销售合同审核流程标准化检查清单

销售合同审核流程标准化检查清单一、适用场景与价值本检查清单适用于企业销售合同签订前的全流程审核场景，包括但不限于：销售团队与客户初步达成合作意向后，正式合同文本的内部审核；法务部门对销售合同合规性、风险点的专项审查；跨部门（销售、财务、法务、运营）协作审核时的标准化流程指引；合同修订后二次审核或重大合同（如金额超万元、长期合作框架协议）的深度审查。通过标准化审核流程，可统一审核标准、降低合同风险、提高审核效率，保证合同条款合法合规、权责清晰，保障企业合法权益。二、标准化审核流程操作指南（一）合同接收与初步审查操作目标：确认合同文件完整性及基础信息准确性，避免因文件缺失或基础错误影响后续审核。操作步骤：文件接收与登记：销售人员提交合同审核时，需同步提供以下材料：合同文本（最终版，含双方签字盖章页）、附件（如技术协议、订单、报价单、资质文件等）、客户背景资料（如营业执照复印件、过往合作记录）。建立合同台账，记录合同编号、提交人、提交日期、客户名称、合同金额等基础信息，保证可追溯。初步形式审查：检查合同文本是否完整，是否存在缺页、漏签、模糊不清等情况；核对合同编号是否符合企业编号规则（如“年份-部门-序号”），避免重复或遗漏；确认合同签订日期、签约主体名称（与营业执照、公章一致）等基础信息是否准确无误。输出成果：《合同接收登记表》（含文件清单及初步审查结果）。（二）主体资格审核操作目标：核实合同双方签约主体是否具备合法签约资格，避免因主体不适格导致合同无效。操作步骤：卖方（企业自身）资格核对：确认签约人是否为企业法定代表人或授权代表（需提供加盖公章的《授权委托书》，载明授权范围、权限及期限）；核对企业营业执照经营范围是否包含合同标的物相关业务，如超范围经营需评估合规风险。买方（客户）资格核实：企业客户：核查营业执照副本（需在有效期内）、组织机构代码证/统一社会信用代码证，确认企业存续状态（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步查询，禁止直接引用网址，仅说明查询渠道）；事业单位/社会组织：核查《事业单位法人证书》《社会团体法人登记证书》等有效资质文件；自然人客户：核查身份证原件，确认身份真实性及民事行为能力（如为代理人，需核查其与委托人的关系证明及授权文件）。输出成果：《主体资格审核表》（附资质文件复印件及查询记录）。（三）合同条款逐项检查操作目标：全面审查合同条款的合法性、完整性、明确性及合理性，避免条款歧义或漏洞。操作步骤：核心条款审核（必查项，缺一不可）：标的物信息：明确标的物名称、规格型号、品牌、数量、技术参数等，是否与附件（如技术协议、订单）一致，避免模糊描述（如“优质产品”“按样品执行”需补充具体标准）；质量标准与验收：明确质量标准（国家标准、行业标准或双方约定标准）、验收期限、验收流程及异议处理方式，避免“质量合格”等笼统表述；价款与支付：明确单价、总价、计价货币、是否含税（税率及发票类型）、支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如“预付款30%发货前付到账”“验收合格后付至70%”）及逾期付款违约责任；履行期限与地点：明确交货/服务开始时间、履行地点（如“买方工厂所在地”“甲方指定仓库”），避免“尽快”“适时”等模糊时间表述；交付与运输：明确交付方式（上门提货、送货上门）、运输费用承担方、风险转移节点（如“货交承运人后风险转移至买方”）、毁损灭失责任划分。