办公室文档归档分类管理办法

办公室文档归档分类管理办法一、目的与适用范围为规范办公室文档管理工作，提升文档利用效率，保障各类资料的完整性、安全性与可追溯性，结合单位工作实际，制定本办法。本办法适用于办公室（含各业务部门）产生的文书、业务、项目及专项工作等各类文档的归档与分类管理。二、管理原则坚持集中管理、分类有序、安全保密、便于利用的原则，确保文档管理流程规范、权责清晰，既满足日常工作查阅需求，又符合档案管理相关法规要求。三、文档分类标准（一）按文档类型分类1.文书类：包含各类公文（请示、报告、通知等）、会议材料（会议纪要、议程、签到表等）、规章制度、工作计划与总结、对外往来函件等。2.业务类：涵盖项目申报与验收材料、合同协议、业务报表、客户与供应商资料、业务分析报告等。3.专项类：包括审计资料、调研问卷与报告、专项活动（如培训、宣传、应急处置）记录、荣誉资质证明等。（二）按密级分类（三）按时间维度分类1.年度分类：以自然年度为周期，将文档按产生年份归集，便于年度工作复盘与资料检索。2.阶段分类：针对项目、业务周期较长的文档，按“启动-实施-收尾”等阶段划分；针对周期性工作（如季度报表、月度总结），按周期节点归类。四、归档流程管理（一）文档收集1.收集范围：各部门需将本部门产生的正式文档（含电子档、纸质档）全部纳入收集范围，包括但不限于发文、收文、业务成果、会议记录等。2.收集责任：各部门指定专人（文档联络员）负责定期收集本部门文档，原则上月度文档于次月5日前完成收集，年度总结、项目终期材料等在工作完成后15个工作日内完成收集。（二）文档整理1.分类排序：按“类型-密级-时间”的层级对收集的文档进行分类，同类文档按时间先后或重要性排序；电子文档需建立对应文件夹结构，确保路径清晰。2.质量检查：检查文档完整性（如公文是否有签发人、附件是否齐全）、准确性（内容与格式是否规范），对重复、无效文档进行剔除。（三）编号与归档1.编号规则：采用“类型代码+年份+序号”的编码方式（如文书类用`WS`，2024年第5份文书编号为`WS-____`），确保每份文档编号唯一。2.移交归档：整理完成的文档由部门联络员移交至办公室档案管理岗，双方填写《文档交接登记表》，明确文档数量、类型、密级等信息，完成签字确认。五、保管与利用规范（一）存储管理1.纸质文档：存放于专用档案柜，档案柜需具备防潮、防虫、防火功能，定期检查存储环境（温度保持18-24℃，湿度45%-60%）。2.电子文档：存储于单位指定服务器或云盘，建立“文档类型-年份-密级”的文件夹层级；每月末进行一次本地备份，每季度进行一次异地备份，防止数据丢失。（二）借阅与利用1.借阅申请：员工因工作需要借阅文档时，需填写《文档借阅申请表》，注明借阅用途、文档编号、预计归还时间；涉密文档需经部门负责人及分管领导审批。2.使用规范：借阅人需妥善保管文档，不得涂改、复制（涉密文档严禁复制），按时归还；电子文档查阅需通过权限系统，禁止越权访问。（三）文档销毁1.鉴定流程：每年年底由档案管理岗牵头，联合各部门对保管期满的文档进行鉴定，确定是否具有继续保存价值；无保存价值的文档列入《待销毁文档清单》。2.销毁要求：公开级文档可自行销毁，内部级、秘密级文档需报分管领导审批后，由2名以上专人监销，销毁过程需记录并签字确认。六、责任与监督（一）职责分工1.部门负责人：对本部门文档管理工作负总责，督促联络员按时完成收集、整理工作，审核文档密级与内容准确性。2.文档联络员：负责本部门文档的日常收集、整理与移交，协助档案管理岗开展归档工作。3.档案管理岗：统筹单位文档归档与分类管理，制定编号规则、维护存储系统，监督借阅与销毁流程合规性。（二）监督与考核办公室定期（每半年）对各部门文档管理工作进行检查，重点核查文档完整性、分类准确性、借阅登记规范性；检查结果纳入部门绩效考核，对管理规范的部门予以通报表扬，对