行政单位档案管理制度及操作流程

行政单位档案管理制度及操作流程一、档案管理的核心价值与制度定位行政单位档案承载着政策执行、公务活动、公共服务的原始记录，既是历史追溯的依据，也是依法行政、服务民生的重要支撑。完善的档案管理制度与流程，需兼顾合规性（符合《档案法》《行政机关档案管理规定》等要求）、实用性（满足日常查阅、审计督查等需求）、安全性（防范失泄密、损毁风险），为单位治理提供坚实保障。二、档案管理制度体系（一）管理职责分工1.单位领导：统筹档案工作规划，审批重大档案事项（如鉴定销毁、数字化建设方案），保障人财物投入。2.档案管理部门（如办公室、档案室）：制定细化管理办法、流程手册；指导各科室开展文件收集、整理；负责档案的保管、利用、鉴定及信息化建设；对接上级档案主管部门，完成年检、专项检查等工作。3.各业务科室：指定兼职档案员，负责本科室文件的日常积累、预整理；按要求向档案部门移交归档材料，确保内容完整、签批手续齐全。（二）归档范围与分类规则1.归档范围（结合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）文书类：政策文件、会议纪要、请示批复、工作计划总结、合同协议、信访材料等；业务类：行政审批档案、执法案卷、统计报表、调研成果、项目验收资料等；特殊载体：照片（含电子照片）、录音录像、实物档案（如荣誉证书、印章模）、电子文件（含数据库、系统备份）。2.分类与编号规则采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法（或结合单位实际调整）。例如：年度：以形成文件的自然年度划分（如2024年）；机构（问题）：按科室职能或业务类型归类（如“办公室”“财务科”“项目管理”）；保管期限：分永久、30年、10年（参照《文书档案保管期限表》）；编号规则：年度+机构代码+期限代码+案卷号（如“2024-BGS-YJ-001”，BGS为办公室代码，YJ为永久期限代码）。（三）保管与安全要求1.库房管理：档案库房需独立设置，远离水源、火源、污染源，配备防盗门窗、温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45%-60%）、防磁柜（存电子载体）；定期检查档案状况，做好防虫、防霉、防鼠工作，建立《档案库房检查记录表》。2.实体档案保管：纸质档案按分类编号顺序上架，编制《档案柜架目录》；电子档案需双套备份（本地服务器+离线存储），定期校验完整性、可读性，防止数据丢失。3.保密管理：涉密档案单独存放，借阅、复制需履行科室负责人、档案部门、分管领导三级审批；电子档案设置访问权限，操作留痕，严禁非授权人员接触。（四）利用与开放规定1.内部利用：单位人员凭工作证或审批单查阅，需登记《档案利用登记表》，注明用途、归还日期；复制档案需经档案部门审核，涉密档案严禁复制，普通档案复制件加盖“档案复制件”章。2.外部利用（含社会查档、审计/纪检调阅）：公民、法人需持有效证件（如身份证、介绍信），说明利用目的，填写《档案利用申请表》；涉及隐私、敏感信息的档案，需按《政府信息公开条例》审核后提供，可提供摘抄、证明材料，原则上不直接借出。（五）鉴定与销毁流程1.定期鉴定：每5-10年（或按规定周期），由档案部门牵头，联合业务科室、法律顾问组成鉴定小组，对照《保管期限表》复核档案价值。2.销毁程序：对无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，列明编号、内容、形成时间、保管期限；清册经单位领导审批后，由2人以上监督销毁，填写《档案销毁登记表》，全程拍照留证（照片存入单位档案）。三、操作流程分步指引（一）归档流程：从“分散积累”到“集中管理”1.文件收集：各科室兼职档案员按“年度+业务类型”整理文件，确保“应归尽归”：纸质文件：收集正式文件、签报、附件，剔除重复、草稿（有修改痕迹的草稿需注明留存）；电子文件：同步收集PDF、Word等可长期保存格式，附元数据（如创建人、修改时间）。2.预整理与组卷：按“一事一卷”或“一类一卷”原则组卷，编写卷内文件目录（序号、文号、标题、日期、页数）；纸质案卷装订整齐，加装卷皮、卷内目录；电子案卷建立文件夹并命名规范（如“2024-办公室-人事任免-永久”）。3.移交与审核：每年3-6月（或按单位规定），科室向档案部门移交档案，填写《档案移交清单》（一式两份，双方签字留存）；档案部门审核完整性（如文件是否齐全、签批是否完整）、准确性（如分类编号是否正确），不符合要求的退回补充。（二）保管流程：从“实体存放”到“动态维护”1.入库登记：档案部门按分类编号将案卷上架，更新《档案管理台账》（含案卷号、存放位置、保管期限）；2.日常维护：每月检查库房温湿度，超标时启动除湿、增温设备；每季度抽查档案实体，发现破损、褪色及时修复（纸质档案用修裱技术，电子档案迁移至新载体）；3.信息化同步：对重要档案进行数字化扫描，建立电子目录，实现“实体+电子”双轨管理。（三）利用流程：从“需求申请”到“合规提供”1.申请与审批：内部人员填写《档案利用审批单》，科室负责人签字；外部人员提交《档案利用申请表》，附身份证明、单位介绍信（如需）；2.查阅与提供：档案员根据审批结果，调取档案至查阅室，监督查阅过程（禁止涂改、折叠）；需复制的，经审核后出具复制件，注明“仅供××用途，与原件一致”；3.归还与登记：利用完毕后，档案员检查档案完整性，在《利用登记表》标注“已归还”，电子档案操作记录归档。（四）鉴定销毁流程：从“价值评估”到“合规处置”1.鉴定启动：档案部门提前6个月梳理到期档案，组建鉴定小组；2.价值评估：小组逐卷（件）审核，标记“保留”“销毁”，形成《鉴定意见书》；3.审批与公示：《档案销毁清册》报单位领导审批，涉密档案销毁需报保密部门备案；4.监督销毁：指定2名以上监销人，现场核对清册与实物，销毁后签字确认，清册永久保存。四、保障机制：从“制度落地”到“效能提升”（一）人员保障档案员需持证上岗（参加档案专业培训），每年开展业务交流（如案例研讨、新规解读）；兼职档案员纳入科室绩效考核，明确“档案工作与业务工作同部署、同考核”。（二）设备与经费保障配备专业档案柜、扫描仪、防磁柜，每年预算档案维护经费（含数字化、库房修缮、耗材采购）；电子档案管理系统定期升级，保障数据安全（如部署防火墙、数据加密）。（三）信息化建设搭建“档案管理系统”，实现“收集—整理—保管—利用”全流程线上管理；对接单位OA系统，自动抓取发文、收文电子文件，减少人工录入误