新员工入职及离职管理流程规范范本

新员工入职及离职管理流程规范范本为规范员工入职、离职全流程管理，保障企业运营秩序与员工合法权益，提升人力资源管理精细化水平，结合企业实际运营需求，特制定本流程规范。本规范适用于企业全体员工（含试用期、正式员工）的入职、离职管理，各部门需协同配合，确保流程合规、高效落地。一、入职管理流程规范（一）入职前准备阶段企业需在员工入职前完成需求确认、录用通知发放及入职资料引导，为员工顺利到岗奠定基础。用人需求确认：用人部门结合业务发展、岗位空缺情况，向人力资源部（以下简称“HR”）提交《人员需求申请表》，明确岗位名称、任职要求、到岗时间等信息。HR结合企业编制、岗位胜任力模型审核需求，确认后启动招聘流程。录用通知发放：招聘环节结束后，HR向拟录用人员发送《录用通知书》（书面或电子形式），明确入职时间、岗位、薪酬福利、需携带资料（如离职证明、学历证明、入职登记表等，不含身份证号、手机号等敏感信息）及报到地点。录用通知需经法务部门审核，确保内容合法合规。入职资料预审核：HR可要求候选人提前提交入职资料电子版（如学历证书、离职证明扫描件），通过背景调查、学历验证等方式核查资料真实性，避免用工风险。（二）入职当天办理阶段入职当天需完成接待引导、手续办理及入职培训，帮助员工快速融入企业。入职接待与环境介绍：HR或行政部门安排专人接待新员工，引导其熟悉办公环境（如工位、会议室、茶水间、考勤机位置等），介绍部门架构、团队成员及周边生活配套（如食堂、交通路线）。入职手续办理劳动合同签订：HR向员工讲解劳动合同条款（如试用期时长、薪资结构、社保缴纳等），双方协商一致后签订劳动合同，合同期限、试用期约定需符合《劳动合同法》规定。信息录入与系统开通：HR协助员工填写《员工入职登记表》，录入企业人力资源管理系统，同步开通办公系统账号（如OA、邮箱、考勤系统）、门禁权限及工位设备（电脑、打印机等）。工牌与物品发放：行政部门向员工发放工牌、办公用品（如笔记本、笔）及办公设备（如需），并登记物品领用信息。入职培训安排：HR组织新员工参加“入职Orientation”，内容涵盖企业发展历程、组织架构、规章制度（如考勤、休假、保密制度）、企业文化等；用人部门安排岗位导师，开展岗位职责、业务流程、工具使用等专项培训。（三）入职后跟进阶段入职后需通过试用期管理、档案完善等工作，确保员工稳定融入、合规管理。试用期管理：用人部门为新员工制定《试用期考核计划》，明确试用期目标、考核节点（如1个月、3个月复盘）及转正标准；岗位导师定期与员工沟通，解决工作疑问，反馈绩效表现。HR需在试用期届满前15日，提醒用人部门完成转正考核。档案与信息管理：HR收集员工入职资料原件（如离职证明、学历证书复印件），整理归档至员工个人档案；若员工信息发生变更（如联系方式、紧急联系人），需及时更新系统及档案。合规性核查：HR定期核查新员工社保、公积金缴纳情况，确保入职当月或次月完成参保；若员工存在“双重劳动关系”风险（如未提交离职证明），需立即沟通并要求整改，必要时暂停入职流程。二、离职管理流程规范（一）离职申请阶段员工需按规定提交离职申请，企业需明确申请形式、通知期限，保障双方权益。申请提交要求：员工因个人发展、家庭原因等提出离职，需以书面形式（如《离职申请表》）向直属领导提交申请，注明离职原因、离职日期（试用期员工提前3日，正式员工提前30日，或与企业协商一致）。若员工因紧急情况需立即离职，需说明原因并提供相关证明（如医疗证明），经企业审批后可缩短通知期。电子申请补充：若企业使用线上办公系统，员工可同步提交电子离职申请，确保申请记录可追溯；HR需在系统中设置“离职申请”模块，明确申请提交后的流程节点。（二）离职审批阶段离职申请需经直属领导、部门负责人、HR等层级审批，过程中需兼顾员工关怀与企业利益。