企业办公设备与设施管理手册

企业办公设备与设施管理手册第一章总则1.1管理目的为规范企业办公设备与设施的日常使用、维护及管理，保障设备设施正常运行，延长使用寿命，提升办公效率，营造安全、有序的办公环境，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于公司全体员工，涵盖办公电子设备、办公家具、办公环境设施及公共区域设备的管理与使用，涵盖设备领用、日常操作、维护报修、报废更新等全流程。1.3管理原则遵循“统一管理、责任到人、规范使用、及时维护、安全第一”的原则，明确各部门及员工职责，保证设备设施管理标准化、流程化。第二章管理职责分工2.1行政部门职责负责办公设备与设施的采购登记、资产建档、报废处置及统筹调配；制定设备设施维护保养计划，监督执行情况；组织公共区域设施（如空调、照明、消防设施）的定期检查与维修；处理设备设施相关的投诉与协调事宜。2.2IT部门职责负责办公电子设备（电脑、打印机、投影仪等）的技术支持与故障维修；管理办公设备相关软件系统（如打印机驱动、会议室预约系统）；提供电子设备使用培训及技术指导。2.3各使用部门职责负责本部门设备设施的日常保管与规范使用；组织部门员工学习本手册，落实使用规范；及时上报设备故障及设施损坏情况，配合维护维修。2.4员工个人职责严格按照操作规范使用设备设施，避免违规操作；负责个人使用设备的日常清洁与简单维护；发觉设备异常或安全隐患时，立即上报部门负责人及相关部门。第三章办公电子设备管理3.1设备分类与清单办公电子设备包括但不限于：台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、视频会议设备、固定电话、移动电源等。行政部门需建立《办公电子设备资产清单》，明确设备编号、名称、型号、领用部门、领用人、购置日期等信息。3.2领用与归还流程3.2.1新设备领用申请：员工因工作需要领用设备时，填写《办公设备领用申请表》，经部门负责人审批后提交行政部门。审核：行政部门核对申请理由与设备配置标准，确认无误后发放设备。登记：领用人核对设备型号、数量及配件，在《办公电子设备资产清单》上签字确认，领取《设备使用说明书》。建档：行政部门更新设备信息，录入资产管理系统，标注领用部门及人员。3.2.2离职或调岗归还申请：员工离职或调岗时，需提前3个工作日向部门负责人提交《设备归还申请》。检查：部门负责人与行政部门共同检查设备外观、功能及配件（如电源适配器、鼠标、键盘等），确认无损坏或丢失。归还：员工签署《设备归还确认书》，将设备及配件交还行政部门。注销：行政部门更新资产信息，注销该员工与设备的关联记录。3.3日常操作规范3.3.1电脑使用规范开机前检查电源线、网线连接是否正常，避免带电插拔设备；严禁私自安装与工作无关的软件，定期清理系统垃圾，保证运行顺畅；下班前保存工作文件，关闭主机电源，避免长时间待机耗电；严禁将公司电脑交由外部人员使用，防止信息泄露。3.3.2打印机使用规范使用前检查纸张是否放置整齐，避免卡纸；添加纸张时勿超过纸盒最大容量；打印文件前需预览，减少无效打印，提倡双面打印节约用纸；发觉卡纸时，需关闭电源，按说明书指示小心取出碎纸，避免用力拉扯损坏硒鼓；定期清洁打印机外部及进纸滚轮，保持设备清洁。3.4故障报修流程初步排查：设备出现故障时，用户先尝试自行解决（如重启设备、检查电源连接），若无法解决则记录故障现象（如“打印机显示‘无法连接’”“电脑无法开机”等）。提交报修：填写《办公设施报修申请表》，注明报修部门、设备名称、故障描述、报修人及联系方式，提交至IT部门支持岗。响应处理：IT部门收到报修后，2个工作小时内响应，现场维修或安排专业维修；若需外送维修，明确预计修复时间并通知报修人。验收确认：维修完成后，报修人确认设备恢复正常，在《报修申请表》上签字验收，IT部门更新设备状态。3.5设备报废与更新设备使用年限到期（如电脑5年、打印机6年）或损坏无法修复时，由行政部门鉴定并填写《设备报废申请表》，经部门负责人及分管领导审批后处置。报废设备需拆除内部存储介质（如电脑硬盘），保证数据安全后，交由专业机构回收或统一销毁，禁止私自丢弃或转卖。第四章办公家具管理4.1家具分类与配置办公家具包括办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几、会议桌等。行政部门根据部门人数及工作需求配置家具，标准参照《办公家具配置规范》（如单人办公桌标准尺寸为1200cm×60cm，文件柜按每人0.5m³配置）。4.2领用与调拨流程部门领用：新员工入职或部门新增家具需求时，由部门负责人提交《家具领用申请》，行政部门审核后发放，领用人签字确认。内部调拨：部门间因工作需要调拨家具时，需填写《家具调拨申请表》，注明调出/调入部门、家具名称及数量，经双方部门负责人确认后，行政部门更新资产信息。4.3日常维护要求办公椅：避免站立或超重使用，定期检查椅轮、气压杆是否灵活，发觉异响或损坏立即停止使用并报修；文件柜：顶部勿放置重物，开关柜门时轻拉轻推，避免铰链损坏；办公桌：避免长时间阳光直射或接触水源，定期用干布擦拭表面，防止划伤。