公司财务管理规章制度(2025),含费用报销制度及报销

公司财务管理规章制度(2025),含费用报销制度及报销第一章总则第一条为规范公司资金运动，提升资源配置效率，保障股东、债权人及员工合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及公司章程，制定本制度。第二条本制度所称“财务管理”系指对公司资金筹集、运用、分配、监控与评价的全过程管理，涵盖预算、核算、结算、税务、资产、费用、投融资、风险、信息化、档案等模块。第三条本制度适用于公司总部、各分公司、项目部、控股子公司及纳入合并报表范围内的其他主体；境外机构在不违反所在地法律的前提下参照执行。第四条财务管理实行“统一政策、分级授权、预算先行、绩效挂钩、过程留痕、事后问责”的原则，任何部门或个人不得擅自突破预算、改变资金用途或截留收入。第五条公司设立财务共享中心（FSSC），统一负责会计政策、科目表、主数据、付款指令、银企直联、电子档案、纳税申报、报表合并；各业务单元设财务BP，负责预算、经营分析、业务支持、内控落地。第二章财务组织与岗位职责第六条财务中心设总经理一名，向CFO汇报，下设预算与分析部、会计与报告部、资金与税务部、系统与数据部、内控与审计部；各业务单元设财务负责人一名，实行“双线汇报”，业务汇报线向单元总经理汇报，专业汇报线向财务中心总经理汇报。第七条关键岗位实行“四眼原则”与“轮岗+强制休假”制度：出纳不得兼管账务、不得保管支票与印鉴；资金主管每两年轮岗一次，每次休假不少于五个工作日；财务系统管理员与业务操作员必须分离。第八条财务中心每季度发布《财务岗位操作手册》，明确流程、表单、系统节点、时效、考核指标；任何岗位变动须在三个工作日内在系统中完成权限清理与再分配。第三章预算管理第九条公司实行“三上三下”预算编审流程：业务部门“一上”提报收入、成本、费用、资本开支预测；财务中心“一下”下发模板、假设、汇率、利率、税率；业务部门“二上”修订并附行动计划；财务中心“二下”组织质询、平衡、汇总；董事会“三上”审议批准；财务中心“三下”锁定并嵌入系统。第十条预算一经锁定，任何调整须履行“申请—论证—审批—追加”四步：金额≤50万元且属科目内调剂，由业务财务BP与财务中心预算部双签；金额＞50万元或跨科目调剂，须报CFO与业务单元总经理联签；金额＞500万元或影响年度利润±3%，须报董事长专项审批。第十一条预算执行实行“双维度控制”：部门维度以利润表项目为主，项目维度以WBS编码为主线，系统每日出具《预算余额预警表》，红色预警自动冻结付款。第十二条每月5日前，财务中心发布《滚动预测》，更新未来三个季度的收入、回款、采购、付款、融资需求，预测偏差＞5%的部门须在月度经营分析会上做专项说明。第四章资金与融资管理第十三条公司实行“收支两条线”管理：所有收入必须进入公司名义开立的收入户，任何部门不得坐支、截留或账外循环；支出由财务共享中心统一支付，付款指令须由业务系统、影像系统、银企直联系统三方匹配。第十四条银行账户实行“集中开户+限额授权”制度：新开账户须履行“申请—尽调—审批—备案”四步，由资金部统一在银企直联平台挂接；账户权限分A类（收入户仅收不付）、B类（支出户仅付不收）、C类（税金户定向）。第十五条融资实行“年度授信+动态提用”机制：每年11月资金部会同业务单元测算下年度融资需求，经董事会批准后统一授信；提款时须匹配项目进度、回款计划、担保措施，提款利率不得高于授信利率50BP，否则须重新招标。第十六条公司建立“资金池+票据池”双池管理：境内人民币资金池每日17:00自动归集至总部主账户，境外资金池每周五归集一次；票据池由资金部统一贴现、托收、背书，贴现利率比基准下浮不低于20BP。第五章费用报销制度第十七条费用报销实行“事前申请—事中控制—事后报销—闭环评价”四步闭环，所有费用须与预算、合同、业务事项、发票、付款五流一致，缺一不可。