致性，检查票据真实性、合规性（如发票抬头、金额、公章等），确认无误后办理付款手续；若凭证不全或不符合规定，退回申请人补充。资料归档：所有申请表、审批表、验收单、报销凭证等资料由行政采购部门和财务部门分别按年度分类归档，保存期限不少于3年，便于后续查阅与审计。三、配套表格模板（一）行政采购申请表申请部门申请人申请日期物品名称规格型号单位数量预估单价预估总价用途说明附件清单□报价单□需求说明□其他：____________________部门负责人审批签字：__________日期：______采购部门审核签字：__________日期：______财务部门审核签字：__________日期：______分管领导审批签字：__________日期：______（二）费用申请表申请部门申请人申请日期费用项目活动名称/差旅事由发生时间预算金额实际金额用途说明附件清单□会议通知□行程安排□报价单□其他：____________________部门负责人审批签字：__________日期：______财务部门审核签字：__________日期：______分管领导审批签字：__________日期：______总经理审批签字：__________日期：______四、执行要点与风险提示（一）规范填写要求申请表需逐项完整填写，不得漏填、错填，特别是物品规格、数量、用途等关键信息，保证审批人员准确判断需求合理性。附件材料需真实、有效，如报价单需加盖供应商公章，需求说明需部门负责人签字，避免虚假材料导致审批失误。（二）审批时限管理部门负责人需在收到申请表后1个工作日内完成初审，采购/财务部门在2个工作日内完成审核，分管领导根据金额大小在1-3个工作日内完成审批，保证流程高效流转。因特殊原因需延长审批时限的，需提前告知申请人并说明理由，避免影响工作进度。（三）预算控制原则严格执行年度预算，超预算申请需提交额外说明，经总经理审批后方可推进，避免预算超支。采购优先选择性价比高的供应商，鼓励批量采购以降低成本，提高资金使用效率。（四）风险防范措施采购过程中需遵守廉洁自律规定，禁止收受供应商回