行政工作常用审批单格式规范

行政工作常用审批单格式规范一、适用工作情境行政工作中的审批单是规范流程、明确责任的重要工具，适用于以下常见工作场景：员工日常管理：如请假（事假、病假、年假等）、加班申请、外出办公（市内出差、异地出差）等，需提前申请并经审批后方可执行。办公资源调配：如办公物资采购（文具、设备等）、固定资产领用（电脑、办公家具等）、会议室使用申请等，保证资源合理分配与记录。行政事务处理：如文件借阅（涉密文件、重要档案）、印章使用（公章、财务章等）、费用支出（小额行政费用、活动经费等），需明确用途与合规性。其他专项事务：如员工活动组织（团建、培训）、外来人员入厂（办公区）申请等，保障行政工作有序开展。二、规范填写流程审批单的填写需遵循“清晰、准确、完整”原则，具体流程步骤一：申请人填写基本信息与事由基础信息：在审批单“申请人信息”栏填写正确姓名（经理/专员）、所属部门（如行政部、人力资源部）、职位（如主管/专员）、联系方式（内线电话），保证可追溯。审批事由：明确审批类型（勾选“请假”“采购”“加班”等选项），简要说明具体事由（如“因参加行业展会申请出差3天”“部门办公用A4纸采购申请”）。详细内容：根据审批类型补充关键信息：请假类：填写请假起止时间（精确到小时）、请假天数、请假事由（如“家中有急事需处理”）；采购类：列出物品名称、规格型号、数量、预估单价及总价（如“A4纸80g500包25元/包合计12500元”）；加班类：注明加班日期、加班时长（如“2023年10月1日18:00-22:00计4小时”）、加班事由（如“项目紧急需求需完成方案初稿”）。步骤二：部门负责人审核审核重点：部门负责人需核对申请人信息的真实性、事由的合理性（如请假是否影响部门工作、采购是否符合部门预算）。签署意见：在“部门负责人审核”栏签署“同意”或“不同意”意见，并注明姓名（*主管）、职位及日期（如“2023年9月28日”）。若不同意，需简要说明原因（如“当前项目关键期，请假不予批准”）。步骤三：行政部审批合规性审查：行政部重点检查审批单是否符合公司行政管理制度（如请假是否扣减相应假期、采购是否走指定流程、费用支出是否超标准）。资源协调：涉及资源调配的（如会议室、物资），需确认是否可满足需求（如“2023年10月5日9:00-11:00301会议室可安排”）。签署意见：在“行政部审批”栏签署意见、姓名（*经理）、职位及日期，若需进一步审批（如大额费用），则标注“转报分管领导”。步骤四：分管领导审批（如需）权限审核：根据公司规定，超出部门审批权限或涉及重大事项（如单笔费用超5000元、出差超5天）需报分管领导审批。最终决策：分管领导结合公司整体情况签署“同意”或“不同意”意见，并标注姓名（*总监）、职位及日期，审批流程结束。步骤五：归档管理审批单留存：审批完成后，原件由行政部统一归档（电子版同步存档），复印件交申请人留存（作为报销、休假凭证等）。信息记录：行政部需在《审批台账》中登记审批单编号、申请人、事由、审批日期等信息，便于后续查询与统计。三、通用审批单模板行政工作审批单审批单名称□请假申请□采购申请□加班申请□会议室使用□其他______编号XZ-2023-______申请人信息姓名：____________________部门：____________________职位：____________________联系方式（内线）：____________________日期：______年_月_日审批事由□事假□病假□年假□出差□办公物资□设备领用□其他______起止时间______年_月_日____:____至______年_月_日____:____总计：____天/小时具体说明（详细描述事由、物品清单、活动安排等，可附页）审批流程部门负责人审核行政部审批分管领导审批（如需）意见：□同意□不同意（原因：____________________）签名：__________日期：______年_月_日意见：□同意□不同意（原因：____________________）签名：__________日期：______年_月_日意见：□同意□不同意（原因：____________________）签名：__________日期：______年_月_日备注（如附件说明、特殊需求等）申请人签字________________行政部归档确认________________四、填写要点提示信息完整准确：申请人姓名、部门、联系方式等基础信息需真实无误，审批事由需清晰具体，避免模糊表述（如“有事请假”需说明具体原因）。审批流程规范：严格按照“申请人→部门负责人→行政部→分管领导（如需）”顺序提交，不得跳级或逆向审批；审批人需手写签字，不得代签。附件齐全：如涉及病假需附医院证明、采购申请需附报价单、出差申请需附会议通知等，保证审批依据充分。时效性要求：除紧急情况外，审批单需提前至少1个工作日提交（如请假需提前1天，采购需提前3天），避免影响工作安排。书