2026年建材制品公司供应商质量约谈管理制度

2026年建材制品公司供应商质量约谈管理制度（本制度经公司管理层审议通过，旨在规范供应商质量约谈工作，强化供应商质量管控，提升供应链质量水平，保障公司产品质量稳定）第一章总则第一条为建立科学有效的供应商质量管控机制，规范供应商质量约谈流程，及时解决供应商提供的原材料、零部件等产品存在的质量问题，督促供应商持续改进质量，降低供应链质量风险，根据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规和公司供应商管理相关规定，结合公司建材制品生产经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于与公司建立合作关系的所有供应商（包括原材料供应商、零部件供应商、外协加工供应商等）的质量约谈工作，涵盖质量问题核实、约谈启动、约谈实施、整改跟踪、效果验证等全流程，涉及采购部门、质量部门、技术研发部门、生产部门等相关部门及供应商对接人员。第三条供应商质量约谈遵循"客观公正、事实清楚、突出重点、注重实效"的原则，以质量问题为导向，以整改提升为目标，通过规范的约谈沟通，明确责任、制定措施、跟踪落实，推动供应商质量水平持续提升。第四条公司采购部门是供应商质量约谈的归口管理部门，负责约谈工作的组织协调、约谈通知下发、约谈记录整理、整改跟踪落实；质量部门负责质量问题核实、质量数据提供、约谈内容拟定、整改效果验证；技术研发部门负责提供技术支持，参与质量问题分析和整改方案审核；生产部门负责反馈使用过程中发现的供应商质量问题，参与约谈相关环节。第二章约谈启动条件与类型第五条约谈启动条件：（一）供应商提供的产品在入厂检验中，单次批次不合格率超过规定标准的；（二）连续两个批次或一个月内累计三个批次产品检验不合格的；（三）产品使用过程中发现重大质量缺陷，导致公司生产中断、产品返工返修或造成质量事故的；（四）客户反馈因供应商产品质量问题引发的投诉或退货的；（五）供应商质量体系审核不合格，且未按要求及时整改的；（六）其他需要约谈的质量相关情况，如供应商生产工艺重大变更未提前告知、质量保障能力下降等。第六条约谈类型：（一）口头约谈：针对轻微质量问题，由采购部门或质量部门与供应商对接人员进行口头沟通，明确质量问题、整改要求和时限；（二）书面约谈：针对较严重的质量问题或口头约谈后整改效果不佳的，向供应商下发书面约谈通知，组织相关部门与供应商进行正式沟通；（三）现场约谈：针对重大质量问题或多次出现质量问题的，邀请供应商到公司现场，或公司组织人员到供应商生产现场，进行实地核查和面对面约谈，深入分析问题根源。第三章约谈准备与组织实施第七条约谈准备：（一）问题核实与数据收集：质量部门对拟约谈的质量问题进行全面核实，收集相关检验数据、不合格报告、使用反馈、客户投诉等资料，明确问题性质、影响范围和损失情况；（二）约谈方案制定：采购部门会同质量部门、技术研发部门制定约谈方案，明确约谈时间、地点、方式、参与人员、约谈议题和需要供应商提供的资料；（三）约谈通知下发：书面约谈和现场约谈需提前3个工作日向供应商下发约谈通知，说明约谈原因、时间、地点和相关要求，告知供应商需准备的整改方案、质量改进计划等资料；（四）人员安排：明确公司约谈主持人和参与人员，主持人由采购部门或质量部门负责人担任，参与人员包括质量、技术、生产等相关部门专业人员。第八条约谈实施流程：（一）开场说明：主持人介绍约谈背景、目的、参与人员，明确约谈纪律和要求；（二）问题陈述：质量部门详细陈述供应商产品存在的质量问题，展示相关证据资料，说明问题造成的影响和损失；（三）供应商说明：听取供应商对质量问题的原因分析、已采取的措施和后续整改思路；（四）沟通协商：双方就质量问题原因、整改措施、整改时限、责任划分等进行沟通协商，公司相关部门提出技术支持和改进建议；（五）明确要求：主持人总结约谈内容，明确供应商整改目标、具体措施、完成时限和验证标准，双方达成一致意见。第九条约谈记录：（一）书面约谈和现场约谈需安排专人记录，记录内容包括约谈时间、地点、参与人员、质量问题陈述、原因分析、整改措施、完成时限等关键信息；（二）约谈结束后，记录需经双方参与人员签字确认，作为后续整改跟踪和验证的依据；（三）口头约谈需做好简要记录，存档备查。第四章整改跟踪与效果验证第十条整改方案提交：供应商需在约谈结束后5个工作日内，向公司提交书面整改方案和质量改进计划，明确问题根源、整改措施、责任人员、资源保障和完成时限，重大质量问题需同时提交预防措施。第十一条整改跟踪：（一）采购部门负责整改过程的跟踪，定期与供应商沟通整改进展，了解整改措施落实情况，对整改过程中遇到的问题提供必要的协调和支持；（二）质量部门对供应商整改过程进行监督，必要时可到供应商生产现场进行核查，确保整改措施有效执行；（三）建立整改跟踪台账，记录整改方案内容、整改进度、核查情况等信息，实行动态管理。第十二条效果验证：（一）整改完成后，供应商需向公司提交整改完成报告，附相关证明材料；（二）质量部门对整改效果进行验证，通过入厂检验、现场核查、使用跟踪等方式，评估供应商产品质量是否达到规定要求；（三）验证合格的，结束整改跟踪；验证不合格的，责令供应商重新整改，并视情况再次启动约谈，或采取进一步处理措施。第五章约谈结果处理与后续管理第十三条约谈结果处理：（一）整改合格的：继续保持合作关系，将约谈及整改情况纳入供应商年度质量评价体系；（二）整改不合格的：视情节严重程度采取以下措施：暂停供货资格，要求限期重新整改；降低供应商合作等级，减少采购份额；取消合格供应商资格，终止合作关系；（三）造成公司经济损失的：按照合同约定追究供应商赔偿责任，必要时通过法律途径解决。第十四条后续管理：（一）供应商质量约谈及整改情况需详细记录，纳入供应商档案，作为供应商准入、评级、招标采购的重要依据；（二）对约谈后整改效果良好的供应商，在后续合作中可给予适当的政策支持；（三）质量部门定期汇总供应商质量约谈情况，分析共性问题，优化供应商质量管控措施，提升整体供应链质量水平。第六章责任追究第十五条对公司相关部门及人员的责任追究：（一）未按规定及时启动供应商质量约谈，导致质量问题扩大的，追究相关部门负责人责任；（二）在约谈准备、实施过程中，提供虚假数据、隐瞒质量问题的，给予通报批评，情节严重的按公司相关规定处理；（三）未按要求跟踪整改情况或验证整改效果，导致整改流于形式的，追究相关责任人责任；（四）泄露供应商商业秘密的，按公司相关规定严肃处理，触犯法律法规的依法追究法律责任。第十六条对供应商的责任追究：（一）供应商提供虚假信息、隐瞒质量问题真相的，视情节轻重给予警告、暂停供货、终止合作等处理；（二）无正当理由拒绝参加约谈或未按要求提交整改方案的，暂停供货资格；（三）未按整改方案要求落实整改措施或整改后质量问题再次出现的，取消合格供应商资格，终止合作，并保留追究经济损失的权利。第七章附则第十七条本制度未尽事宜，按照国家相关法律法规和公司其他规章制度执行；本制度与国家法律