一般条款审核：违约责任：明确双方违约情形（如逾期交货、逾期付款、质量不达标）对应的违约金计算方式（或固定金额）、赔偿范围及合同解除条件，避免“违约方承担相应责任”等模糊表述；知识产权：明确标的物涉及的知识产权归属（如技术专利、商标权），避免侵权风险；若涉及客户提供的知识产权，需明确使用范围及限制；保密条款：明保证密信息的范围（如技术资料、客户信息、价格条款）、保密期限（如“合同终止后3年”）及违约责任；不可抗力：明确不可抗力的定义（如自然灾害、战争等）、通知义务、证明文件及免责范围；争议解决：明确争议解决方式（诉讼或仲裁），如选择诉讼，需明确管辖法院（如“卖方所在地有管辖权的人民法院”）；如选择仲裁，需明确仲裁机构（如“市仲裁委员会”）；合同生效与终止：明确合同生效条件（如双方签字盖章后生效）、终止情形（如履行完毕、双方协商解除、法定解除）及后续处理（如资料返还、款项结算）。输出成果：《合同条款审核表》（逐项标注检查结果及修改意见）。（四）风险点专项审查操作目标：针对行业特性及企业业务特点，识别并评估特殊风险点。操作步骤：行业合规风险：如涉及特殊行业（如食品、医疗器械、危险化学品），需核查合同是否符合行业监管规定（如是否需要生产许可证、经营许可证、产品认证等）；如涉及进出口业务，需核查合同条款是否符合海关、外汇管理相关规定（如报关条款、结算币种、关税承担方）。商业条款风险：限制性条款：如“不得向第三方销售”“最低采购量”等，需评估是否符合《反垄断法》等规定；长期合作条款：如框架协议下的年度订单约定，需明确合作期限、续约条件及价格调整机制；保证金/预付款条款：评估保证金比例（一般不超过合同总额的20%）、预付款支付条件及退款流程，避免资金风险。财务条款风险：价格条款：核查价格是否含税、是否包含运输费、安装费等附加费用，避免后期争议；发票条款：明确发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开具时间及交付方式，保证进项税抵扣合规。输出成果：《专项风险评估表》（列明风险点、风险等级及应对建议）。（五）修订与确认操作目标：保证合同条款经审核修订后准确无误，并获得双方确认。操作步骤：意见反馈与修订：法务/审核部门将审核意见（含条款修改建议、风险提示）反馈至销售团队，明确修改内容及理由；销售团队与客户沟通修订条款，达成一致后更新合同文本，保证修订内容清晰可追溯（如使用修订模式标注修改处）。最终审核确认：对修订后的合同文本进行二次审核，确认所有问题已解决，无新增风险点；销售团队确认合同文本与客户最终版本一致，双方签字盖章页清晰、完整。输出成果：修订版合同文本（含修订痕迹说明）、最终审核确认记录。（六）审核结论输出与存档操作目标：明确审核结论，保证合同文档规范存档，便于后续查阅与追溯。操作步骤：出具审核意见：根据审核结果出具《合同审核意见表》，明确审核结论：通过：合同条款合法合规，无重大风险，可正常签订；有条件通过：存在minor风险或可优化条款，经客户确认修订后通过；不通过：存在重大法律风险或原则性问题（如主体不适格、条款违法），需重新谈判或终止合作。合同存档：将最终版合同文本、审核意见表、主体资格审核材料、附件等整理成册，按企业档案管理规定编号存档；电子版合同同步存储至指定系统（如OA、合同管理平台），保证信息安全与调阅便捷。输出成果：《合同审核意见表》、合同档案（纸质+电子）。三、销售合同审核检查清单模板销售合同审核检查清单审核大类检查项目检查内容标准要求检查结果（合格/不合格/不适用）备注审核人一、合同基本信息合同编号是否符合企业编号规则（如“2024-销-001”）编号唯一、格式规范*法务专员签订日期合同签订日期是否清晰日期具体、无涂改签约主体双方名称是否与营业执照、公章一致名称完全一致，无错别字二、主体资格审核卖方资质营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含合同标的物业务营业执照有效，经营范围涵盖标的物附营业执照复印件*销售经理买方资质营业执照/身份证明是否有效，存续状态是否正常证件有效，主