2026年金属冶炼公司通讯费用核算管理制度

2026年金属冶炼公司通讯费用核算管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司通讯费用的核算、报销与管理工作，建立合理的费用控制机制，保障公司生产经营所需的通讯畅通，降低运营成本，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司实际运营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有通讯费用的核算管理，包括固定电话费用、移动电话费用、网络通讯费用、视频会议费用及其他与公司经营相关的通讯支出。公司各部门、各分支机构及全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员等因工作需要产生的通讯费用，均按本制度规定执行。第三条管理原则1.按需配置原则：根据岗位工作需求合理核定通讯费用标准，保障工作必需，避免资源浪费。2.据实核算原则：通讯费用报销必须以真实发生的业务为依据，凭合法有效凭证报销，确保数据真实准确。3.分级管控原则：按岗位层级、工作性质划分不同费用标准，实施差异化管理，明确审批权限。4.节约高效原则：鼓励员工合理使用通讯资源，倡导节约理念，控制不必要的通讯支出，提高费用使用效益。5.公开透明原则：通讯费用标准、核算流程、报销规定等公开公示，接受员工监督，确保管理公正合规。第四条管理依据1.《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》等国家相关法律法规；2.公司财务管理制度、费用报销管理制度等内部规章；3.通讯服务提供商签订的合作协议、费用收费标准等相关文件；4.公司岗位设置、工作职责及业务开展实际需求。第二章组织架构与职责第五条组织架构1.财务部门：作为通讯费用核算管理的牵头部门，负责费用标准制定、核算审核、报销支付及数据分析工作；2.行政部门：负责通讯设备采购、通讯服务选型、合作商对接、费用台账登记等日常管理工作；3.各业务部门：负责本部门员工通讯费用的初审、额度控制及合理性监督，确保费用用于工作所需；4.管理层：负责通讯费用标准、重大通讯支出的审批，监督制度执行情况。第六条部门职责1.财务部门职责：（1）制定并修订公司通讯费用标准及核算管理细则，报管理层审批后执行；（2）审核通讯费用报销凭证的合法性、真实性、完整性，办理费用支付手续；（3）建立通讯费用核算台账，按月统计、分析费用发生情况，形成费用分析报告；（4）监督通讯费用使用情况，排查违规报销、超额支出等问题，提出整改建议；（5）配合行政部门与通讯服务提供商核对费用账单，处理费用争议。2.行政部门职责：（1）根据工作需求统筹规划公司通讯资源，选择性价比高的通讯服务提供商及服务套餐；（2）负责公司固定电话、网络设备的安装、维护与管理，办理通讯业务开通、变更、注销等手续；（3）登记通讯设备及号码台账，跟踪设备使用状况，定期进行盘点核对；（4）收集整理通讯费用账单，初步核对后提交财务部门核算；（5）解答员工关于通讯费用、设备使用的咨询，协助处理通讯相关问题。3.各业务部门职责：（1）根据本部门岗位需求，提出通讯资源配置及费用标准申请；（2）初审本部门员工提交的通讯费用报销申请，核实费用发生的真实性与工作相关性；（3）监督本部门员工通讯资源使用情况，杜绝非工作用途的通讯支出；（4）配合财务部门、行政部门开展通讯费用核查与分析工作。第三章费用标准与核算范围第七条费用标准设定公司按岗位层级及工作性质设定通讯费用报销标准，具体分为以下类别：高层管理岗位，根据工作需要核定较高费用标准，保障对外沟通、业务统筹所需；中层管理岗位，按管理职责范围核定适中费用标准，满足部门协调、业务对接需求；基层管理岗位，根据工作对接频次核定基础费用标准；一线操作岗位，仅对确因工作需要（如现场调度、客户联络）的岗位核定必要费用标准；行政、后勤等支持岗位，按日常办公通讯需求核定基础费用标准。