第十八条事前申请：1.差旅、会议、培训、招待、宣传、维修、IT外包、咨询、中介、租赁、车辆、办公用品、低值易耗品等，须提前在“费控系统”提交《费用申请单》，注明事由、人数、天数、单价、预算科目、预期成果。2.差旅须同步提交《出差审批单》，国内出差由部门经理与人力行政双签，国外出差须报董事长审批；机票须优先选择公司协议航空经济舱，高铁限二等座，超标须书面说明。3.单次招待人均标准≤300元，含酒水；超过标准须报业务单元总经理与财务BP联签；赠送礼品单件≤500元，总额≤2000元，须附《礼品签收表》。第十九条事中控制：1.所有费用须使用公司统一发放的公务卡或对公转账，个人垫付超过5000元须提前在系统备案；现金支付原则上禁止，确需现金须由财务中心资金部总经理特批。2.公务卡账单日每月3日，还款日每月18日，持卡人须在账单日后三个工作日内完成系统勾对，逾期滞纳金由个人承担。3.差旅期间因航班延误、改签、升舱产生的额外费用，须提供航空公司出具的延误证明、改签单，否则不予报销。第二十条事后报销：1.报销时限：返回公司或事项结束后五个工作日内提交，节假日顺延；逾期每超一天扣减报销金额1%，超过30天原则上不予受理。2.单据要求：（1）发票：须为国家税务总局统一监制的增值税专用发票或普通发票，抬头为公司全称+税号，内容与实际业务一致，发票联次完整，密码区清晰；电子发票须为PDF原文件，禁止截图或打印后重复报销。（2）行程单：机票须附《航空运输电子客票行程单》，高铁须附车票原件或12306行程信息单；出租车须附机打发票，网约车须附平台电子发票+行程单。（3）住宿：须附酒店增值税专用发票+水单，水单须列明入住人、房号、房价、早餐、杂费；超标部分由个人承担，公司协议酒店优先。（4）招待：须附《业务招待审批单》、餐厅水单、POS单、发票、参与人员名单；酒水单独列示，超标部分自理。（5）会议培训：须附会议通知、签到表、现场照片、费用明细、发票；外部讲师费须代扣个税，提供完税凭证。3.审批流：（1）普通费用：申请人→部门经理→财务BP→共享中心审核岗→出纳付款；（2）高额费用：单项金额≥5万元，须加签业务单元总经理、财务中心总经理、CFO；（3）特殊费用：境外费用、捐赠、赞助、政府关系费，须报董事长审批。第二十一条付款与账务：1.共享中心审核岗在收到完整单据后两个工作日内完成“三单匹配”：申请单、发票、验收单；匹配无误后生成会计凭证，借贷方向、科目、成本中心、项目、预算科目、税率、现金流代码一次录入。2.出纳岗依据系统生成的《付款清单》在银企直联平台发起付款指令，单笔≥100万元须双人U-Key复核；付款完成后系统自动发送短信及邮件至申请人。3.每月25日，共享中心出具《费用分析报告》，按部门、项目、科目、供应商、员工五维展示预算执行率、同比、环比、人均、单票金额、不合规率，不合规率＞2%的部门扣减当月绩效5%。第六章差旅费报销细则第二十二条城市分级：一类（京沪深广杭）、二类（直辖市+计划单列市+苏州南京成都武汉等）、三类（其他），住宿限额分别为800/600/500元/间夜，伙食补助100/80/60元/人天，市内交通包干80/60/50元/人天，无需提供发票。第二十三条出差天数计算：以交通工具出发时间至返回时间按自然日计算，超过0点即计1天；中途请假或周末滞留，须书面说明，否则滞留期间费用自理。第二十四条多人同行：须由职级最高者统一报销，不得拆分；如分部门，须分别注明各自成本中心。第二十五条国外出差：须提前在系统提交《境外出差预算表》，列明机票、住宿、伙食、公杂、保险、签证、防疫、汇率；回国五个工作日内须提交《境外费用汇总表》并附外币信用卡账单、POS单、发票、领事馆签字的小票；汇率以中国人民银行公布的报销日中间价为准。第七章业务招待费报销细则第二十六条招待分类：商务招待、政府招待、投资招待、媒体招待、员工活动；不同类别设置不同限额与审批层级。