体存续附买方资质文件*法务专员授权代表签约人是否为法定代表人或授权代表（附授权委托书）授权范围明确，在授权期限内授权委托书需加盖公章*行政助理三、核心条款审核标的物信息名称、规格、型号、数量、技术参数是否明确，与附件一致描述清晰，无歧义，与附件（订单、技术协议）完全一致附技术协议/订单*技术工程师质量标准与验收质量标准（国标/行标/约定）、验收期限、流程、异议处理是否明确标准可量化，验收流程具体，异议处理时限清晰*质检经理价款与支付单价、总价、含税情况、支付方式、支付节点、逾期违约责任是否明确价款计算准确，支付节点清晰，违约金比例合理（如日万分之五）明确发票类型（专票/普票）*财务经理履行期限与地点交货/服务开始时间、履行地点是否明确时间具体（如“2024年X月X日前”），地点明确（如“买方工厂”）*销售经理交付与运输交付方式、运输费用承担方、风险转移节点是否明确费用承担方清晰，风险转移节点具体（如“货交承运人后”）*物流专员四、一般条款审核违约责任违约情形、违约金计算方式、赔偿范围、合同解除条件是否明确违约金合理，解除条件清晰，避免“承担相应责任”等模糊表述重点审核逾期交货/付款责任*法务专员知识产权标的物知识产权归属、使用范围是否明确，是否涉及侵权风险归属清晰，使用范围无限制，无第三方侵权风险如涉及客户知识产权，需明确使用权限*法务专员保密条款保密信息范围、保密期限、违约责任是否明确范围具体（如“技术参数、客户名单”），期限合理（如“合同终止后3年”）*法务专员争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖机构/法院是否明确方式唯一，机构/法院具体（如“市仲裁委员会”“卖方所在地法院”）避免约定“甲方所在地”等模糊表述*法务专员合同生效与终止生效条件（签字盖章后生效）、终止情形、后续处理（资料返还、结算）是否明确生效条件清晰，终止情形全面，后续处理无遗漏*法务专员五、专项风险审核行业合规是否涉及特殊行业资质（如食品生产许可证、医疗器械经营备案）涉及行业时，资质齐全且在有效期内附相关资质文件*合规专员商业条款（如适用）最低采购量、独家销售、价格调整机制等是否合规且合理符合《反垄断法》，不存在明显不公平条款长期合同需重点审核*销售总监财务条款保证金比例（≤20%）、预付款退款条件、发票开具时间是否明确保证金比例合规，退款条件清晰，发票开具时间符合财务要求*财务经理六、其他附件附件完整性是否包含所有附件（技术协议、订单、报价单、资质文件等）附件齐全，与合同条款一致列出附件清单及份数*行政助理四、审核风险提示与操作建议（一）常见风险点提示主体资质风险：客户营业执照伪造、过期或被吊销，导致签约主体不适格；授权委托书超期、授权范围不明确，导致签约行为无效。条款歧义风险：标的物描述模糊（如“优质钢材”未明确品牌、型号）、质量标准未量化（如“合格产品”未引用具体标准）；履行期限表述不清（如“一个月内交货”未明确起算时间）、支付节点模糊（如“验收后付款”未明确验收后几日内）。法律合规风险：违约责任条款违反《民法典》规定（如约定“违约金不超过实际损失的30%”但实际损失难以证明）；争议解决条款约定无效（如约定“由甲方所在地法院”但甲方为多家企业，未明确具体管辖法院）。商业条款风险：最低采购量条款过高，导致客户履约困难；独家销售条款未约定“最低采购量”或“销售目标”，导致企业销售受限。附件缺失风险：技术协议、订单等附件未纳入合同，导致标的物信息、价格等核心条款无据可依。（二）操作建议审核沟通技巧：审核意见需具体、可操作，避免“条款不合理”等模糊表述，应明确“建议将‘优质产品’修改为‘符合GB/T19001-2016标准的型号产品’”；与销售团队沟通时，兼顾法律风险与业务需求，避免因过度审核影响合作进度。跨部门协作：复杂合同（如金额