第五章办公环境设施管理5.1空调系统管理使用规范：夏季温度设置不低于26℃，冬季不高于20℃，无人或下班后及时关闭空调；避免频繁开关，每使用2小时需开窗通风10分钟。清洁维护：每季度由专业人员清洗空调滤网，每年进行一次全面保养（检查制冷剂、清理蒸发器等）；发觉空调漏水、异响或制冷/制热效果异常，立即报行政部门维修。5.2照明设施管理办公区域采用自然光为主，灯光为辅，光线充足时关闭部分灯具；严禁私自拆卸、更换灯具，发觉灯管损坏或开关失灵，及时填写《报修申请表》提交行政部门；下班后最后离开办公室的员工需关闭所有区域照明，杜绝“长明灯”。5.3饮水机设备管理使用规范：仅使用公司提供的桶装水，严禁自行接水或加热非饮用水；定期更换滤芯（每3个月一次），保证饮水安全。清洁消毒：每周用中性清洁剂擦拭饮水机表面，每月进行一次内胆消毒（使用专用消毒液，冲洗3次后方可使用）；发觉水质异常或机器漏水，立即停止使用并报修。5.4消防设施管理消防栓、灭火器、烟感报警器等消防设施严禁遮挡、挪用或损坏；行政部每月检查一次灭火器压力值（指针需在绿色区域），每年送专业机构检测；员工需熟悉消防设施位置及使用方法，参加公司组织的消防演练。第六章公共区域设施管理6.1会议室管理6.1.1预约使用流程线上预约：员工通过“会议室预约系统”选择会议室、使用时段及用途（如“部门周会”“客户接待”），填写参会人数及所需设备（如投影仪、麦克风）。审核确认：系统自动发送预约至部门负责人及行政部门，审核通过后锁定会议室；若需取消或变更，需提前2小时在系统中操作。使用前检查：使用人需提前10分钟到场，检查设备（投影仪、音响）是否正常，桌椅、茶水等是否齐全。使用后整理：会议结束后，使用人需关闭所有设备、清理垃圾、将桌椅归位，并在系统中确认使用完毕。6.1.2设备使用规范投影仪：开机前确认信号线连接正确，使用后需冷却3分钟再关机；镜头需用专用镜头布清洁，避免用手指触摸。视频会议设备：使用前测试摄像头、麦克风及网络连接，会议结束后关闭设备电源，折叠话筒支架。6.2茶水间管理使用规范：保持台面整洁，食物残渣倒入垃圾桶，咖啡渣、茶叶渣需单独投放；微波炉、冰箱仅用于加热/储存员工自带餐食，禁止加热刺激性气味食物（如韭菜、榴莲）。清洁责任：员工使用后自行清理使用区域（如擦拭微波炉内壁、清洗水杯）；行政部门每日下班前检查并清理公共区域，补充纸巾、洗手液等用品。6.3前台接待区管理前台台面需保持整洁，仅摆放公司宣传册、绿植及必要接待用品；访客接待时，主动引导访客登记，提供座椅及饮用水；每日下班前检查接待区设施（如沙发、茶几），保证无损坏、无杂物堆积。第七章设施维护与保养7.1日常维护员工每日使用设备后，需进行简单清洁（如擦拭电脑屏幕、打印机表面），整理周边线缆，避免杂乱；办公家具出现松动、异响时，立即停止使用并报行政部门维修，防止小问题扩大。7.2定期保养行政部每季度制定《设备设施保养计划》，明保证养项目、责任人及时间节点（如“1-3月：空调滤网清洗”“7-9月：办公椅轮子检查”）；IT部门每半年对电子设备进行全面检测（如电脑系统优化、打印机硒鼓检测），填写《设备保养记录表》，保证设备处于最佳状态。7.3保养记录所有保养活动需记录在《设备维护保养记录表》（详见附录4）中，内容包括设备名称、编号、保养日期、保养内容、保养人及负责人签字，存档备查。第八章应急处理8.1设备突发故障设备使用中突发冒烟、异响、焦糊味等异常情况，立即切断电源，撤离人员，防止故障扩大；第一时间上报部门负责人及IT部门/行政部门，说明故障现象及发生时间，配合专业人员处理。8.2设施安全隐患发觉漏水（如水管破裂、空调漏水）、漏电（如插座打火）、消防设施启动等紧急情况，立即按下附近手动报警器，疏散周围人员至安全区域；通知行政部门及物业值班人员，配合切断水源、电源，协助专业人员进行抢修。8.3自然灾害应对遇暴雨、地震等自然灾害，优先保障人身安全，按照公司《应急预案》指引撤离；保证自身安全后，协助检查设备设施损坏情况，上报行政部门统计损失，配合后续恢复工作。第九章附则9.1手册解释权本手册由行政部门负责解释和修订，如遇与国家法律法规或公司最新制度冲突，以最新规定为准。9.2生效日期本手册自发布之日起正式施行。9.3修订记录修订日期修订内容修订人审批人2023-10-01首次发布*某*某2024-01-15新增会议室预约系统操作规范*某*某附录附录1：《办公设备领用登记表》设备编号设备名称规格型号资产编号领用人所属部门领用日期预计归还日期设备现状部门负责人签字行政登记人签字领用人签字DN2024001联想台式电脑ThinkCentreM700ZC2024001市场部2024-03-01离职时正常附录2：《办公设施报修申请表》报修部门报修人联系方式设备名称故障描述报修时间期望完成时间维修结果验收人签字维修人维修日期行政部赵六空调（3号会议室）制热效果差，出风量小2024-03-1014:002024-03-1117:00更换滤网，恢复正常赵六IT-*七2024