费用标准根据通讯市场价格波动、公司经营状况每年评估一次，由财务部门牵头调整，报管理层审批后执行。第八条核算范围1.固定电话费用：包括公司办公场所固定电话的月租费、通话费、来电显示费、彩铃费（工作必需）等相关费用，不含个人私用产生的增值业务费用。2.移动电话费用：员工因工作需要使用个人移动电话产生的月租费、通话费、流量费、短信费等，不含娱乐、购物等非工作相关的增值业务费用。3.网络通讯费用：公司办公网络使用费、专线费用、WiFi覆盖费用、网络安全防护相关通讯费用等。4.其他通讯费用：包括视频会议平台服务费、传真费、紧急业务通讯费等与公司经营直接相关的通讯支出。以下费用不在核算范围内：个人私用通讯产生的费用、超出核定标准且无正当理由的费用、未取得合法有效凭证的费用、与公司经营无关的通讯增值业务费用。第四章核算与报销流程第九条费用核算周期通讯费用实行按月核算、按月报销制度，核算周期为自然月，即每月1日至当月月末。员工应在次月规定时间内提交上一月度的通讯费用报销申请，逾期未提交且无正当理由的，视为自动放弃报销。第十条报销凭证要求报销通讯费用需提供合法有效的凭证，包括通讯服务提供商开具的增值税发票（发票抬头必须为公司全称，税号准确）、费用明细单（注明通话时长、流量使用量、费用构成等）。移动电话费用报销需提供与本人手机号对应的费用账单及发票，网络费用、固定电话费用需提供对应账户的费用凭证。凭证需真实完整，不得涂改、伪造，否则不予报销，并追究相关责任人责任。第十一条报销审批流程员工填写费用报销单，附上相关凭证，提交至本部门负责人进行初审，部门负责人核实费用真实性、相关性及是否在标准范围内后签字确认。初审通过后，将报销材料提交至财务部门，财务人员审核凭证合法性、金额准确性、流程完整性，对符合规定的予以受理，不符合规定的退回并说明理由。财务审核通过后，按审批权限上报管理层审批，高层管理岗位费用需经公司主要负责人审批，中层及以下岗位按对应层级审批权限执行。审批通过后，财务部门按公司薪酬发放周期或费用支付周期统一支付报销款项，通过银行转账方式存入员工指定账户。第十二条特殊情况处理因重大项目、紧急业务等特殊情况导致通讯费用超出核定标准的，员工需提前向所在部门提交超额费用申请，说明事由、预计金额，经部门负责人审核、财务部门复核、对应层级管理层审批后，超出部分可按实报销。未提前申请的超额费用，除不可抗力因素外，一律不予报销。员工因岗位调整、工作变动导致通讯需求变化的，应及时向行政部门、财务部门报备，调整费用核定标准，自调整次月起按新标准执行。第五章监督检查与责任追究第十三条监督检查机制财务部门每月对通讯费用报销情况进行抽查，每季度开展一次全面核查，重点检查凭证真实性、报销金额准确性、是否超出标准等情况。行政部门定期与通讯服务提供商核对费用账单，核实费用发生的真实性，排查异常支出。监督检查结果形成报告，上报管理层，对发现的问题及时通报并督促整改。公司接受员工对通讯费用管理过程中违规行为的举报，举报渠道公开，对举报属实的给予适当奖励。第十四条责任追究1.员工存在虚报、冒领、伪造凭证报销通讯费用等违规行为的，一经查实，追回已报销款项，给予通报批评；情节严重的，给予经济处罚，直至解除劳动合同；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。2.部门负责人未履行初审职责，导致违规报销的，视情节轻重给予通报批评、绩效扣分等处理；明知违规仍予以审批的，加重处罚。3.财务人员、行政人员在费用审核、管理过程中存在失职、渎职行为，导致公司资金损失的，追究相关人员责任；存在串通舞弊行为的，严肃处理。4.对严格遵守本制度、合理控制通讯费用且成效显著的部门或个人，公司给予表彰奖励。第六章附则第十五条制度修订本制度由公司财务部门负责解释。随着国家法律法规修订、通讯市场变化及公司经营发展需要，财务部门