档案收集工作保密制度实施细则

档案收集工作保密制度实施细则档案收集工作是档案管理的基础环节，其保密性直接关系到国家秘密、商业秘密和个人隐私的保护。建立健全档案收集工作的保密制度，对于维护档案信息安全、防止泄密事件发生具有重要意义。本细则旨在明确档案收集工作中保密工作的具体要求，规范相关流程，确保档案收集过程的合法合规与安全可控。一、保密基本原则档案收集工作必须遵循“最小化、必要性、合法合规”的保密原则。收集范围应严格限定在履行职责或开展业务所必需的档案范围之内，不得随意扩大收集范围或超出法定权限收集涉密信息。所有收集活动必须依据法律法规、政策文件或授权决定进行，确保收集行为的合法性。收集过程中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私，必须采取有效措施予以保护，防止信息泄露或不当使用。二、涉密档案界定与分类档案收集前应明确涉密档案的界定标准与分类方法。涉密档案包括国家秘密文件、商业秘密文件、个人隐私文件以及其他需要保密的档案材料。国家秘密档案应根据密级（绝密、机密、秘密）进行分类，并标注密级、保密期限、知悉范围等要素。商业秘密档案应明确权利归属、保密期限及保护措施。个人隐私档案包括身份信息、财产信息、健康信息等敏感信息，需严格管控查阅权限。档案分类应建立统一标准，确保分类结果的准确性和一致性。三、收集流程中的保密措施（一）需求提报与审批档案收集需求应通过正规渠道提报，并提交书面申请，说明收集目的、范围、方式及预期成果。需求提报前需进行必要性评估，确认收集行为与工作职责直接相关。涉密档案收集需求必须经过相应权限的审批，审批人应核实提报材料的合规性，并签署审批意见。审批过程中需特别关注涉密等级，确保收集行为不超出授权范围。（二）收集实施与记录档案收集过程中应采取物理隔离、技术防护等保密措施。涉密档案收集应在安全可控的环境下进行，禁止在公共场合或非保密场所开展。收集人员必须经过保密培训，掌握保密知识和技能，并签订保密承诺书。收集过程中产生的记录，包括收集时间、地点、人员、内容等信息，应妥善保管，防止泄露。电子档案收集需采取数据加密、身份认证等技术手段，确保数据传输与存储安全。（三）收集后的保密管理收集完成的档案应立即进行分类、编号，并标注密级、保管期限等要素。涉密档案需放置在符合保密要求的保管场所，并安装必要的安防设施。档案交接过程中应履行签字手续，明确责任主体。电子档案需建立备份机制，并定期进行数据恢复测试。所有档案管理活动必须符合保密规定，防止信息不当扩散。四、人员保密管理与培训（一）人员选拔与审查从事档案收集工作的人员必须经过严格的政治审查和背景调查，确保其政治可靠、品行端正。涉密档案收集人员需具备相应的专业知识，并经过保密资格认证。新入职人员必须接受保密培训，考核合格后方可接触涉密档案。（二）保密教育与监督应定期开展保密教育，内容包括保密法规、保密纪律、保密案例分析等。教育方式可采取集中授课、在线学习、模拟演练等多种形式。建立保密监督机制，通过定期检查、随机抽查等方式，发现并纠正违规行为。对违反保密规定的行为，应根据情节严重程度给予相应处分，构成犯罪的依法移送司法机关处理。（三）离岗保密管理档案收集人员离岗时必须办理保密交接手续，清退所有涉密档案和保密设备。离岗人员需签订保密承诺书，明确脱密期内的保密义务。脱密期内，离岗人员不得从事与原工作相关的涉密活动，也不得泄露工作中接触到的保密信息。五、技术保密措施（一）信息系统安全防护档案收集涉及的信息系统应建立多层次的安全防护体系，包括网络隔离、访问控制、入侵检测、数据加密等。系统应定期进行安全评估，及时修复漏洞。涉密信息系统需与外部网络物理隔离，并安装必要的监控设备。（二）数据传输与存储安全档案数据传输应采用加密通道，禁止通过公共网络传输涉密数据。电子档案存储需使用专用存储设备，并设置访问权限。存储介质应定期进行消磁或物理销毁，防止数据泄露。（三）技术保密培训档案收集人员必须掌握必要的技术保密知识，包括密码使用、设备维护、数据备份等。应定期开展技术保密培训，提升人员的技术防护能力。对新技术、新设备的使用，需进行保密风险评估，确保其符合保密要求。六、保密协议与承诺（一）保密协议签订所有参与档案收集工作的人员必须签订保密协议，明确保密责任、保密期限、违约责任等内容。保密协议应一式两份，双方各执一份，并加盖单位公章。（二）承诺书签署档案收集人员需签署保密承诺书，承诺在保密期内及脱密期内严格遵守保密规定，不得泄露工作中接触到的保密信息。承诺书应存入个人档案，作为考核依据。（三）违约处理违反保密协议或保密承诺书的行为，将承担相应法律责任。单位有权解除与其签订的保密协议，并追究其违约责任。构成犯罪的，依法移送司法机关处理。七、保密监督检查（一）内部监督应建立保密监督检查机制，定期对档案收集工作进行保密检查。检查内容包括收集流程的合规性、保密措施的落实情况、人员保密意识等。检查结果应形成书面报告，并提交相关部门处理。（二）外部监督应接受上级机关、保密行政管理部门的监督指导，及时整改发现的问题。对涉密档案较多的单位，可聘请第三方机构进行保密评估，提升保密管理水平。（三）责任追究对违反保密规定的行为，应根据情节严重程度追究责任。直接责任人将受到相应处分，相关领导也将承担管理责任。因泄密造成严重后果的，将依法严肃处理。八、应急处置预案（一）泄密事件报告发生泄密事件时，应立即启动应急预案，并按规定程序上报。泄密事件报告应包括事件发生时间、地点、涉及人员、泄密内容、影响范围等信息。（二）应急处理措施泄密事件发生后，应立即采取控制措施，包括切断泄密渠道、查找泄密源头、评估泄密影响等。对涉密人员进行心