机关公文格式标准化培训教材

机关公文格式标准化培训教材一、公文格式标准化的重要意义机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的法定文书，其格式标准化是确保公文法定效力、提升行政效能、保障政令畅通的核心基础。规范公文格式需严格遵循《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T____），兼顾实用性与严肃性，确保公文在拟制、传递、归档全流程中要素完整、格式合规。二、公文格式核心要素规范（一）版头部分：公文“脸面”的规范表达版头是公文首页红色分隔线以上的识别区域，需严格遵循以下规范：1.份号：涉密公文必须标注份号（6位3号阿拉伯数字），顶格编排在版心左上角第一行，用于区分公文印制份数，确保涉密公文可追溯。2.密级和保密期限：涉密公文标注“绝密”“机密”“秘密”及保密期限（如“机密★1年”），用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，期限数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度：标注“特急”“加急”时，用3号黑体字顶格编排在版心左上角；若同时标注份号、密级和期限，需按“份号→密级和期限→紧急程度”顺序分行排列。4.发文机关标志：由发文机关全称/规范化简称加“文件”二字组成（如“XX省人民政府文件”），字体为红色小标宋体字，居中排布，上边缘距版心上边缘35mm。联合行文可并用联合机关名称（主办机关在前）或单独用主办机关名称。5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成（如“X政发〔2023〕5号”）。年份用六角括号“〔〕”括入，顺序号不加“第”字、不编虚位（如“5号”而非“05号”），联合行文用主办机关发文字号。编排于发文机关标志下空二行，居中；上行文（请示、报告）居左空一字，与最后一个签发人姓名同列。6.签发人：上行文必须标注签发人姓名，由“签发人”（3号仿宋体字）加全角冒号和姓名（3号楷体字）组成，居右空一字。多个签发人按发文机关顺序均匀编排，每行排两个姓名，回行与上一行第一个姓名对齐。（二）主体部分：公文“躯干”的内容承载主体是公文首页红色分隔线（不含）以下、版记（不含）以上的核心区域，规范要点如下：1.标题：由发文机关名称、事由、文种组成（如“XX市人民政府关于加强城市绿化管理的通知”），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点。字体为2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行，可分多行居中（梯形或菱形排列，避免“孤行”“断词”）。2.主送机关：编排于标题下空一行，居左顶格，回行仍顶格，最后一个机关后标全角冒号。若主送机关过多导致首页无正文，需移至版记，标注为“主送”（原“抄送”改为“主送”），主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。3.正文：首页必须显示正文，字体为3号仿宋体字，编排于主送机关下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。结构层次序数依次用“一、”（黑体）、“（一）”（楷体）、“1.”（仿宋）、“（1）”（仿宋）标注。4.附件说明：正文下空一行左空二字编排“附件”，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.XX市城市绿化管理办法”）。多个附件用阿拉伯数字标顺序号，名称后不加标点，回行与上一行首字对齐。5.发文机关署名与成文日期：署全称或规范化简称，联合行文署联合机关名称（主办机关在前）；成文日期署会议通过或负责人签发日期（联合行文署最后签发日期），用阿拉伯数字标全（如“2023年10月15日”，月、日不编虚位），一般右空四字编排。6.印章：有署名的公文需加盖红色印章，不得出现空白印章。联合行文时，各机关署名按顺序排列，印章一一对应、端正居中下压署名，最后一个印章下压署名和成文日期，印章间排列整齐、互不相交/相切，首排印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。特定普发性公文、电报可免盖印章。7.附注：标注印发传达范围等事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行（如“（此件发至县团级）”）。8.附件：另面编排，版记之前、与正文一起装订。“附件”及顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行，格式同正文。若分开装订，需在附件左上角顶格编发文字号并标注“附件”及顺序号。（三）版记部分：公文“收尾”的规范闭环版记是公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的区域，主要包括：1.抄送机关：除主送机关外需执行/知晓公文的机关，用全称、规范化简称或同类型机关统称。如需移主送机关至版记，将“抄送”改为“主送”，主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。2.印发机关和印发日期：印发机关为印制主管部门，印发日期为印制日期，用4号仿宋体字编排。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标全（如“2023年10月16日印发”），后加“印发”二字。版记中其他要素与印发机关、日期用细分隔线隔开。3.页码：用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（距版心下边缘7mm）。单页码居右空一字，双页码居左空一字；版记页前有空白页的，空白页和版记页不编页码；附件与正文一起装订时，页码连续编排。三、公文排版与印制要求（一）纸张与排版规范公文用纸采用A4型（210mm×297mm），版面干净无破损。排版时，每页22行，每行28字，版心尺寸156mm×225mm（上白边37mm、下白边35mm，左白边28mm、右白边26mm），确保文字疏密得当、阅读舒适。（二）印制与装订要求公文需双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm；黑色油墨需达色谱BL100%，红色油墨需达Y80%、M80%，保证字迹清晰。装订采用左侧装订，不掉页，两页页码误差不超过4mm；骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，平订钉锯与书脊距离3mm~5mm，确保装订牢固。四、常见问题与规范示例（一）典型错误示例1.发文字号不规范：错误使用圆括号（如“X政发(2023)5号”）或方括号，未用六角括号；顺序号编虚位（如“05号”）。规范示例：X政发〔2023〕5号2.成文日期格式错误：编虚位（如“2023年10月05日”）或用汉字（如“二〇二三年十月五日”）。规范示例：2023年10月5日3.附件说明标注混乱：多附件未标顺序号（如“附件：XX办法XX通知”），或顺序号与附件内容不符。规范示例：附件：1.XX市城市绿化管理办法2.XX市绿化考核细则（二）规范公文片段示例标题：XX省人民政府关于印发《XX省优化营商环境条例实施细则》的通知发文字号：X政发〔2023〕12号主送机关：各市、县人民政府，省政府各部门、各直属机构：正文：为深入贯彻《XX省优化营商环境条例》，进一步细化落实举措，现将《XX省优化营商环境条例实施细则》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。一、总体要求（一）指导思想……附件说明：附件：XX省优化营商环境条例实施细则发文机关署名：XX省人民政府成文日期：2023年9月20日（印章：端正居中，下压“XX省人民政府”和“2023年9月20日”）五、公文格式审核与归档要求（一）审核要点拟制公文时，需重点审核格式要素的完整性（版头、主体、版记要素是否齐全）、规范性（字体字号、排版、印章等是否合规）、合理性（标题结构、层次序数、附件编排等是否清晰），确保格式无差错、内容无歧义。（二）归档要求公文归档需严格遵循《党政机关公文处理工作条例》和