员工离职退宿结算流程通知单

员工离职退宿结算流程通知单为规范员工离职阶段的宿舍退宿及费用结算工作，保障公司资产安全与员工权益清晰划分，现结合公司管理制度及宿舍管理规范，就离职员工退宿结算流程及相关要求明确如下：一、适用范围本流程适用于因离职（含主动离职、协商解除、合同到期不续签等情形）需办理宿舍退宿手续的全体在职员工。二、退宿结算流程步骤（一）离职信息同步与退宿申请员工在提交离职申请（或确定离职意向）后，需3个工作日内告知部门负责人及行政部宿舍管理岗（以下简称“宿管岗”），明确计划退宿日期（原则上应与离职手续办理周期同步，最晚不超过离职生效日）。宿管岗将根据员工信息，向其发放《员工退宿申请表》及《宿舍物品清单》，员工需填写个人信息、宿舍号、退宿时间等内容。（二）宿舍物品清点与交接1.私人物品清理：员工需在计划退宿日期前，自行清理宿舍内个人物品（含衣物、书籍、电器等非公司配置物资），确保宿舍公共区域（如走廊、卫生间、阳台）无个人遗留物品。2.公物检查与交接：退宿当日，宿管岗将联合安保人员对宿舍公物（如床架、桌椅、门窗、电器设备等）进行逐项检查。员工需配合核对《宿舍物品清单》，确认公物完好、无损坏或遗失。若存在公物损坏（如家具破损、电器故障、墙面污损等），需按《宿舍公物赔偿标准》（见附件2）缴纳赔偿费用；若公物遗失，需按采购价（或折旧后价格）赔偿。3.钥匙及门禁卡交接：员工需将宿舍钥匙、门禁卡（如有）交还给宿管岗，宿管岗现场核验数量及完好性后，在《员工退宿申请表》上签字确认“物品交接完成”。（三）费用结算1.水电费核算：宿管岗根据宿舍水电表读数（离职前最后一次抄表记录），结合员工在职期间的住宿天数，按公司《宿舍水电费分摊规则》核算员工需缴纳的水电费金额（若为多人宿舍，按实际居住人数平均分摊）。2.其他费用结算：除水电费外，若存在公物赔偿费、未结清的宿舍公共设施维护费等，由宿管岗同步提交财务部门核算。财务部门将在2个工作日内完成费用汇总，生成《员工离职退宿费用结算单》（见附件3），并通过企业微信或邮件发送给员工确认。3.费用缴纳：员工需在收到《费用结算单》后3个工作日内，通过公司指定的支付渠道（如企业微信钱包、对公账户转账等）完成费用缴纳。缴纳完成后，需将付款凭证截图或转账记录提交至财务部门备案。（四）手续确认与归档1.财务部门确认费用结清后，在《员工退宿申请表》上签字标注“费用已结清”，并将表单移交至行政部宿管岗。2.宿管岗根据已完成的物品交接、费用结算记录，开具《员工退宿证明》，作为员工离职手续中“宿舍环节”的办结凭证。3.员工将《员工退宿证明》提交至人力资源部，由HR在离职手续系统中标记“宿舍流程已办结”，后续按公司离职流程完成剩余环节（如工作交接、社保公积金停缴等）。三、注意事项1.时间要求：员工需严格按计划退宿日期完成物品清理与交接，逾期未退宿且未提前申请延期的，公司将按《宿舍管理规定》收取逾期住宿费（标准为原住宿费的1.5倍/天），直至完成退宿手续。2.费用影响：若员工未在规定时间内结清退宿费用，公司有权暂缓办理离职证明、社保公积金转移等手续，直至费用结清。3.特殊情况：因重病、突发意外等特殊原因无法亲自办理退宿的，需委托他人（需提供书面委托书及双方身份证复印件）代为办理，委托办理流程与本人办理一致。四、附件（可联系宿管岗领取电子版）1.《员工退宿申请表》2.《宿舍公物赔偿标准》3.《员工离职退宿费用结算单》行政部宿舍管理岗联系方式：办公地点：XX楼XX室工作时间：周一至周五9:00-12:00，14