行政文件归档与档案管理模板

行政文件归档与档案管理模板一、适用工作情境日常文件处理：收文、发文、内部通知、会议纪要、工作计划与总结等行政类文件的归档管理；年度集中归档：每年年末对全年形成的行政文件进行系统性整理、分类与移交；档案交接管理：档案管理人员岗位变动或部门调整时，档案的清点、交接与移交；审计与查阅支持：配合内部审计、外部检查或历史文件查询时，档案的快速调取与追溯；档案信息化管理：电子文件的归档存储与纸质档案的数字化转换管理。二、标准化操作流程（一）文件收集：全面覆盖，保证完整明确收集范围：涵盖行政工作中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：上级单位来文（通知、批复、函件等）；本单位发文（红头文件、请示、报告、制度等）；内部管理文件（会议纪要、工作计划、考核材料、合同协议等）；重要活动文件（会议材料、活动方案、照片、视频等）；其他需要长期保存的行政类文件。收集责任分工：各部门指定专人（如部门助理）负责本部门行政文件的日常收集；档案管理员定期（每月末）向各部门收集已办理完毕的文件，保证无遗漏。文件状态确认：收集的文件需为最终定稿（加盖公章或签字确认），草稿、重复文件无需归档。（二）文件分类：科学划分，逻辑清晰一级分类标准：按文件形成部门或职能模块划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“业务发展部”等。二级分类标准：在一级分类下，按文件类型进一步细分，例如：综合管理部下分“收文”“发文”“会议纪要”“制度建设”“档案管理”；人力资源部下分“招聘录用”“员工培训”“绩效考核”“薪酬福利”“劳动合同”。特殊文件分类：跨部门协作文件按牵头部门分类，复印件注明“原件存部门”；涉密文件单独设立“密件”分类，按保密级别管理。（三）文件整理：规范装订，去除冗余排序与编页：文件按形成时间顺序或逻辑关系排序（如请示在前，批复在后）；超过2页的文件需在左上角用订书机装订（或使用档案夹装订），每页标注页码（“共X页第X页”）。去除附件：文件内的订书针、回形针、大头针等金属物，避免氧化损坏纸张；复印件需与原件一并归档，并在复印件上注明“与原件核对无误”。破损修复：对破损、字迹模糊的文件进行技术修复（如裱糊、复印备份），保证内容可读。（四）文件编号：统一规则，唯一标识编号规则：采用“部门代码-年份-文件类型代码-流水号”格式，例如：部门代码：综合管理部“ZL”、人力资源部“RL”、财务部“CW”；文件类型代码：收文“SR”、发文“FW”、会议纪要“HY”；示例：“ZL-2024-SR-001”表示综合管理部2024年第1份收文。编号登记：在《文件归档登记表》中记录文件编号、名称、形成日期等信息，保证编号唯一且可追溯。（五）归档存储：有序存放，便于检索纸质档案归档：按编号顺序装入档案袋或档案盒，档案盒标签标注“部门-年份-文件类型”（如“综合管理部-2024-收文”）；档案盒内附《档案目录》，注明文件编号、名称、页数、归档日期；存放于专用档案柜，按“从左到右、从上到下”顺序排列，标注柜号与层号（如“A柜-1层”）。电子档案归档：电子文件按分类建立文件夹（如“ZL\2024”），文件名与纸质档案编号一致；存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期（每季度）备份，防止数据丢失；电子档案需与纸质档案同步归档，并在《文件归档登记表》中标注“电子档已存”。（六）档案保管：环境适宜，安全第一存储环境管理：档案库房保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备温湿度计，每日记录；库房内禁止吸烟、存放易燃易爆物品，配备灭火器、防虫防霉药剂；纸质档案与电子档案分开放置，电子档案远离强磁场、强光源。定期检查维护：每月检查档案柜是否牢固、档案盒有无破损，发觉问题及时修复；每半年对纸质档案进行除尘，防虫防霉；每年对电子档案进行数据完整性检测。（七）档案利用：规范借阅，及时归还借阅审批：内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字批准；涉密档案需经分管领导审批。借阅登记：档案管理员核对借阅权限后，在《档案借阅登记表》中记录借阅人、部门、借阅日期、档案名称及编号、用途、归还日期；借阅人当场检查档案完整性，签字确认。归还与检查：借阅档案需在规定时间内（一般不超过5个工作日）归还，档案管理员检查有无涂改、损坏；涉密档案归还后需清点页数，保证无缺失；归还的档案放回原位，更新《档案目录》。（八）档案鉴定与销毁：定期清理，合规处置鉴定周期：每3年组织一次档案鉴定工作，由档案管理员、部门负责人、分管领导组成鉴定小组。鉴定标准：保存期限已满的文件，经鉴定无继续保存价值的，予以销毁；涉密文件、重要历史文件、法律法规规定需长期保存的文件，延长保存期限。销毁流程：对拟销毁文件编制《档案销毁清册》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因；经分管领导审批后，由2人以上监销，保证档案信息无法恢复；《档案销毁清册》需永久保存，销毁过程记录存档。三、常用模板清单模板1：文件分类目录表一级分类二级分类文件编码规则说明综合管理部收文ZL-YYYY-SR-XYYYY为年份，X为流水号综合管理部发文ZL-YYYY-FW-X人力资源部劳动合同RL-YYYY-HT-X财务部合同协议CW-YYYY-HT-X业务发展部项目文件YW-YYYY-XM-XXM为项目文件类型代码模板2：归档文件登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数密级归档人归档日期存放位置（柜号-层号）备注ZL-2024-SR-001关于开展年度考核的通知综合管理部2024-01-053普通*小张2024-01-10A柜-1层电子档已存RL-2024-HT-005*劳动合同人力资源部2024-02-205普通*2024-02-25B柜-2层模板3：档案借阅登记表借阅日期借阅人所属部门档案名称及编号借阅用途归还日期经办人备注2024-03-01*业务发展部YW-2023-XM-012（项目总结）审计查阅2024-03-05*赵六已归还2024-03-10*陈七综合管理部ZL-2022-FW-008（制度文件）新制度制定参考2024-03-15*周八涉密文件模板4：档案销毁审批表档案名称及编号数量销毁原因鉴定小组意见部门负责人意见分管领导审批监销人销毁日期ZL-2020-SR-005-01515份保存期限已满，无保存价值同意销毁同意销毁同意销毁小张、2024-03-20四、关键管理要点安全保密原则：涉密档案需单独存放，借阅需经分管领导批准，严禁复制、外传；档案库房钥匙由档案管理员专人保管，非工作时间锁好门窗。及时性要求：文件办理完毕后3个工作日内移交档案管理员，年度归档工作需在次年第一季度完成，保证档案“随时形成、随时归档”。动态更新机制：部门职能调整或文件类型增减时，及时更新《文件分类目录表》，并向档案管理员报备