型会议记录与总结报告模板

通用型会议记录与总结报告模板一、适用范围与典型应用场景二、从筹备到输出的全流程操作指南1.会前准备：奠定高效会议基础明确会议目标与议题：根据会议目的（如同步进展、解决问题、决策事项），提前梳理核心议题，保证会议聚焦重点，避免偏离主题。确定参会人员与分工：明确主持人、记录人、汇报人（如项目负责人）、决策人（如部门主管）等角色，提前告知参会人需准备的资料（如项目进度表、数据报告）。发送会议通知：至少提前1-2天通过企业协作工具（如钉钉、企业）发送通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程及预参会人员，提醒参会人提前熟悉议题。2.会中记录：精准捕捉关键信息核对会议基本信息：记录人需首先确认会议名称、时间、地点、主持人、参会人员（含缺席人员及原因）、记录人等基础信息，保证后续归档准确。按议程顺序记录核心内容：议程项：逐一记录每个议题的讨论过程，重点关注不同参会人的观点分歧、共识建议（如“技术部建议优化系统交互流程，市场部认为需兼顾用户体验与开发成本”）。决议事项：明确每个议题的最终结论，需包含“决策内容、决策依据、决策人”（如“决议：Q3版本上线前完成系统优化，依据：用户调研数据反馈，决策人：产品总监*”）。行动项：详细记录需跟进的任务，明确“负责人、任务内容、完成时间、所需资源”（如“负责人：开发工程师*，任务：修复登录模块bug，完成时间：2023年X月X日，资源：测试环境权限”）。避免流水账式记录：聚焦“讨论要点、关键数据、争议焦点、明确结论”，与主题无关的细节，保证记录简洁且有价值。3.会后整理与报告输出：形成可落地的会议成果24小时内完成初稿整理：记录人根据会中笔记，补充遗漏信息（如未明确的决议细节、行动项），核对参会人员名单及任务分工，保证内容准确无误。提交审核与反馈：将初稿发送给主持人及关键参会人（如决议负责人*）审核，重点确认决议事项、行动项的准确性，根据反馈修改后定稿。正式输出与归档：会议记录：按模板格式整理为PDF或Word文档，标题命名规则为“【会议记录】+日期+会议主题”（如“【会议记录】20230915-产品Q3规划会”）。总结报告：在会议记录基础上提炼核心成果，包含“会议目标达成情况、关键结论、待解决问题、下一步行动计划”，同步发送至参会人员及相关部门，并至企业知识库（如共享文件夹、OA系统）存档。三、核心模板表格设计表1：会议基本信息表项目内容示例填写说明会议名称产品Q3功能规划研讨会需体现会议核心主题会议时间2023年9月15日14:00-16:00精确到分钟，区分上午/下午会议地点公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）线上需注明会议号及密码主持人产品总监*负责会议流程把控记录人产品助理*负责会议记录与报告整理应参会人员产品部、技术部、市场部、设计部列出部门及姓名，用*代替真实姓名实参会人员产品部、技术部、市场部（设计部请假）标注缺席人员及原因（可选）会议目标确定Q3产品核心功能优先级，明确开发排期需与会议通知中的目标一致表2：会议议程与记录表议程项讨论要点（含关键观点、数据）决议/结论行动项（负责人、任务、时间）1.Q3用户需求回顾市场部：用户调研显示70%用户关注“数据可视化”；技术部：当前架构支持难度较高，需2周评估决议：优先开发“数据可视化”基础功能，技术部*1周内输出可行性报告技术部*：完成架构评估报告，2023.9.222.功能优先级排序产品部：建议按“数据可视化>权限管理>消息中心”排序；设计部：权限管理可复用现有模块，开发周期短结论：按上述优先级推进，Q3版本分3阶段上线产品部*：细化各阶段功能清单，2023.9.253.资源协调技术部：需新增1名前端开发；市场部：可提供用户测试资源决议：HR同步启动前端招聘，市场部*配合用户招募HR：发布招聘需求，2023.9.18；市场部：制定用户测试方案，2023.9.20表3：决议事项跟踪表决议编号决议内容负责人计划完成时间当前进度风险提示更新时间20230915-01完成“数据可视化”功能架构评估技术部*2023.9.22进行中需协调测试资源支持2023.9.1820230915-02细化Q3各阶段功能清单产品部*2023.9.25未开始需与设计部*对齐交互方案2023.9.1820230915-03启动前端开发岗位招聘HR*2023.9.30已发布需求市场竞争激烈，预计招聘周期4周2023.9.18四、使用过程中的关键要点提醒记录及时性与准确性：会中记录需实时更新，避免依赖记忆；会后务必与参会人核对关键信息（特别是决议和行动项），避免歧义或遗漏。语言简洁规范：使用中性、客观的表述，避免口语化或情绪化词汇（如“我觉得”“他们不行”），重点数据需注明来源（如“根据用户调研报告第5页数据”）。突出“行动导向”：会议记录的核心价值在于推动执行，需保证每个行动项“责任到人、时间明确、可跟进”，避免出现“相关部门配合”等模糊表述。保密与共享范围：根据会议性质确定共享范围