第二十七条事前审批：须填写《业务招待申请表》，列明来宾单位、职务、人数、主陪人、预算金额、预计成果；政府副处级以上来宾须报董事长审批。第二十八条事中要求：优先选择公司协议酒店或餐厅，现场须拍摄带时间水印的合影；酒水须单独开票，超标部分由主陪人承担。第二十九条事后报销：须附《来宾确认函》或名片复印件；同一事项不得拆分开票；不得报销香烟、购物卡、景点门票、SPA、高尔夫等消费。第八章会议与培训费报销细则第三十条内部会议：优先使用公司自有会议室；确需外部场地，须选择公司协议酒店会议厅，场地费≤2000元/半天；不得报销鲜花、礼品、旅游、合影。第三十一条外部培训：须提前签订培训协议，明确内容、师资、课时、费用、发票类型、知识产权归属；培训费超过2万元须分期付款：预付30%、验收合格后付70%；培训结束后五个工作日内提交《培训评估表》，平均分＜80分扣减尾款10%。第三十二条员工学历教育：公司仅报销经董事长批准的MBA、EMBA、博士项目，须签订五年服务协议；未满服务期离职，按剩余月份比例退还学费。第九章资产与采购付款第三十三条固定资产：单价≥5000元且使用年限≥1年的有形资产，须纳入固定资产模块；采购前须完成《资产采购申请》，附三家比价或招标结果；验收须由使用人、行政、财务三方现场签字；当月完成标签粘贴、系统入账、拍照存档。第三十四条无形资产：软件、专利、商标、版权、域名等，须由法务、IT、财务联合评审；软件采购须附《版权合规声明》，禁止使用盗版。第三十五条对公付款：须完成“合同→验收→发票→付款”四单匹配；合同须为法务审核的PDF正本；验收须附《验收报告》与现场照片；付款须走银企直联，禁止员工个人账户中转。第十章税务与发票管理第三十六条公司适用增值税一般纳税人资格，税率按国家税务总局最新规定执行；出口退税实行“免抵退”，由税务部每月15日前完成申报。第三十七条发票开具：业务部门须在发货或提供服务后两个工作日内提交《开票申请》，税务部在收到申请后一个工作日内完成开票；发票邮寄须使用顺丰并保价，邮寄单号回传系统。第三十八条发票取得：采购部门须在收到货物后五个工作日内取得发票，逾期每份扣减采购部绩效0.5%；发票丢失须登报声明并承担税金损失。第三十九条税务稽查：接到税务局《税务检查通知书》后，税务部须在半小时内报告CFO，两小时内成立应对小组；任何人不得擅自提供资料、签字、承诺。第十一章财务信息化与数据治理第四十条公司统一使用SAPS/4HANA作为核算系统，费控系统与SAP实时集成；任何部门不得擅自购买或开发财务相关小程序。第四十一条主数据：客户、供应商、物料、银行、税码、成本中心、利润中心、项目WBS、资产编号实行“一次申请、集中审核、全局共享”，未经财务中心批准不得擅自修改。第四十二条权限管理：系统权限实行“最小可用”原则，季度复审一次；离职人员须在HR系统标记“离职”后30分钟内自动冻结权限。第四十三条数据备份：每日凌晨2:00自动备份至异地机房，保留15年；每年6月30日与12月31日刻录一次光盘，由档案室封存。第十二章财务档案与保密第四十四条档案分类：会计凭证、账簿、报表、合同、发票、银行对账单、预算、审计报告、税务资料、董事会纪要；纸质档案保存30年，电子档案永久保存。第四十五条档案借阅：内部员工须填写《档案借阅申请》，经财务中心总经理批准；外部机构须持正式公函，由法务与财务双签；任何人不得翻拍、复印、带离档案室。第四十六条保密等级：财务数据分“绝密、机密、秘密”三级，绝密数据包括未公开报表、融资方案、并购估值、内部定价，泄露者按《员工手册》解除劳动合同并追偿损失。第十三章内部审计与问责第四十七条内审部每季度对费用报销进行抽样审计，抽样比例不低于10%；发现不合规报销，须在三个工作日内发出《整改通知书》，责任人须在五个工作日内退还金额并缴纳等额罚金。第四十八条对虚假发票、虚增费用、重复报销、拆分报销、虚列人数、虚报天数、伪造签字等行为