直属领导沟通：直属领导收到离职申请后，1个工作日内与员工面谈，了解离职真实原因（如职业发展、薪资福利、工作氛围等），尝试挽留（如调整岗位、优化绩效目标）；若员工去意已决，需确认离职日期、工作交接要求，并填写《离职面谈记录表》。部门与HR审批：直属领导签字后的《离职申请表》流转至部门负责人审批（2个工作日内完成），再提交至HR审核。HR需核查员工劳动合同期限、试用期状态、社保缴纳情况、未结清款项（如借款、报销），并反馈审批意见。高层审批（如需）：核心岗位（如高管、技术骨干）离职，需提交至企业高层（如总经理）审批，确保企业业务连续性。（三）离职交接阶段离职交接是保障工作延续性的关键环节，需明确工作、物品、财务交接要求，避免资产流失或业务中断。工作交接：员工需与继任者（或直属领导指定人员）完成工作交接，内容包括：未完成项目的进度、关键节点、合作方信息；客户资源、供应商资料、业务文档（如合同、报告）的交接清单（需双方签字确认）；工作流程、操作手册、账号密码（如办公系统、客户系统）的移交。交接完成后，需出具《工作交接确认单》，由员工、继任者、直属领导签字。物品交接：员工需归还办公设备（如电脑、手机、U盘）、工牌、钥匙、办公用品等，行政部门核对《物品领用登记表》，确认无遗漏后出具《物品交接确认单》。财务交接：HR或财务部门核算员工未结清薪资（含工资、奖金、加班费）、未报销费用、借款等，完成“多退少补”；若员工存在竞业限制协议，需明确竞业限制期限、补偿金发放方式。（四）离职后管理阶段离职后需妥善处理证明开具、档案转移等事宜，维护企业与员工的良性关系。离职证明开具：HR在员工离职手续办结后3个工作日内，开具《离职证明》，注明离职日期、岗位、在职期间表现（避免负面评价，可写“无不良记录”）。离职证明需加盖企业公章，员工签收后需留存记录。档案与社保转移：HR协助员工办理档案转移（如转至户籍地人才市场、新单位）、社保公积金停缴及转移手续，确保员工权益不受影响；若员工未及时提供档案接收地址，需书面告知其法律风险（如影响工龄计算、社保缴纳）。竞业限制与保密管理：若员工签订《竞业限制协议》，HR需在离职后按月发放竞业限制补偿金（需员工签收确认），并提醒员工履行保密义务（如不得泄露企业商业秘密、客户信息）；企业需定期核查员工竞业限制履行情况，必要时通过法律途径维权。离职员工关怀：HR可在员工离职后1个月内进行电话回访，了解其职业发展情况，邀请其加入企业“离职员工社群”（如行业交流群），维护企业人才生态。三、注意事项与风险防控（一）入职环节风险防控资料真实性核查：HR需通过学信网、背景调查机构核查学历、工作经历真实性，避免因“学历造假”“履历夸大”引发用工纠纷。劳动合同合规性：劳动合同条款需符合《劳动合同法》，避免约定“违约金”（除服务期、竞业限制外）、“试用期无薪”等违法条款；试用期时长需与合同期限匹配（如合同期1年，试用期不超过2个月）。社保合规缴纳：企业需在员工入职当月或次月办理社保、公积金参保手续，避免因“未参保”引发劳动仲裁。（二）离职环节风险防控离职证明合法性：离职证明需客观陈述事实，不得包含侮辱性、虚假性内容，否则可能面临《劳动合同法》第八十九条规定的赔偿责任。竞业限制履行：企业需按约定支付竞业限制补偿金，若连续3个月未支付，员工可解除竞业限制协议；员工违反竞业限制约定，企业可要求其支付违约金并赔偿损失。工作交接完整性：若员工未完成工作交接擅自离职，企业可暂缓发放未结薪资（需在劳动合同或制度中明确约定），并要求其赔偿业务损失（需提供证据链）。（三）流程优化与人文关怀流程简化：HR可通过“入职大礼包”（含入职指引、制度手册、周边礼品）提升新员工体验；通过“离职绿色通道”（如核心岗位快速审批、交接模板化）缩短离职周期，减少员工抵触